Erstellen Sie einen täglichen Plan, um effizienter arbeiten zu können

Der erste und wichtigste Schritt, um effizienter arbeiten zu können, ist ein täglicher Plan. Es ist wichtig, dass Ihr Plan irgendwo aufgeschrieben ist: in einem Kalender, einem Notizblock oder auf Ihrem Computer gespeichert. Gehen Sie nicht einfach jeden Tag eine mentale Checkliste durch.

Ein schriftlicher Plan ist ein Muss, um die Gedanken aus dem Hinterkopf zu quälen und um Katastrophen vorzubeugen, weil Sie etwas Wichtiges vergessen. Die meisten Menschen werden feststellen, dass sie von Zeit zu Zeit von einem Tagesplan abweichen müssen. Wenn Sie jedoch einen Plan haben, können Sie Ihre Zeit besser organisieren, sich im Voraus auf bestimmte Projekte vorbereiten, und ein Plan gibt Ihnen ein klareres Bild von all den Dingen du musst.

Tägliche Ablenkungen mit einem Plan loswerden

Wenn Sie jeden Tag zur Arbeit kommen und sofort mit Ihrer langen "To-Do" -Liste und dem Schreibtischgewirr überwältigt werden, werden Sie am besten wie ein Rennpferd in Ihren Tag springen (und nach einem Sprint wie ein Rennpferd schnell ausbrennen) was auch immer am dringlichsten erscheint. Im schlimmsten Fall sitzen Sie in einem Funk und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen. In jedem Fall ist es einfach, jeden Tag einfach "Feuer zu löschen", um die Arbeitslast anzugreifen und sich am besten zu ermüden, während Sie nur weiter hinterherhinken.

Ohne einen Plan werden die Ablenkungen der Tage schnell überwunden: Das Telefon klingelt, Sie beginnen, E-Mails zu beantworten, Kollegen beginnen, sich zu unterhalten, und bevor Sie es wissen, ist die Mittagspause da und Sie haben wenig erreicht. Ihr Tagesplan kann jeden Morgen eine Stunde umfassen, in der Sie sich durch das Zurücksenden von Anrufen einfinden und E-Mails abrufen können, bevor Sie andere Aufgaben erledigen, aber er kann nicht nur als Richtlinie dienen, was mit Ihrer Zeit zu tun ist. Wenn Sie z. B. absichtlich eine Stunde für etwas vorgesehen haben und diese Frist überschreiten, wissen Sie, dass Sie Ihren Plan für den nächsten Tag anpassen müssen.

Indem Sie Ihren Tag in Segmente oder nach Aufgaben aufteilen, können Sie Problembereiche und Spitzenzeiten besser erkennen (d. H. Sie sind nach dem Mittagessen möglicherweise weniger effizient, wenn Sie am Nachmittag nachlassen oder am Morgen langsam anfangen).

Vermeiden Sie es, mehr aufzunehmen, als Sie anfassen können

Ein Optimist ist jemand, der das Positive in einer bestimmten Situation sehen kann. Er wird sich im Allgemeinen auf den Glauben konzentrieren, dass "alle Dinge möglich sind". Es ist nichts Falsches daran, Optimist zu sein, es sei denn, Sie werden dazu veranlasst, Ihre Fähigkeiten zu unterschätzen, die Zeit, die erforderlich ist, um etwas zu erreichen, und führt dazu, dass Sie mehr annehmen, als Sie bewältigen können.

Ein Realist kann ein Optimist sein, aber ein Realist sieht auch die Logistik, die beim Umgang mit einer Situation involviert sein kann, und wird mögliche Hindernisse und Einschränkungen berücksichtigen.

Wenn Sie Ihren Spielplan nicht für den Tag aufgereiht haben, ist es möglicherweise schwieriger, Nein zu sagen, anderen zu helfen oder zusätzliche Projekte zu übernehmen, da Sie eine positive Einstellung haben, die die Realität oder den gesunden Menschenverstand außer Kraft setzt. Man kann leicht unterschätzen, wie lange es dauert, bis man seine Aufgaben erledigt hat, umso weniger, wenn man denkt, dass man eine Superfrau ist, und man braucht nur sonnige Aussichten, um Dinge zu erledigen.

Wenn Sie wissen, was auf dem Teller steht, und wenn Sie bereits ein Budget für bestimmte Aufgaben festgelegt haben, können Sie Fristen einhalten, jeden Tag mehr erledigen und zusätzliche Arbeit realistischer gestalten.

Erstellen Sie Ihren Angriffsplan

Bevor Sie zur Arbeit gehen, entscheiden Sie sich im Voraus, worauf Sie sich konzentrieren werden, wenn Sie dort ankommen. Besser noch: Planen Sie Ihren Tag in der Nacht zuvor und bereiten Sie Ihren Schreibtisch auf die Aufgaben vor, die Sie am Morgen erledigen möchten. Holen Sie sich beispielsweise Dateien oder Lesematerial für den Morgen zusammen, sodass Sie direkt hineingehen können, oder geben Sie Elemente ein, die Sie eingeben müssen, oder rufen Sie an, um in der Reihenfolge zurückzukehren, in der Sie sie erledigen müssen.

Mit einem Plan können Sie vorhersagbare Routinen erstellen, die Sie besser auf chaotische Tage vorbereiten können, wenn Ihr Chef oder ein Kunde mit hohem Wartungsaufwand mehr Zeit in Anspruch nimmt.