Vor- und Nachteile von Arbeitszeittabellen in der Werbung

Viele Branchen verlassen sich auf Arbeitszeittabellen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu überwachen und Einkommen und Nutzen zu berechnen. Einige verwenden ein "Clocking-In" -System mit offiziellen Zeitkarten, während andere auf ein Zeitverwaltungssystem angewiesen sind, das komplizierte Details über die Art und Weise aufzeichnet, wie die Zeit täglich verbraucht wurde. Letzteres wird von Werbe-, Marketing- und Designagenturen auf der ganzen Welt verwendet.

Die Dateneingabe auf diesen Arbeitszeittabellen, die normalerweise von den Mitarbeitern der Kreativabteilung vorgenommen wird, protokolliert die Stunden, die für jeden Teil des Projekts aufgewendet wurden. Das bedeutet nicht nur die Erstellung der Kampagne, sondern auch das erste Briefing, die Präsentation der Kunden und sogar die Zeit, die in den Dreharbeiten und Produktionsstudios verbracht wurde. Nur wenn Sie ein klares Bild über die Art und Weise erhalten, wie die Zeit aufgewendet wurde, kann eine Agentur die Arbeitslast, die Abrechnungsvereinbarung für Kunden und die Aufteilung der Zeit zwischen Teams effektiv bewältigen.

Die Arbeitszeittabelle in Kürze

In den frühen Tagen der Werbung wurde, wie bei so vielen Aufgaben dieser Zeit, die Zeit manuell mit Stiften und Bleistiften (und viel Löschen) auf Papier erfasst. Heutzutage wird die Zeit in den Computer oder ein Tablet mit einer hochentwickelten Software eingegeben, die Berichte aller Arten abrufen kann. Die meisten Shops haben eine sehr ähnliche Vorlage, die Folgendes beinhaltet:

• Die Auftragsnummer
• Der Kunde
• Die momentane Aufgabe
• Alle und alle zugewiesenen Mitarbeiter
• Datum und Anzahl der geleisteten Stunden
• Der Preis pro Stunde
• Im Laufe der Zeit

Beim Starten eines Projekts für einen Kunden öffnet der Account Manager oder Traffic Manager eine Auftragsnummer und beginnt, die Stunden zu verfolgen. Diese stimmen in der Regel mit dem Angebot oder Angebot des Kunden überein und werden in Stunden unterteilt, die hauptsächlich für Forschung, Planung und Strategie, kreative Entwicklung, Produktion und Projektverwaltung aufgewendet werden.

Wenn alles nach Plan verläuft, werden die tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Stunden mit der Schätzung gut korrelieren. Dies ist jedoch normalerweise nicht der Fall. Die kreative Entwicklung verbraucht oft mehr Zeit als jeder andere Teil des Prozesses, weil sich die Richtung ändert, das Feedback der Kunden oder die Unfähigkeit, die Vorgaben zu knacken. Es kann zu einem Konfliktpunkt mit dem Kunden werden, da er nicht viel zusätzliches Geld für die Kreativzeit aufwenden möchte, da die Kreativabteilung Schwierigkeiten hat, eine Lösung zu finden.

Die Arbeitszeittabelle muss jedoch korrekt ausgefüllt werden, um die Zeit zu verfolgen und dem Kunden zu zeigen, wie das Geld ausgegeben wurde und wie die Agentur arbeitete. Es ist ein guter Weg, um zu sehen, ob einige Projekte zu arbeitsintensiv sind, um einen Gewinn zu erzielen, oder ob andere so lukrativ sind, dass Investitionen in diesen Kunden für die weitere Arbeit verdient werden. Kurz gesagt, das ist die Rolle der Arbeitszeitliste.

Pros

Hier sehen Sie, warum Arbeitszeittabellen das Lebenselixier einer Agentur sind:

• Geld: In Arbeitszeittabellen wird einer Agentur (auch intern) angezeigt, wie viele Stunden für jeden Teil jeder Kampagne erfasst wurden. Dann ist es leicht zu sehen, ob der Kundenbevorrat es wert ist oder ob es an der Zeit ist, den Kunden projektbezogen einzusetzen. Bei einer Inhouse-Agentur führt diese Zeit möglicherweise nicht direkt zu Abrechnungen, sie zeigt dem Management jedoch, wie effektiv die Zeit der Kreativabteilung genutzt wird. Wenn es entdeckt wird, verbringen sie 90% ihrer Zeit mit nur einem Aspekt des Geschäfts, der rote Fahnen erzeugen kann.

