10 Dinge, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projekts beachten sollten

Sie haben die ganze Zeit mit Ihrem Team gearbeitet und ein fantastisches Produkt geliefert. Jetzt ist es an der Zeit, das Ganze live zu bringen und die Benutzer das Endergebnis zu übernehmen. Sind Sie bereit? Sie werden sein, nachdem Sie dies gelesen haben.

1. Die Projektumsetzung beginnt mit einem Plan

Was auch immer Sie implementieren, Sie benötigen einen Plan, um das Projekt von "Projekt" zu "Geschäft wie üblich" zu überführen. Hoffentlich ist dies bereits dokumentiert oder zumindest skizziert. Es ist der Teil des Projekts, der im Rahmen des Projektlebenszyklus zwischen Projektlieferung und Projektabschluss liegt.

Wenn Sie keinen detaillierten Plan haben, ist es jetzt an der Zeit, genau zu ermitteln, wie dieser Teil des Projekts ausfällt. Der Rest dieses Artikels wird Ihnen helfen.

2. Binden Sie das Operations Team ein

Wenn Sie das Geschäft nicht wie gewohnt oder die operativen Teams vollständig eingesetzt haben, können Sie dieses Engagement jetzt beginnen. Sie werden die Ausgabe zukünftig besitzen. Wenn Sie ein Büro gebaut haben, werden sie darin arbeiten. Wenn Sie eine Smartphone-App entwickelt haben, werden sie diese verkaufen und sich mit Kundenbeschwerden befassen.

Sie müssen bereit sein, alles zu erhalten, was Ihr Projekt ihnen bietet.

Bonus-Tipp: Bauen Sie frühzeitig mit den richtigen Leuten Vertrauen in das Projekt auf und es wird sich an dieser Stelle auszahlen.

3. Bereiten Sie Ihr Schulungsmaterial vor

Es wäre großartig, wenn Ihr Projekt etwas so Intuitives liefern würde, dass niemand eine Schulung im Umgang damit machen müsste. Dies ist jedoch bei den komplexen Projekten, an denen wir heute arbeiten, selten der Fall.

Wenn es sich um eine kleine Verbesserung eines vorhandenen Systems handelt, erhalten Sie eine kurze E-Mail an die Benutzer und einen Screenshot, was sich bei der nächsten Anmeldung von morgen ändern wird.

Alles andere als das, und Sie müssen ernsthaftes Trainingsmaterial zusammenstellen, um ihnen zu helfen, sich damit auseinanderzusetzen.

Bonus-Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Sie Leute haben, die das Training durchführen. Wenn Sie den Weg des Live-Trainings (oder sogar des Online-Trainings im Selbststudium - Sie benötigen immer noch jemanden, der das Material aufzeichnet) durchgehen, sollten Sie deren Verfügbarkeit überprüfen. Idealerweise sollten Sie keine Schulungen als Projektmanager durchführen.

4. Planen Sie genügend Zeit für das Training ein

Training, das ist ein Nachmittag, oder? Wir können Gesundheits- und Sicherheitstrainings für das neue Personal in einer Mittagspause einbauen, OK?

Nein! Sprechen Sie mit einigen Personen in Ihren HR-Teams und finden Sie heraus, wie lange es wirklich dauert, ein qualitativ hochwertiges Training durchzuführen. Hinzu kommt, dass Sie möglicherweise mehrmals Präsenzkurse absolvieren müssen, damit die Menschen in verschiedenen Schichten oder außerhalb der Arbeit sind oder an etwas so Kritischen beteiligt sind, dass sie an diesem Tag nicht am Training teilnehmen können Sehen Sie, wie schnell sich die Trainingszeit verlängert.

Sie brauchen, wie lange Sie brauchen. Skimp beim Training und Sie erhalten nicht die Rendite aus der Verwendung als Endergebnis. Einfach.

