Was ist ein Personalinformationssystem?

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software- oder Online-Lösung, die die Anforderungen der Personalabteilung, der Personalabrechnung, des Managements und der Buchhaltung in einem Unternehmen in Bezug auf Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformation erfüllt. Es ist nützlich für alle Prozesse, die Sie verfolgen möchten und von denen Sie hoffen, nützliche und zweckmäßige Daten zu sammeln.

Normalerweise als Datenbank verpackt, verkaufen Hunderte von Unternehmen eine Form von HRIS, und jedes HRIS verfügt über unterschiedliche Fähigkeiten. Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig basierend auf den Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Da HRIS immer raffinierter geworden ist, ist die Wahl ausreichend geworden, um eine Personalabteilung praktisch zu lähmen.

Zu sehen, wie ein Technologieunternehmen, in dem Computerexperten existieren, in zehn Jahren drei verschiedene HRIS-Systeme durchlief, bevor er sich schließlich an sein aktuelles System gewöhnt hatte, war eine Schulung in ihrer Komplexität. Aus diesem Grund ist die Wahl eines HRIS ein wichtiges Unterfangen für ein Unternehmen.

Wichtige Überlegungen beim Betrachten Ihrer HRIS-Optionen

Die Auswahl eines HRIS ist eine stressige Situation, da es viele Möglichkeiten gibt. Die Auswahl der besten Optionen für Ihre Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen ist eine Herausforderung. Das Durchblättern der von jedem System bereitgestellten Informationen ist auch eine Herausforderung.

Die Verkäufer sind häufig beauftragte Verkäufer, die Ihnen verbal sagen können, dass das System Ihre Bedürfnisse erfüllt. Stellen Sie sicher, dass Sie dies mit mehreren Quellen überprüfen, einschließlich aktueller Kunden, Online-Diskussionsgruppen, LinkedIn, anderer SHRM-Mitglieder und Google-Bewertungen.

Dies sind die anderen Faktoren, die bei der Auswahl Ihres HRIS zu berücksichtigen sind.

• Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen, auch wenn es heute nur wenige Mitarbeiter gibt, in der Zukunft möglicherweise doppelt so viel oder sogar zehnmal so viele Mitarbeiter haben wird. Wählen Sie also ein System aus, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
• Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen müssen, ist, dass viele HRIS nur einen Teil Ihrer Automatisierungsaufgaben erfüllen können. In diesen Fällen sollten Sie sicherstellen, dass die Komponenten von Add-Ons oder zusätzlichen Systemen einwandfrei zusammenarbeiten. Nehmen Sie das Wort des Verkäufers über die Zusammenarbeit der Systeme nicht an. Tun Sie Ihre Forschung.

• Informieren Sie sich auch darüber, welche Schulungen und fortlaufender Support für Ihre Mitarbeiter verfügbar ist. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Zusagen des Verkaufsberaters in Bezug auf Schulung und Nachbereitung nach dem Kauf in Ihrem Vertrag zum Kauf des HRIS enthalten sind. Wenden Sie sich an andere Organisationen, um sicherzustellen, dass Ihr ausgewähltes Unternehmen über laufende, hilfreiche Unterstützung verfügt.

Erwartete Funktionalität einer besseren HRIS-Auswahl

In der Regel bieten die besseren Personalinformationssysteme (HRIS) insgesamt:

Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen:

Daten wie Namen, Titel, Adressen und Gehälter sind ein grundlegender Anfang. Gehalts- und Stellenhistorie, Berichtsstrukturen, Leistungsbeurteilungshistorien und andere wichtige Mitarbeiterinformationen.

Dokumente zum Unternehmen:

Das beinhaltet B. Mitarbeiterhandbücher, Evakuierungsverfahren in Notfällen und Sicherheitsrichtlinien.

Verwaltung von Vorteilen:

Sie benötigen eine Verwaltung der Vorteile, einschließlich Registrierung, Statusänderungen und Aktualisierung persönlicher Daten. In einem idealen System können Sie es Mitarbeitern ermöglichen, ihre eigenen Informationen einschließlich der Urlaubserfassung abzurufen und zu überprüfen.

Komplette Integration mit der Lohnabrechnung:

Diese Integration umfasst auch andere Finanzsoftware und Buchhaltungssysteme des Unternehmens. Wenn diese verbunden sind, können Sie sicherstellen, dass die Gehaltsschecks korrekt sind. Es gibt nie eine Trennung zwischen dem offiziellen Lohnsatz und den Informationen, die die Lohnbuchhaltung hat. Wenn sich die Systeme nicht integrieren lassen, ist es einfach, ein Gehalt in einem System und nicht in dem anderen zu aktualisieren.

