Checkliste für ein Beschäftigungsbeendigungsmeeting

Mitarbeiter verlassen Ihre Organisation aus guten und schlechten Gründen. Auf der positiven Seite finden sie neue Möglichkeiten, gehen zurück zur Schule, gehen in Rente oder landen ihren Traumjob.

Weniger positiv ist, dass sie wegen schlechter Leistung oder mangelnder Anwesenheit entlassen werden oder aufgrund eines Geschäftsabschwungs entlassen werden. In jedem Fall benötigen Sie eine Checkliste zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, damit der Mitarbeiterausstiegsprozess reibungslos verläuft. Hier ist eine Beispiel-Checkliste für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Checkliste zur Kündigung der Beschäftigung

Mitarbeitername:

Datum:

Benachrichtigen Sie die Personalabteilung

_____ HR benachrichtigen: Sobald Sie von einem Mitarbeiter Kenntnis haben und / oder einen Brief erhalten, der Sie über die Absicht des Mitarbeiters informiert, das Beschäftigungsverhältnis zu beenden, benachrichtigen Sie bitte Ihre Personalabteilung.

_____ Offizielle Mitteilung: Wenn Ihnen ein Mitarbeiter mitteilt, dass er beabsichtigt, Ihre Beschäftigung zu verlassen, bitten Sie ihn, ein Rücktrittsschreiben zu schreiben, in dem er seinen Austritt und sein Kündigungsdatum angibt. (Unternehmen verlangen eine Kündigungsfrist von mindestens zwei Wochen, wenn möglich und erwünscht.)

Berechtigungen / Zugangsbeendigung

_____Benachrichtigen Sie Ihren Netzwerkadministrator: Sobald Sie wissen, dass ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, informieren Sie Ihren Netzwerkadministrator oder einen anderen geeigneten Mitarbeiter über das Datum und die Uhrzeit, zu der der Zugriff des Mitarbeiters auf Computer- und Telefonsysteme beendet werden soll. Treffen Sie Vorkehrungen für die Weiterleitung dieser Konten, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation den Kontakt zu Kunden und Kunden nicht verliert. Deaktivieren Sie ggf. auch den Alarmcode für den Gebäudeeintrag des Mitarbeiters.

_____Behinderte Mitarbeitergebäude oder Grundstückszugang: Ab dem Kündigungstermin müssen Sie den Gebäudezugang des Mitarbeiters kündigen, unabhängig davon, ob er sofort in einer Schießsituation ist oder zu einem gemeinsam vereinbarten Enddatum. Abhängig von Ihren Zugriffsmethoden müssen Sie den Gebäudeeingabecode des Mitarbeiters deaktivieren, die Eintrittskarte deaktivieren oder die Schlüssel des Mitarbeiters abholen. Es ist sowohl in Ihrem Interesse als auch beim ehemaligen Mitarbeiter, dass er oder sie auf kein Unternehmenseigentum zugreifen kann.

Rückgabe des Eigentums

_____ Rückgabe des Firmeneigentums: Ausscheidende Mitarbeiter müssen alle Bücher und Materialien des Unternehmens, Schlüssel, Ausweise, Computer, Mobiltelefone und andere unternehmenseigene Artikel einreichen.

_____ Kennwörter: Mitarbeiter sollten ihren Vorgesetzten Passwörter und andere Informationen über den Zugriff auf Computerdateien und Telefonnachrichten zur Verfügung stellen. (Möglicherweise möchten Sie die E-Mail- und Telefonkonten für eine Weile aktiv halten, um Kundenkontakte zu tätigen.)

Status der Leistungen

_____ Urlaubsgeld und ungenutzte Krankheitszeit: Kündigende Mitarbeiter werden für nicht genutzte, aufgelaufene Urlaubszeit bis zu 30 Tagen bezahlt. Wenn der Mitarbeiter die noch nicht aufgelaufene Zeit genutzt hat, wird die Zahlung für diese Zeit an das Unternehmen vom letzten Gehaltsscheck abgezogen. (Wenn Ihr Unternehmen eine bestimmte Anzahl von Krankheitstagen festlegt und diese abgegrenzt sind, müssten Sie den Mitarbeiter auch für die angefallene Zeit bezahlen.)

