So schreiben Sie eine professionelle E-Mail - 7 Fragen, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie auf Senden klicken

Seit vielen Jahren prognostizieren die Menschen, dass E-Mails absterben werden. Zwar verwenden wir andere Kommunikationsformen wie SMS und Social Media, um mit unseren Freunden zu "sprechen" oder schnelle Nachrichten an unsere Kollegen zu senden. Dennoch verwenden wir E-Mails, insbesondere für die arbeitsbezogene Kommunikation. Es ist auch das wichtigste Kontaktmittel, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben. Es ist wie immer wichtig zu wissen, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.

E-Mails sind möglicherweise Ihre erste Anlaufstelle für jemanden, und deshalb ist es Ihre erste Gelegenheit, einen Eindruck zu hinterlassen. Seien Sie vorsichtig beim Verfassen Ihrer Nachrichten. Beantworten Sie diese 7 Fragen, bevor Sie auf "Senden" klicken.

1. Ist meine Nachricht fehlerfrei?

Das Überprüfen Ihrer E-Mail-Adresse auf Fehler ist das Wichtigste, bevor Sie sie senden. Falsche Rechtschreibung und schlechte Grammatik lassen Sie nachlässig aussehen. Das steht im Widerspruch zu dem Eindruck, den Sie zu machen versuchen, insbesondere wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben.

Korrekturlesen, bis Sie sicher sind, dass Sie alle Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Tippfehler gefunden haben. Grammarly.com bietet kostenlose Tools, einschließlich einer Erweiterung für den Chrome-Browser, die Ihnen dabei helfen können.

2. Was sagt meine E-Mail-Adresse über mich aus?

Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse - die Sie übrigens niemals für die Jobsuche verwenden sollten - ist wahrscheinlich sehr unkompliziert. Höchstwahrscheinlich handelt es sich um eine Variante Ihres Namens. Möglicherweise haben Sie eine weniger geschäftliche Adresse für die persönliche E-Mail-Adresse ausgewählt. Eine eindrucksvolle, kindische oder niedliche Adresse ist in Ordnung, wenn Sie nur Nachrichten an Ihre Freunde und Familie senden. Wenn Sie jedoch eine professionelle E-Mail schreiben müssen, melden Sie sich für ein neues Konto an, das Professionalität vermittelt.

Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein, die Ihren tatsächlichen Namen verwendet. Versuchen Sie Ihren Vor- und Nachnamen. Ihr Vorname, mittlerer Vorname und Nachname; oder eine Kombination davon. Senden Sie niemals Ihre professionelle E-Mail an [email protected].

3. Sind der Name und die E-Mail-Adresse im Feld "An" korrekt?

Wenn Sie den Namen eines Empfängers in das Feld "An" eingeben, geben die meisten E-Mail-Clients den Rest des Namens mit einem Namen aus Ihren Kontakten ein. Sie könnten leicht den falschen Namen in diesem Feld erhalten. Achten Sie darauf, dies zu beachten.

Stellen Sie sich vor, welche Probleme auftreten könnten, wenn Sie versehentlich eine E-Mail an den falschen Empfänger senden. Nehmen wir an, Sie suchen einen Job, solange Sie noch beschäftigt sind. Ein Einstellungsmanager bei einem potenziellen Arbeitgeber könnte einen Namen haben, der mit dem gleichen Buchstaben wie der Name Ihres aktuellen Chefs beginnt. Wie peinlich wäre es, wenn Sie Ihrem Chef eine Nachricht schicken würden, die für diesen Einstellungsmanager gedacht war? Sie möchten nicht nur sicherstellen, dass Ihre Nachricht das beabsichtigte Ziel erreicht, sondern auch, dass sie nicht unbeabsichtigt erreicht wird.

4. Habe ich den richtigen Titel verwendet, um den Empfänger anzusprechen?

Wenn Sie bereits einen Vornamen mit der Person haben, die Sie per E-Mail senden, können Sie sie in Ihrer Nachricht so ansprechen. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren oder sich nicht sicher sind, wie sie angesprochen werden sollen, ist es besser, einen formellen Titel wie Herrn, Frau, Frau oder Dr. und den letzten des Empfängers zu verwenden Name.

Seien Sie immer auf der Seite der Vorsicht. Es kann nicht schaden, formal zu sein. Um zu erfahren, wie jemand, mit dem Sie bereits eine feste Beziehung haben, angesprochen werden möchte, schauen Sie sich die vorherigen Nachrichten an, um zu sehen, wie diese unterschrieben werden. Das hilft Ihnen zu entscheiden, was Sie tun sollen.

5. Vermittelt mein Ton meine Botschaft gut?

Wie das Sprichwort sagt: "Es ist nicht das, was Sie sagen, sondern wie Sie es sagen." Wenn Sie mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen, können Sie sich auf Intonation, Körpersprache und Gesichtsausdruck verlassen, um Ihren Wörtern eine zusätzliche Bedeutung zu verleihen.

Wenn Sie versuchen, dieselbe Botschaft schriftlich zu übermitteln, besteht mehr Raum für Missverständnisse, da der Leser Ihr Gesicht nicht sehen, Ihre Körpersprache nicht lesen oder Ihre Stimme nicht hören kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht höflich ist und sich freundlich anhört und dass Ihre beabsichtigte Bedeutung klar ist.

6. Ist meine Nachricht einfach, aber nicht kryptisch?

Wenn Sie Ihre Botschaften kurz und knapp halten, werden sie leichter verständlich. Gleichzeitig sollten Sie nichts Wichtiges auslassen. Sie möchten den Empfänger Ihrer E-Mail nicht zwingen, zu erraten, was Sie zu sagen versuchen. Ihre Nachricht sollte so genau wie möglich sein und alle erforderlichen Informationen enthalten.

7. Habe ich unerwünschte Anhänge beigefügt?

Viele Leute weigern sich, E-Mail-Anhänge zu öffnen, die sie nicht erwarten. Sie haben Recht, dies zu vermeiden. In diesen Anhängen werden häufig Computerviren übertragen. Wenn Sie eine Datei an jemanden senden möchten, zum Beispiel Ihren Lebenslauf, bitten Sie Ihren Empfänger zunächst um Erlaubnis. Senden Sie es nur, wenn er sagt, dass es in Ordnung ist.