5. Kommunizieren, Kommunizieren, Kommunizieren

Weiß jeder, was am Live-Tag passieren wird? Bereiten Sie gegebenenfalls einen Countdown-Plan vor, der dokumentiert, wer für jede Stunde was tut. Wir haben diese bereits erfolgreich bei großen Softwareimplementierungen eingesetzt, bei denen mehrere Schritte und Teams involviert sind, um die neue Technologie in Betrieb zu nehmen. Beispielsweise muss das Infrastrukturteam sicherstellen, dass die Hardware bereit ist und die letzten Prüfungen durchlaufen wurde. Anschließend bereitet das Plattformteam die Umgebung vor und nimmt die erforderlichen Sicherungen vor.

Ein Anwendungsteam führt die Installation durch und dann erfolgt eine Datenmigration, für die eine Benutzerabmeldung erforderlich ist. Sie können sehen, wie viele bewegliche Teile Probleme verursachen können, wenn Sie den großen Tag nicht Schritt für Schritt ausführen.

6. Ordnen Sie Ihre Dokumentation auf

Ihre Projektdokumente werden die Grundlage dafür sein, worauf die Menschen in Zukunft schauen, um herauszufinden, was sie über das Geschehene wissen müssen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle projektbezogenen Dokumentationen einschließlich Ihrer Projektprotokolle und Projektberichte, in denen der Verlauf und die wichtigsten Entscheidungen angezeigt werden, archivieren und aufräumen. Die Menschen müssen möglicherweise in Zukunft darauf zurückgreifen.

7. Führen Sie das Änderungsmanagement aus

Oder arbeiten Sie mit jemandem zusammen, der dies tun wird, wenn Sie über erfahrene Abteilungsleiter oder einen Manager für Geschäftsänderungen verfügen.

Das Verwalten von Änderungen in Projekten ist ein Schlüsselfaktor, um sicherzustellen, dass Sie die Geschäftsvorteile erhalten, die Sie erwarten. Es kann dabei helfen, die neuen Prozesse oder Produkte einzubetten und die Menschen daran zu hindern, zu den alten Arbeitsmethoden zurückzukehren.

8. Überprüfen Sie den Wissenstransfer

OK, Sie müssen also nicht vor dem IT Service Desk eine Prüfung zu Ihrem Projekt oder zu irgendetwas ablegen, aber nehmen Sie sich Zeit und Mühe, um zu überprüfen, ob sie wirklich das Wissen übernommen haben, das Sie ihnen übertragen haben.

Sie können dies tun, indem Sie die erste Woche des Live-Auftritts durchhalten oder sie in die Abwicklung von Projekten einbeziehen oder sogar die gesamte Implementierung durchführen lassen.

Seien Sie dabei, wenn sie Sie brauchen, und sprechen Sie mit dem Management dieser Teams, um zu überprüfen, ob sich alle zuversichtlich fühlen, bevor Sie abreisen.

9. Vergessen Sie nicht die Daten

Egal, ob Sie etwas Neues implementieren oder ein Upgrade durchführen, es werden irgendwie Organisationsdaten involviert sein. Wenn Sie Daten von einem Ort oder System zu einem anderen verschieben müssen, planen Sie dies (und wie Sie prüfen, ob alle Daten in Ordnung sind). Wenn Sie neue Datenquellen erstellen, beispielsweise einen neuen Standort oder ein neues Softwareprodukt, stellen Sie sicher, dass die Daten wie geplant in die Hauptsysteme des Unternehmens eingespeist werden können.

In vielen Fällen findet der letzte Test in der Live-Umgebung statt. Lassen Sie das technische Team und die Datenanalysten in Bereitschaft, falls die Dinge nicht so laufen, wie Sie es sich erhofft haben.

10. Planen Sie Ihren Ausgang

Sie möchten nicht für immer an diesem Projekt teilnehmen, deshalb müssen Sie wissen, dass Sie das Projekt beenden können. Die Idee ist, dass Sie verzichtbar werden, damit Sie problemlos in ein neues Projekt übergehen können. Sobald das business as usual Team für sich alleine stehen kann, sollten Sie nicht mehr gebraucht werden. Planen Sie das so schnell wie möglich!