So richten Sie ein geschäftliches oder professionelles Schreiben ein

In Zeiten von SMS und Direktnachrichten ist es manchmal schwierig, sich an alles zu erinnern, was Sie in der Schule über das Schreiben von Briefen gelernt haben. Sie gehen vielleicht jahrelang in Ihre Karriere, ohne mehr als eine professionell aussehende E-Mail schreiben zu müssen. Diese Fähigkeit ist jedoch wichtig, wenn Sie auf Jobsuche gehen, sich beruflich vernetzen oder andere geschäftliche Korrespondenz versenden.

Bei der Jobsuche müssen Sie jedoch alle Register ziehen. Gelegenheitsspiele tun es einfach nicht, wenn Sie versuchen, einen Personalchef zu beeindrucken und sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben. Die richtige Art der Kontaktaufnahme mit einem Geschäfts- oder Berufsbrief ist für Ihre Karriere- und Geschäftskommunikation unerlässlich.

Wenn Sie Ihre Briefe richtig adressieren, müssen Sie sich nie darum kümmern, die Interaktion mit dem falschen Fuß zu beginnen, bevor der Empfänger überhaupt die Möglichkeit hat, Ihre Nachricht zu lesen.

Zuallererst sollten Sie wissen, dass es wichtig ist, wenn Sie einen Brief schreiben oder eine E-Mail-Nachricht für berufliche oder geschäftliche Zwecke versenden, sich formell an die Person zu wenden, an die Sie schreiben, es sei denn, Sie kennen sie sehr gut.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie eine formale oder zufällige (Vorname) Adresse verwenden sollten, gehen Sie sicherheitshalber vor und verwenden Sie die formale Bezeichnung.

So richten Sie ein förmliches Schreiben ein: Herr, Frau, Frau oder Frau

Der geeignete Titel, den Sie beim Schreiben an einen Mann verwenden müssen, ist Herr. Verwenden Sie Frau, auch wenn Sie den Familienstand des Empfängers kennen.

Frau ist professioneller als Fräulein oder Frau. Für einen Arzt oder eine promovierte Person verwenden Sie Dr. als Titel. Alternativ können Sie auch "Professor" verwenden, wenn Sie an ein Fakultätsmitglied einer Universität oder eines Colleges schreiben.

Wenn Sie die Geschlechtsidentität der angesprochenen Person nicht kennen, verwenden Sie eine geschlechtsneutrale Begrüßung und geben Sie einfach ihren Vor- und Nachnamen an, z. B. "Sehr geehrter Tristan Dolan".

Für geschäftliche und beschäftigungsbezogene Korrespondenz sind nicht wenige Briefanreden angebracht. Zum Beispiel:

Beispiele für Buchstabengruß

• Sehr geehrter Herr Smith
• Sehr geehrter Herr Jones
• Sehr geehrte Frau Markham
• Lieber Kiley Doe
• Lieber Dr. Haven
• Sehr geehrter Professor Jones

Folgen Sie der Begrüßung mit einem Doppelpunkt oder Komma, einem Zeilenumbruch und beginnen Sie dann mit dem ersten Absatz Ihres Briefes. Zum Beispiel:

Sehr geehrter Herr Smith:

Erster Absatz des Schreibens

Einen Ansprechpartner finden

Sie müssen nicht unbedingt den Namen der Person kennen, die Sie ansprechen, aber es tut nicht weh, besonders wenn Sie versuchen, ein Vorstellungsgespräch zu führen. Normalerweise geben Arbeitgeber keinen Kontaktnamen in einem Job an, insbesondere auf großen Job-Suchseiten.

Es lohnt sich jedoch, die Kontaktperson zu finden, denn wenn Sie sich die Zeit nehmen, um den Namen dieser Person zu erfahren, zeigt dies persönliche Initiative. Es zeigt auch eine Liebe zum Detail, die für Sie gut ist, wenn Ihr Lebenslauf überprüft wird.

Der beste Weg, um den Namen eines Kontakts im Unternehmen zu finden, ist zu fragen. Wenn Sie sich in einer Position vernetzen, ist dies ziemlich einfach. Schreiben Sie einfach eine Notiz, um Ihren Freund oder Kollegen nach dem Namen und der E-Mail-Adresse der besten Person zu fragen, mit der Sie über die Position sprechen möchten. Wenn dies nicht der Fall ist, rufen Sie die Hauptnummer des Unternehmens an und fragen Sie den Rezeptionisten nach dem Namen und den Kontaktinformationen des Personalverantwortlichen (HR), der für die Einstellung zuständig ist (oder dem Leiter der Abteilung „solche und andere“ usw.).

