Grundlegende Managementfähigkeiten für Anfänger

Level 1 der Management Skills Pyramid zeigt die grundlegenden Fähigkeiten, die ein beginnender Manager beherrschen muss. Es ist die Grundlage der Management-Kompetenz-Pyramide, die zeigt, welche Fähigkeiten ein Manager beherrschen muss, um erfolgreich zu sein, und zeigt, wie diese Management-Fähigkeiten aufeinander aufbauen, um erfolgreich zu sein.

Grundlegende Managementfähigkeiten

Es gibt vier grundlegende Managementfähigkeiten, die jeder beherrschen muss, um in einem Managementjob Erfolg zu haben. Diese vier grundlegenden Fähigkeiten sind zuplanen, organisieren, lenken und kontrollieren und werden nachfolgend detailliert beschrieben.

Planen

Planung ist der erste und wichtigste Schritt in jeder Managementaufgabe. Es ist auch der am häufigsten übersehene oder absichtlich übersprungene Schritt. Während der Umfang der Planung und die erforderlichen Details von Aufgabe zu Aufgabe variieren, besteht das Überspringen dieser Aufgabe darin, eine sichere Katastrophe einzuleiten, außer durch bloßes Glück. Das ist, was uns das Sprichwort der 6 Punkte der Planung (oder 7 Punkte je nachdem, wie Sie zählen) gibt.

Obwohl die meisten Leute die Begriffplanung mit der allgemeinen Geschäftsplanung verbinden, gibt es auch unterschiedliche Planungsebenen:

• Strategische Planung
• Taktische Planung
• Einsatzplanung

Und es gibt verschiedene Arten der Planung:

• Katastrophenplanung
• Nachfolgeplanung
• Krisenplanung
• Vergütungsplanung

Organisieren

Ein Manager muss in der Lage sein, Teams, Aufgaben und Projekte zu organisieren, um die Arbeit des Teams so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten. Als Einstiegsmanager organisieren Sie möglicherweise ein kleines Arbeitsteam oder ein Projektteam. Dieselben Fähigkeiten werden später in Ihrer Karriere benötigt, wenn Sie eine Abteilung oder eine neue Abteilung des Unternehmens organisieren müssen.

Natürlich gibt es viele Überschneidungen zwischen der Planung der Arbeit und ihrer Organisation. Wenn sich die Planung auf das konzentriert, was getan werden muss, ist die Organisation operativer und konzentriert sich mehr darauf, wie die Arbeit am besten erledigt wird.

Wenn Sie die Arbeit organisieren, müssen Sie:

• Ermitteln Sie die benötigten Rollen
• Weisen Sie den Rollen Aufgaben zu
• die beste Ressource (Personen oder Ausrüstung) für die Rolle bestimmen
• beschaffen Sie die Ressourcen und ordnen Sie sie den Rollen zu
• Weisen Sie den Rollen Ressourcen zu und delegieren Sie ihnen Autorität und Verantwortung.

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Team oder ein Projekt für die Verwaltung erhalten haben, müssen angehende Manager auch Büros und Datensysteme organisieren können.

Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, Personen physisch zu bewegen, um Ihr Team zusammenzubringen, aber Sie sollten es in Betracht ziehen. Auf der anderen Seite müssen Sie möglicherweise mehrere Personen in einem kleinen Bereich versetzen, und Sie müssen die Dinge organisieren, damit das Team in diesem Bereich effektiv arbeiten kann. Später in Ihrer Karriere müssen Sie möglicherweise ein Büro einrichten, um Teams aus verschiedenen Abteilungen und deren spezifischen Anforderungen unterzubringen.

Sie müssen auch in der Lage sein, alle Systeme zu organisieren, die mit den Daten umgehen, die Ihr Team zum Sammeln oder Verteilen benötigt. Heutzutage sind das wahrscheinlich Computersysteme. Sie müssen entscheiden, ob Sie beispielsweise gemeinsam genutzte Webseiten im Intranet des Unternehmens oder nur einen freigegebenen Ordner auf dem Dateiserver einrichten müssen. Wie werden Sie die Systeme so organisieren, dass jeder, der Informationen benötigt, Zugriff darauf hat (und dass es nicht für diejenigen verfügbar ist, die es nicht sehen dürfen, wie Ihre Konkurrenten)? Wenn Ihr Team etwas anderes als Informationen benötigt oder produziert, müssen Sie sich so organisieren, dass Ihr Team das erhält, was er benötigt, wann immer er es benötigt, und dass Sie anderen zur Verfügung stehen können, was Ihr Team zur richtigen Zeit produziert.

