Die Rolle und der Zweck einer Projektcharta
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Projekte existieren aufgrund einer Projektcharta formal in einer Organisation. Es ist ein Dokument, das die Arbeit autorisiert und den Projektmanager ernennt. Es gibt Ihnen als Projektmanager den Auftrag, die darin beschriebene Arbeit zu erledigen.
Die wichtigste Aufgabe einer Projektcharta ist es, genau festzulegen, was das Projekt erreichen wird. Schauen wir uns an, was in diesem wichtigen Projektdokument ist.
Was gehört zu einer Projektcharta?
Der erste Abschnitt einer Projektcharta enthält den Namen des Projekts, die Namen des Sponsors und des Projektmanagers sowie das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Dann kommen Sie in das Fleisch des Dokuments.
Die Hauptabschnitte einer Projektcharta sind wie folgt.
- Projektzweck: Dies erklärt, warum das Projekt gewünscht wird. Sie können sich auf einen Geschäftsfall oder einen Vertrag beziehen, der dieses Projekt steuert, oder einfach darlegen, warum es wichtig ist, diese Arbeit zu erledigen.
- Projektbeschreibung: Erläutern Sie in diesem Abschnitt, was das Projekt erreichen soll. Sie sollten Details zu den Elementen angeben, die gebaut werden sollen, oder zu den Diensten, die geliefert werden sollen.
- Budget: Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie möglicherweise nicht über alle Details zu den Projektaufgaben, sodass Sie nicht das vollständige und detaillierte Projektbudget zusammenstellen können. Notieren Sie sich die Budgeteinschränkungen oder den anfänglichen Ausgabenbereich, den Sie erwarten.
- Risiken: Alle Projekte haben Risiken. Dieser Abschnitt der Projektcharta bildet die frühe Version Ihres Projektrisikoprotokolls. Dokumentieren Sie alle Risiken, die Sie zu diesem Zeitpunkt kennen, damit das Management-Team sehen kann, welche Auswirkungen das zukünftige Projekt haben kann.
- Meilensteine: Wenn Sie die übergeordneten Meilensteine kennen, nehmen Sie sie in die Projektcharta in diesem Abschnitt auf. Sie können sie später in Ihr Gantt-Diagramm übertragen, wenn Sie einen detaillierteren Plan erstellen. Im Moment suchen Sie nur nach Termin oder nach den in den Verträgen, an denen Sie arbeiten, angegebenen Punkten.
- Projektziele: Dies ist ein wirklich wichtiger Abschnitt, der jedoch schwer zusammenzustellen ist. Sie versuchen, die Frage zu beantworten: "Woher wissen wir, wann wir fertig sind?" Schreiben Sie auf, was Sie von dem Projekt erwarten und wie Sie wissen, ob Sie dort sind. In einem Projekt zur Einführung eines Zeiterfassungssystems für alle Abteilungen könnte das Ziel beispielsweise lauten: „Bis Ende des Jahres werden alle Teams das Stundenzinsystem verwenden.“ Notieren Sie sich auch, wer es sein wird Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie dieses Ziel erreicht haben. Dadurch werden Probleme am Ende des Projekts vermieden, bei denen plötzlich niemand bereit ist, die Arbeit als abgeschlossen zu unterzeichnen.
- Projektmanager-Autoritätsebenen: Sofern dies nicht an anderer Stelle klar und dokumentiert ist, lohnt es sich, einen Abschnitt in die Charta aufzunehmen, der Sie darüber informiert, was Sie tun können, ohne sich von einem älteren Mitarbeiter weiter zu melden. Es bezieht sich im Allgemeinen darauf, welche Toleranzniveaus für das Budget und die Zeitpläne festgelegt wurden, und würde folgendermaßen ausgedrückt: „Der Projektmanager hat eine Budgettoleranz von 10 Prozent und eine Termintoleranz von 5 Prozent. Jede Abweichung über diesen genehmigten Grenzwerten muss vom Projektsponsor abgezeichnet werden. “Sie können diesen Abschnitt erweitern, um festzulegen, welche Befugnisse der Projektmanager für die Einstellung und Einstellung von Mitarbeitern des Projektteams hat.
Genehmigung der Projektcharta
Der letzte Abschnitt der Projektcharta ist der Abschnitt "Genehmigungen". Der Projektmanager und der Projektsponsor (oder die Person, die die Arbeit begonnen hat, falls noch ein längerfristiger Sponsor ernannt werden muss), sollten das Dokument unterzeichnen und datieren. Heutzutage ist dies wahrscheinlich per E-Mail. Bewahren Sie also eine Kopie der E-Mail-Autorisierung in Ihren Projektdateien auf, falls Sie darauf zurückgreifen müssen.
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