Wenn keine dieser Methoden funktioniert, können Sie die gesuchten Informationen oftmals durch ein wenig Internet-Suchverhalten aufdecken. Beginnen Sie mit der Website des Unternehmens und suchen Sie nach aufgelisteten Mitarbeitern. Auf der Personalseite oder im Unternehmensverzeichnis wird häufig ein Ansprechpartner für Personalabteilungen angezeigt.

Wenn dies zu keinen Ergebnissen führt, ist es an der Zeit, auf LinkedIn zu klicken und eine erweiterte Suche nach Jobtiteln und Firmennamen durchzuführen. Möglicherweise finden Sie dabei sogar eine andere Verbindung zu der gesuchten Person. Das ist nie eine schlechte Sache, wenn Sie versuchen, einen Menschen dazu zu bringen, sich Ihren Lebenslauf anzusehen.

Musterbrief mit einer Kontaktperson (Textversion)

Vorname Nachname

Deine Adresse

Ihre Stadt, Postleitzahl des Staates

Deine Telefonnummer

Deine E-Mail

Datum

Kontaktname

Titel

Name der Firma

Adresse

Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Sehr geehrter Herr / Frau Nachname, Ich schreibe über die bevorstehende Karriere-Networking-Veranstaltung Ihrer Universität. Ich bin daran interessiert, einen Stand zu reservieren, weil wir zwei neue Designer einstellen möchten.

Der Name unseres Unternehmens ist Blue Fox Designs, und ich möchte gerne mit einigen Ihrer Design- und Kunststudenten in Kontakt treten, die in diesem Jahr ihren Abschluss machen werden. Wir konzentrieren uns auf zeitgemäßes Wohndesign und Dekoration.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie Platz für Ihre Veranstaltung haben. Sie können mir eine E-Mail an [email protected] senden oder mein Handy unter 555-555-5555 anrufen.

Mit freundlichen Grüßen, Handschriftliche Unterschrift (für einen gedruckten Brief)

Ihr eingegebener Name

Wenn Sie keinen Ansprechpartner haben

Wenn Sie keinen Ansprechpartner in der Firma haben, lassen Sie entweder die Anrede von Ihrem Anschreiben ab und beginnen Sie mit dem ersten Absatz oder verwenden Sie eine allgemeine Anrede. Zum Beispiel:

• Wen es angeht
• Sehr geehrter Personalverwalter
• Sehr geehrter Personalleiter,
• Sehr geehrte Damen und Herren (Seien Sie vorsichtig, wenn Sie dieses Gerät verwenden, es kann antiquiert klingen)

Folgen Sie der allgemeinen Anrede mit einem Doppelpunkt wie folgt:

Sehr geehrter Personalverwalter:

Erster Absatz des Schreibens

Musterbrief ohne Ansprechpartner (Textversion)

Vorname Nachname

Deine Adresse

Ihre Stadt, Postleitzahl des Staates

Deine Telefonnummer

Deine E-Mail

Datum

Sehr geehrter Personalverwalter:

Ich schreibe, um mich nach möglichen Stellenangeboten bei Woodlynn Publishing zu erkundigen. Im Besonderen suche ich eine Stelle als Verwaltungsassistent. Ich habe sechs Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent bei Wedgewood Realty in North Grove, aber nächsten Monat werde ich in Ihre Region ziehen, deshalb suche ich nach einer neuen Stelle.

Wenn Sie Möglichkeiten haben, lassen Sie es mich wissen. Ich habe meinen Lebenslauf als Gegenleistung beigefügt. Mein jetziger Manager, John Anderson, und zwei meiner Kollegen sind sehr bereit, Referenzen zu liefern, um meine Qualifikation zu bezeugen.

Sie können mich unter [email protected] oder telefonisch unter 555-555-5555 erreichen. Ich freue mich darauf, von dir zu hören.

Mit freundlichen Grüßen, Handschriftliche Unterschrift (für einen gedruckten Brief)

Ihr eingegebener Name

Adressieren des Umschlags

Verwenden Sie einen Briefumschlag (Nr. 10) in Geschäftsgröße für alle gesendete Korrespondenz und falten Sie Ihren Brief zu einem dritten Brief.

• Ihre Rücksendeadresse (Name, Straße, Ort, Bundesland und Postleitzahl) sollte sich oben links auf dem Umschlag befinden, mit dem Stempel rechts.
• Stellen Sie sicher, dass Name und Adresse des Empfängers (Ansprechpartner, Firma, Straße, Ort, Bundesland und Postleitzahl) sind auf dem Umschlag zentriert.

Professionelle Kommunikationsfähigkeiten

Die richtige Ansprache eines Unternehmens- oder Berufsbriefes ist keine Fähigkeit, die Sie nur benötigen, wenn Sie nach Jobs suchen. Sobald Sie angestellt sind, werden Sie feststellen, dass es Zeiten gibt, in denen Sie Briefe schreiben müssen, für die formelle Adressen und Anreden erforderlich sind.