Gewinnen Sie Unterstützung für die Führungskraft im Projektmanagement

Projektmanager haben einen schwierigen Job. Aufgrund ihrer Rolle übernehmen sie die Verantwortung für die Bildung eines effektiven Teams, um neue Initiativen verfolgen und erfolgreich sein zu können. Da Projekte die gesamte Arbeit eines Unternehmens umfassen, einschließlich temporärer und einzigartiger Initiativen sowie der täglichen Routine, ist jedes Projekt ein neues Abenteuer.

Fügen Sie in der Realität hinzu, dass Projekte wie wir innovieren; Wie wir unsere Strategie umsetzen und wie wir die Infrastruktur und die Fähigkeiten unserer Organisation ausbauen, ist es offensichtlich, dass die leitenden Angestellten alles in ihrer Macht Stehende tun müssen, um die Projektmanager ihrer Firma zu unterstützen.

Einer der wichtigsten Faktoren, die den Projekterfolg fördern, ist die Anwesenheit eines effektiven, engagierten Sponsors. Diese Position war lange Zeit mit Projekterfolgen in Industriestudien verbunden, doch eine Überprüfung der Literatur, in der die tatsächlichen Praktiken rund um das Sponsoring beschrieben werden, legt nahe, dass wir einen langen Weg zurücklegen müssen, um die Präsenz und die Praktiken der Sponsorenrolle in unseren Organisationen zu institutionalisieren. Ein bisschen Kontext ist angebracht. Lassen Sie uns zunächst die Hauptverantwortlichkeiten des Sponsors überprüfen.

Hauptverantwortung des Executive Sponsors eines Projekts

• Übernehmen Sie die Verantwortung für das Ergebnis eines Projekts. (Dieser Punkt wird häufig als gemeinsame Verantwortung mit dem Projektmanager beschrieben.)
• Chartern Sie das Projekt und erteilen Sie dem Projektmanager und den Mitgliedern des Kernteams Vollmacht.
• Unterstützen Sie das Projektteam bei Ressourcen und Sichtbarkeit.
• Sicherstellung der Präsenz und Unterstützung effektiver Teamwerte, einschließlich Verantwortlichkeit und Transparenz.
• Unterstützen Sie das Team bei außergewöhnlichen Schwierigkeiten.
• Trainieren Sie den Projektmanager.
• Verteidigen Sie das Projektteam gegen organisatorische Eingriffe.

Was passiert, wenn der Executive Sponsor nicht im Bild ist

In Ermangelung eines unterstützenden Exekutivsponsors obliegen alle oben genannten Verantwortlichkeiten dem bereits überlasteten Projektmanager, der in der Regel nicht über die Bandbreite und das politische Gewicht verfügt, um diese Aufgaben zu erfüllen. Das Fehlen eines effektiven Sponsors erhöht das Risiko von Projektproblemen, einschließlich, jedoch nicht beschränkt auf: Ausfall, suboptimale Leistung gegenüber Zeit, Kosten- und Qualitätszielen und erhöhte Teamunruhen.

Einfach gesagt, die Anwesenheit eines effektiven Executive Sponsors ist ein positiver Differenzierer für die komplexe Arbeit, unsere wichtigsten temporären und einzigartigen Initiativen zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Angesichts der offensichtlichen Bedeutung der Rolle kann davon ausgegangen werden, dass die meisten Organisationen ihre Arbeit mit Executive-Sponsoren ernst nehmen. Leider lässt ein bisschen Zeit in der realen Welt etwas anderes vermuten.

Ein Einblick in die Art und Weise, in der unsere Organisationen die Rolle des Executive Sponsors behandeln

Als Diplom-Management-Instruktor für Projektmanagement habe ich das Glück, regelmäßig über die Projektmanagementpraktiken der Arbeitgeber meiner Studenten in einer Metropolregion zu erfahren. Von Fortune-100-Unternehmen über kleine, unternehmerische Startups und gemeinnützige Organisationen sind die vertretenen Organisationen ein Querschnitt unserer Wirtschaft.

Während es in dieser Zeit, in der Projektmanagementpraktiken gut etabliert sind, vernünftigerweise zu erwarten wäre, dass die meisten Unternehmen ausgereifte Praktiken in Bezug auf die Rolle des ausführenden Sponsors zeigen würden, wäre dies vernünftig. In Wirklichkeit ist die Situation genau das Gegenteil. Einige nicht-wissenschaftliche Erkenntnisse aus meiner jährlichen informellen Umfrage unter MBA-Studenten zur Rolle des Executive Sponsors in ihren Unternehmen:

• Im Durchschnitt geben mehr als fünfzig Prozent der Studenten an, dass ihre Firma keine formellen Praktiken im Bereich des Executive-Sponsorings hat.
• Nur wenige Firmen verfügen über eine formalisierte Schulung oder eine standardisierte Beschreibung der Rolle und der Verantwortlichkeiten des Sponsors.
• Ich habe noch keinen Studentenbericht erhalten, dass seine Firma Schulungen für ihre Executive Sponsors anbietet.
• Die Verantwortlichkeit des Sponsors für den Projekterfolg ist wenig einheitlich.
• Wenn die Studenten Projektmanager in ihren Unternehmen zu ihrer Zufriedenheit mit der Leistung und Unterstützung ihrer Sponsoren befragen, äußerte eine Mehrheit der Befragten ihre Frustration.