_____ Statusbrief für Leistungen: Nach der Kündigung erhalten ehemalige Mitarbeiter einen Brief vom Personalbüro, in dem der Status ihrer Leistungen nach der Kündigung beschrieben wird. Dies umfasst die Lebensversicherung, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Aufwandsabrechnungspläne. (In den Vereinigten Staaten halten sich die Organisationen an das Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act von 1980 (COBRA) und gewähren den berechtigten Angestellten und ihren Angehörigen das Recht, den Krankenversicherungsplan für einen bestimmten Zeitraum auf eigene Kosten und bis zu einem bestimmten Zeitraum fortzusetzen Vollständige Kosten.)

_____ Rückzahlung von Vorschüssen: Unbezahlte Vorauszahlungen werden von der abschließenden Prüfung des Mitarbeiters abgezogen.

_____ Zahlung des geschuldeten Geldes des Angestellten: Unbezahlte Ausgaben für geschäftliche Zwecke des Unternehmens (in einer Spesenabrechnung eingereicht), unbezahlte Provisionen und Boni werden im endgültigen Gehaltsscheck bezahlt.

Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbote

_____ Überprüfung der Vertraulichkeitsvereinbarung oder Wettbewerbsverbot: Jede Vertraulichkeitsvereinbarung oder eine Nicht-Wettbewerbsvereinbarung, die der ausscheidende Mitarbeiter zu Beginn der Beschäftigung unterzeichnet hat, sollte überprüft werden, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter versteht, was erwartet wird.

Selbst wenn der Mitarbeiter ein solches Dokument nie unterschrieben hat, enthalten die meisten Mitarbeiterhandbücher eine Klausel oder einen Verhaltenskodex, wonach keine vertraulichen Unternehmensinformationen oder Geschäftsgeheimnisse weitergegeben werden. Überprüfen Sie dies und erinnern Sie den Mitarbeiter daran, dass Verstöße gegen diese Vertraulichkeit behandelt werden.

Interview beenden

_____ Vertrauliches Austrittsinterview: Ausscheidende Mitarbeiter werden aufgefordert, an einem vertraulichen Ausstellungsgespräch mit der Personalabteilung teilzunehmen. (Exitinterviews sind ein wichtiger Prozess, mit dem Sie Informationen über das Arbeitsumfeld in Ihrer Organisation sammeln können. Wenn Sie benachrichtigt werden, dass ein Mitarbeiter das Beschäftigungsverhältnis beendet, wird Ihr Personalbüro ein Exitinterview planen. Alle gesammelten Informationen sind vertraulich und werden regelmäßig zusammenfassend angezeigt bilden.

_____ Schriftliche Erlaubnis zur Referenzprüfung: Ausscheidende Mitarbeiter, die eine Beschäftigung suchen möchten, müssen ein Formular unterzeichnen, das dem Unternehmen die Erlaubnis erteilt, Referenzinformationen bereitzustellen, wenn potenzielle Arbeitgeber anrufen.

_____ Geben Sie dem Mitarbeiter ein Adressaktualisierungsformular, das ausgefüllt werden kann, wenn er umzieht. Insbesondere für große Unternehmen oder solche mit hohem Umsatz werden W-2-Produkte als nicht zustellbar zurückgegeben, wenn sich die Adresse geändert hat. Ohne neue Kontaktinformationen ist es schwierig, dem ehemaligen Mitarbeiter die erforderlichen Informationen bereitzustellen. Vergewissern Sie sich als Backup, dass die Notfallkontaktinformationen des Mitarbeiters auf dem neuesten Stand sind und Sie diese Person kontaktieren können, um sie zu finden, wenn Sie Schwierigkeiten haben, ihre W2s an sie zu senden.