Vergiss nicht, dich selbst zu organisieren. Wir werden dies auf einer höheren Ebene in Stufe 3 der Management Skills Pyramid tun, aber selbst als Anfänger müssen Sie in der Lage sein, sich selbst, Ihre Zeit und Ihren Raum zu organisieren, damit Sie am effektivsten sind.

Denken Sie schließlich daran, dass es selten genug ist, die Dinge einmal zu organisieren. Bei ständigen Änderungen der Ressourcen, Ziele und externen Faktoren müssen Sie sich normalerweise neu organisieren, um sie anzupassen.

Direkte

Regie ist der Handlungsschritt. Sie haben die Arbeit geplant und organisiert. Jetzt müssen Sie Ihr Team anweisen, um die Arbeit zu erledigen. Stellen Sie zunächst sicher, dass das Ziel jedem Teammitglied klar ist. Wissen sie alle, was das Ziel ist? Wissen sie alle, welche Rolle sie dabei spielen, um das Team zum Ziel zu bringen? Haben sie alles, was sie brauchen (Ressourcen, Autorität, Zeit usw.), um ihren Teil zu leisten?

Ziehen Sie, drücken Sie nicht

Sie werden das Team effektiver auf Ihr Ziel ausrichten, wenn Sie sie ziehen (leiten), anstatt zu drücken (sich zurückzulehnen und Befehle zu erteilen). Sie möchten die Mitarbeiter Ihres Teams motivieren und sie dabei unterstützen und inspirieren, die Teamziele zu erreichen.

Steuerung

Einige Autoren versuchen, diese Fähigkeit "weicher" zu machen, indem sie sie "koordinieren" oder ähnliche Begriffe nennen.Ich bevorzuge den stärkeren Begriff Kontrolle, da der Manager die Aktivitäten des Teams unbedingt kontrollieren kann.

In den obigen Schritten haben Sie die Arbeit geplant, die Ressourcen so organisiert, dass sie möglichst effizient umgesetzt werden können, und das Team angewiesen, mit der Arbeit zu beginnen. Im Kontrollschritt überwachen Sie die ausgeführten Arbeiten. Sie vergleichen den tatsächlichen Fortschritt mit dem Plan. Sie überprüfen, ob die Organisation so arbeitet, wie Sie sie entworfen haben.

Wenn alles gut geht, müssen Sie nichts anderes tun als zu überwachen. Das passiert jedoch selten. Jemand wird krank, die Datenbanksorte dauert bei jeder Iteration länger als geplant, ein wichtiger Konkurrent senkt die Preise, ein Feuer zerstört das Gebäude nebenan und Sie müssen mehrere Tage evakuieren, oder ein anderer Faktor beeinflusst Ihren Plan. Der Kontrollschritt bestimmt nun, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um die Auswirkungen zu minimieren, und bringt die Dinge so schnell wie möglich zum gewünschten Ziel zurück.

Häufig bedeutet dies, dass Sie zur Planungsphase zurückkehren und die Pläne anpassen müssen. Manchmal kann eine Änderung in der Organisation erforderlich sein. und Sie müssen alle auf die neuen Ziele hinweisen und sie inspirieren. Dann kontrollieren Sie natürlich den neuen Plan und passen ihn gegebenenfalls an. Dieser Zyklus wird fortgesetzt, bis Sie die Aufgabe abgeschlossen haben.

Manager-Steuerungs-Tools

Im Kontrollschritt legen Sie Standards für Leistung und Qualität fest und überwachen, um sicherzustellen, dass sie erfüllt werden. Es stehen Ihnen so viele Tools zur Verfügung wie Dinge, die Sie überwachen müssen.

• Planungs-Tools - Mit einer Reihe von Software-Tools können Sie Ihren Zeitplan eingeben und den Fortschritt regelmäßig aktualisieren. Das Programm wird Änderungen im Zeitplan hervorheben, so dass Sie Korrekturmaßnahmen identifizieren können.
• Finanzkontrolle - Als Manager haben Sie normalerweise ein Budget. In den Berichten der Finanzabteilung erfahren Sie, wie Ihre Ausgaben (für Personen und andere Ressourcen) mit dem Plan übereinstimmen.
• Personensteuerung - Sie müssen sicherstellen, dass alle Personen in Ihrem Team wie geplant arbeiten. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie die Ursache finden und beheben. Verstehen sie das Ziel nicht? Haben sie keine Ressourcen oder Fähigkeiten, die sie brauchen? Ist die Aufgabe für sie zu groß und muss geändert oder einer anderen Ressource zugewiesen werden? Ihre Aufgabe als Manager besteht darin, Ihren Teammitgliedern Feedback zu geben, wie ihre Leistung dem Plan entspricht. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie Korrekturmaßnahmen ergreifen.