Eine Überprüfung formalisierter Befragungen von Industrieverbänden und privaten Beratungsunternehmen unterstreicht die allgemeine Gültigkeit der Beiträge meiner Studenten. Während der derzeitige Stand der Praxis des Executive-Sponsorings Raum für Verbesserungen lässt, bleibt den Projektmanagern keine andere Wahl, als ihre Initiativen weiter voranzutreiben. Es gibt jedoch einige Schritte, die Projektmanager ergreifen können, um dringend benötigte Unterstützung für Führungskräfte zu gewinnen.

So erhalten Sie Executive Support für Ihr Projekt

1. Rekrutieren Sie einen Sponsor. Wenn Ihr Projekt strategische Konsequenzen für Ihr Unternehmen hat, entweder direkt für Kunden oder indirekt durch Ermöglichung effizienter und effektiver interner Aktivitäten zur Unterstützung der Kunden, sollten Sie einen Sponsor einstellen. Arbeiten Sie direkt mit Ihrem Report-to-Manager oder dem Leiter Ihres Project Management Office zusammen, um die Bedeutung des Projekts zu stärken, und bitten Sie um Hilfe. Betonen Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten des Sponsors wie oben beschrieben, und weisen Sie auf Branchenuntersuchungen hin, die den Projekterfolg und das effektive Sponsoring in Beziehung setzen.

1. Bilden Sie Ihren Sponsor aus. Betonen Sie die Rolle als strategisch, nicht als taktisch oder als Galionsfigur. Die meisten Führungskräfte kommen in die Rolle eines Sponsors ohne formale Schulung oder gar einen Kontext für ihre Verantwortlichkeiten. Während Sie die etwas unbequeme Rolle beim Trainieren einer Führungskraft übernehmen, werden die meisten dieser Personen Ihren Kontext und Ihre Anleitung zu schätzen wissen. Die Fragen der Verantwortlichkeit, der Stärkung der Werte und des Schutzes des Teams sollten Ihr Hauptanliegen sein, wenn Sie den Sponsor Ihrer Führungskraft an Bord nehmen.
2. Binden Sie Ihren Sponsor aktiv ein. Die besten Beziehungen zwischen Projektmanagern und Führungskräften sind sehr interaktiv. Für beide Parteien ist es wichtig, ein klares Kommunikationsprotokoll für die Aktualisierung der Projektaktivitäten sowie für die Kennzeichnung und Reaktion auf Notfälle festzulegen. Der Projektmanager sollte den Sponsor der Exekutive dazu ermutigen, von Zeit zu Zeit Status- oder Teambesprechungen zu besuchen, um echtes Interesse zu zeigen, und der Organisation als aktive Cheerleaderin für Teamerfolge dienen.

1. Bitten Sie Ihren Sponsor um Coaching-Unterstützung. Es ist immer hilfreich, jemanden zu haben, der über mehr Erfahrung verfügt als Sie beobachten und konstruktives und positives Feedback sowie Coaching für Ihre Leistung anbieten. Teilen Sie Ihrem Sponsor mit, dass Sie diesen Input in Ihrem Bestreben begrüßen, um ihn zu verbessern, und akzeptieren Sie ihn, wenn er eingeht.
2. Nutzen Sie den Sponsor sorgfältig für die großen Probleme. Achten Sie darauf, Ihren Sponsor nicht zu sehr in taktischen Fragen zu sehen oder zu behandeln. Die höchste und beste Verwendung Ihres Sponsors besteht darin, Ressourcen zu schützen. Er ist Sprecher des Projektteams für die breitere Managementgruppe und hilft Ihnen, die wesentlichen Teamwerte zu stärken. Es gibt einen Balanceakt, den der Projektmanager einhalten muss, wenn er in Erwägung zieht, den Sponsor in Teamaktivitäten zu ziehen.

Die Quintessenz

Die Rolle des Executive Sponsors ist eines der wichtigsten Elemente des Erfolgs für Projektinitiativen. Erfolgreiche Projektmanager verstehen, wie wichtig diese Rolle ist, und arbeiten an der Unterstützung von Führungskräften auf der richtigen Ebene und Intensität. Wenn die Rolle des Sponsors abwesend oder vage ist, sollten Sie Ihre Führungssponsoren rekrutieren und ausbilden, um Sie, Ihr Team und Ihre Firma für den Erfolg zu unterstützen.