Bewerber-Tracking und Lebenslaufverwaltung:

Wenn Ihr System nahtlos ist, kann der Personalbeschaffer auf eine Angestellt-Schaltfläche klicken, und alle Informationen des Bewerbers werden auf die Personalseite übertragen. Das spart so viel Zeit, weil Ihre Dateneingabe und Ihre Schreibarbeit praktisch verschwinden.

Wenn ein Bewerber bei der Bewerbung seine eigenen Informationen einreicht, können Sie die Richtigkeit sicherstellen. Wenn das Angebotsschreiben aus demselben System wie das Abrechnungssystem generiert wird, stimmt das Gehalt perfekt überein und es gibt kein Missverständnis.

Pläne zur Leistungsentwicklung:

Es reicht nicht aus, Pläne zu haben, wenn sie in einem zentralen System erfasst werden. Dann können sie den Mitarbeiter leicht von Position zu Position verfolgen. Führende Führungskräfte können Berichte erstellen, um zu sehen, wo sich die Leute befinden und was ihre einzelnen Chefs im Hinblick auf die Nachfolgeplanung für ihre Zukunft planen.

Disziplinarmaßnahmen:

Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wer suspendiert, herabgestuft wurde oder andere negative Maßnahmen ergriffen wurden, selbst nachdem der Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat. Wenn ein Unternehmen anruft und nach einer früheren Mitarbeiterreferenz fragt, ist es für einen Administrator in der Personalabteilung einfach, nachzuschlagen und zu berichten, ob die Person für eine Wiedereinstellung in Frage kommt oder nicht.

Trainingsaufzeichnungen:

Dies ist besonders kritisch in einem Unternehmen, in dem Zertifizierungen und Lizenzen erforderlich sind. In anderen Unternehmen haben Schulungsunterlagen möglicherweise nicht diesen Stellenwert, aber Sie können dennoch feststellen, dass die Informationen nützlich sind, wenn Sie Ihre Mitarbeiter entwickeln, ein Schlüsselfaktor, den sie von der Arbeit erwarten.

Zusammenfassend erfasst das HRIS, das Unternehmen am effektivsten dient, diese Informationen:

• Anwesenheit und Nutzung der Zapfwelle,
• Gehaltserhöhungen und Geschichte,
• Gehaltsstufen und Positionen halten,
• Pläne zur Leistungsentwicklung,
• Training erhalten,
• Disziplinarverfahren erhalten,
• persönliche Mitarbeiterinformationen und gelegentlich
• Management und wichtige Mitarbeiternachfolgepläne,
• hohe potenzielle Mitarbeiteridentifikation und
• Bewerberverfolgung, Befragung und Auswahl.

Vorteile des richtigen HRIS

Ein effektives HRIS liefert Informationen zu fast allem, was das Unternehmen benötigt, um Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter und Bewerber zu verfolgen und zu analysieren. Ihr Unternehmen muss ein Personalinformationssystem auswählen und es an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn sich Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs befindet, wählen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann.

Die Implementierung eines grundlegenden HRIS-Systems ist relativ kostengünstig. Stellen Sie jedoch sicher, dass das, was Sie implementieren, den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Möchten Sie Umsatzberichte erstellen können? Organigramme posten?

Erlauben Sie Managern den elektronischen Zugriff auf frühere Leistungsbeurteilungen? Möchten Sie, dass alles durch die Personalabteilung erledigt werden muss, oder möchten Sie, dass Manager selbst auf die Informationen zugreifen?

Mit einem geeigneten HRIS ermöglichen die Mitarbeiter der Personalabteilung ihren Mitarbeitern, ihre eigenen Leistungsaktualisierungen vorzunehmen und auf Änderungen zu reagieren. So werden die Mitarbeiter der Personalabteilung für strategischere Aufgaben frei. Darüber hinaus werden Daten für das Mitarbeitermanagement, die Wissensentwicklung, das Karrierewachstum und die Entwicklung sowie die Gleichbehandlung erleichtert.

Schließlich können Manager auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um legal, ethisch und effektiv den Erfolg ihrer Mitarbeiter im Berichtswesen zu unterstützen. Sie können ihre eigenen Berichte erstellen und Pläne zur Nachfolgeplanung in das System eingeben.

Das Human Resource Information System (HRIS) ist eine Software- oder Online-Lösung, die die Anforderungen der Personalabteilung, der Personalabrechnung, des Managements und der Buchhaltung in einem Unternehmen in Bezug auf Dateneingabe, Datenverfolgung und Dateninformation erfüllt.

Normalerweise als Datenbank verpackt, verkaufen Hunderte von Unternehmen eine Form von HRIS, und jedes HRIS verfügt über unterschiedliche Fähigkeiten. Wählen Sie Ihr HRIS sorgfältig basierend auf den Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen.

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