Vor- und Nachteile einer BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device)

Eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device) ist eine Notlage für jetzt und für die Zukunft. Vor den Tagen von Smartphones und Laptops war die Idee, dass Sie einen Mitarbeiter bitten würden, seine eigene Ausrüstung für die Arbeit mitzubringen, lächerlich. („Wir möchten Ihnen die Arbeit der Sekretärin Miss Jones anbieten, aber bitte stellen Sie Ihre eigene Schreibmaschine für die Arbeit zur Verfügung.“)

Aber heute hat jeder ein iPhone in der Tasche und einen Laptop auf dem Schreibtisch. Viele Manager denken darüber nach, warum sie für ein Telefon oder einen Laptop bezahlen sollten, wenn die Mitarbeiter sie bereits haben. Daher erscheint die Firma Bring Your Own Device.

Wenn Sie darüber nachdenken, eine BYOD-Richtlinie zu implementieren, denken Sie über die Vor- und Nachteile nach. Hier sind Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie über die beste Richtung für Ihr Unternehmen nachdenken.

Vorteile einer BYOD-Richtlinie

Kosten: Sie werden feststellen, dass die Kosten für den Kauf von Handys und Laptops für jeden Mitarbeiter enorm hoch sind. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ihre eigenen mitzubringen, erspart es Ihnen buchstäblich ein Vermögen. Sie treffen möglicherweise auf einen Mitarbeiter, der kein Smartphone besitzt, aber die meisten tun dies bereits.

Eine kürzlich durchgeführte Studie von Pew Research ergab, dass 77 Prozent der amerikanischen Erwachsenen bereits ein Smartphone besitzen, und 92 Prozent der 18- bis 29-Jährigen besitzen ein Smartphone.

Bequemlichkeit:Mitarbeiter können ein Telefon in die Tasche stecken und müssen sich nicht um zwei Geräte kümmern. Arbeits-E-Mail, Heim-E-Mail, ist alles zusammen. Sie wissen, dass Sie Ihre Mitarbeiter jederzeit erreichen können, da sie das Telefon immer dabei haben.

Jeder Mitarbeiter mag seine eigene Ausrüstung:Wenn John iPhones mag und Jane Androids mag, können beide gerne ihr bevorzugtes System verwenden. Sie müssen keine neuen Systeme erlernen. Wenn sich Ihr Unternehmen für die Installation von Microsoft Office oder Photoshop oder für die Software, die der Mitarbeiter für die Arbeit auf dem persönlichen Laptop eines Mitarbeiters benötigt, bezahlt macht, freut sich der Mitarbeiter oft auch über die Software für die persönliche Arbeit.

Der Mitarbeiter hat keine Lernkurve für neue Geräte, da er bereits mit den eigenen elektronischen Geräten vertraut ist. Sie können am ersten Tag für sofortige Produktivität einspringen.

Aktuelle Technik: Die Aktualisierung von Geräten ist für jedes Unternehmen eine enorme Kostenaufgabe, aber die Mitarbeiter sind oft motivierter, dafür zu bezahlen, dass sie ihr Handy oder Laptop durch das neueste verfügbare Gerät ersetzen. Dies ist ein Segen für Ihr Unternehmen, da die Ausrüstung schneller aktualisiert wird, als wenn das Unternehmen dafür bezahlen müsste.

Ein Gefühl des Eigentums: Wenn Sie Ihr Firmentelefon verlieren, ist das ein Schmerz, aber das Unternehmen stellt Ihnen ein neues zur Verfügung. Wenn Sie Ihr eigenes Telefon verlieren, endet die Welt. Daher sind die Mitarbeiter eher dazu in der Lage, die Kontrolle über ihre Ausrüstung zu behalten, weil sie tatsächlich zu ihnen gehört. Sie verlieren nicht nur ein Stück Plastik - sie verlieren ihre Fotos, ihre Erinnerungen und was sich an ihrem rechten Arm anfühlen kann.

Nachteile einer BYOD-Richtlinie

IT-Unterstützung: Wenn jeder Mitarbeiter einen Standardcomputer, ein Tablet und ein Telefon besitzt, ist es für die IT-Abteilung einfacher, die Geräte zu unterstützen und zu reparieren. Wenn jeder seine eigenen hat, kann es schwierig werden, die Elektronik funktionsfähig zu halten. Wenn Sie benutzerdefinierte Software installieren müssen, funktioniert sie auf allen Geräten? Was ist, wenn Jane nicht bereit ist, ihren Laptop zu aktualisieren? Was ist, wenn John Linux ausführen möchte, während alle anderen Windows ausführen?

Sicherheit: Welche Art von Daten generiert und verwendet Ihre Organisation? Es ist leicht, Regeln festzulegen, wie Mitarbeiter Unternehmensgeräte verwenden sollen, aber es ist nicht ganz so einfach, Ihren Mitarbeitern mitzuteilen, dass sie nicht zulassen können, dass ihre 13-Jährigen auf ihrem eigenen Laptop eine Schulzeitung schreiben. Was tun Sie, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensinformationen sicher sind?

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter Ihre Anstellung verlässt? Sie sollten vertrauliche Informationen von jedem Mitarbeitergerät entfernen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Sie möchten jedoch nicht ihre persönlichen Informationen löschen. Niemand ist glücklich, wenn Sie sagen: "Die IT muss alle Fotos und Dokumente vom Computer löschen, um sicherzustellen, dass Sie keine vertraulichen Informationen entgegennehmen."

Sie müssen feststellen, wie Sie Ihre vertraulichen Informationen sichern, bevor ein Mitarbeiter sich zur Verwendung seiner Ausrüstung bereit erklärt. Stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an klar angeben, was Sie mit Verschlusssachen auf dem Gerät tun werden, oder dass Sie Probleme haben, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Was passiert mit einer Telefonnummer, wenn ein Mitarbeiter geht? Wenn Jane eine Verkäuferin ist, die ihre persönliche Telefonnummer zu Arbeitszwecken verwendet, wenn sie aufgibt und zu Ihrem Konkurrenten wechselt, haben alle ihre Kunden immer noch ihre Telefonnummer in ihren Unterlagen.

Wenn sie anrufen, wird sie antworten, und Jane wird es viel einfacher haben, diese Kunden in ihr neues Unternehmen zu verlegen. Selbst wenn Jane eine Vereinbarung unterschrieben hat, die sich nicht am Wettbewerb beteiligt, wenn die Kunden zu Jane kommen, können Sie sie nicht legal stoppen. Solange Jane die Kunden nicht verfolgt, ist sie klar.

Schlussfolgerungen zu BYOD-Richtlinien

Ist eine BYOD-Richtlinie richtig für Ihr Unternehmen? Eine BYOD-Richtlinie kann für Ihr Unternehmen gut funktionieren. Treffen Sie die Entscheidung jedoch nicht ausschließlich nach Bequemlichkeit und Kosten. Überlegen Sie, wie sich eine BYOD-Richtlinie auf Ihr Geschäft auswirkt, und überlegen Sie, was Ihre Mitarbeiter wollen.

Schauen Sie in die Zukunft und entscheiden Sie, wie mit den Geräten umzugehen ist, wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt. Eine BYOD-Richtlinie kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist - insbesondere für kleine Unternehmen -, aber es gibt bestimmte Nachteile, die Sie identifizieren und verwalten müssen.

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Suzanne Lucas ist eine freiberufliche Journalistin, die sich auf Human Resources spezialisiert hat. Suzannes Arbeiten wurden in Notizen veröffentlicht, darunter Forbes, CBS und Business Inside r und Yahoo.