• Transparenz: Wenn Arbeitszeittabellen korrekt erstellt werden, ist es leicht zu erkennen, wo alles reibungslos funktioniert und wo Engpässe oder Ineffizienzen entstehen. Warum verbringt ein Texter die Hälfte seiner Zeit mit einem Kunden? Wenn mehr Kreative benötigt werden, können Sie durch einen kurzen Blick auf die Arbeitszeitanzeige sehen, ob die Abteilung überarbeitet ist.
• Verpflichtung und Verantwortlichkeit: Die meisten Kunden erwarten, dass eine bestimmte Anzahl von Stunden für ein Projekt aufgewendet wird. Wenn sie nicht glauben, dass der richtige Aufwand für einen Job aufgewendet wurde, können die Arbeitszeittabellen die Daten liefern, um etwas anderes zu sagen. Es ist auch eine Möglichkeit, einigen Kunden zu zeigen, wie viel Wert sie von der Agentur bekommen.

• Analyse: Die Performance in der Vergangenheit ist oft ein guter Indikator für die Zukunft. Wenn ein Kunde das Leben aus der Agentur herausnimmt und es allen zur Hölle macht, können die Daten aus den Arbeitszeittabellen zeigen, ob es sich lohnt, diesen Kunden zu behalten oder ob es Zeit ist, ihn gehen zu lassen. Auf der anderen Seite der Gleichung kann eine Agentur die Rentabilität einiger Kunden aufzeigen, die nur minimalen kreativen Aufwand erfordern, jedoch eine maximale Rendite für die Investition.

Cons

Was ist mit all diesen Pluspunkten das Problem? Nun, es gibt einen Grund, warum die Arbeitszeittabellen von fast allen außer den Zahlknechtern der Agentur verabscheut werden:

• Zeit: Viele Mitarbeiter in Agenturen, insbesondere in Kreativabteilungen, möchten sich nicht der Verwaltung widmen. Als Kreativer kann es nachteilig sein, sich von einem großartigen kreativen Brainstorming zu lösen, um Stunden zu füllen. Viele Account Manager haben die gleichen Probleme. Es ist ironisch, aber die Zeit für Arbeitszeittabellen wird selten vergeben.
• Fehler: Dies geht direkt zum ersten Punkt. Viele Creatives verlassen die Arbeitszeittabellen bis zur letzten Minute vor Ende des Monatsabrechnungsberichts. Und das bedeutet, dass die Genauigkeit eines Arbeitszeitblattes von ziemlich gut bis abschreckend ist. Es ist schwer zu merken, wie viele Minuten Sie vor zwei Wochen für einen Job aufgewendet haben, daher ist es oft ein Schätzen. Wenn alle Arbeitszeittabellen erraten werden, sind sie fast unbrauchbar.

• Schlechter Fokus: Die Zeit ist kein guter Indikator für hervorragende Werbung. Ein Geschäft könnte 40 Stunden verbringen und nichts Besonderes produzieren. ein anderer könnte arbeiten 10 und ein Meisterwerk produzieren. Stundenzettel erfassen nicht die Qualität des Denkens; Nur die Zeit, die ich damit verbracht habe.

Die Zukunft

Stundenzettel sind hier, und sie müssen manuell durchgeführt werden. Die automatisierte Zeiterfassung funktioniert nicht, da manuelles Starten und Stoppen erforderlich ist. Wenn Sie vergessen, die Uhr zu starten, verlieren Sie Stunden. Vergessen Sie, es zu beenden, und ein schlechter Kunde wird für die Arbeitsstunden in Rechnung gestellt, die für ein anderes Projekt aufgewendet wurden. Das wiederum könnte zu Problemen (und sogar zu Klagen) mit Überrechnung und zum Verlust eines wertvollen Kunden führen.

Die einzige Möglichkeit, eine gute Zeiterfassung zu gewährleisten, besteht darin, dass jeder in der Agentur mindestens zweimal täglich, mindestens vor dem Mittagessen und dann vor dem nach Hause gehen, darauf hinweist, dass die Arbeitszeitnachweise aktualisiert werden. Wenn dies geschehen ist, werden die Stundenzettel genau und hilfreich sein. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Agenturen mit Motivation kreativ werden. Finden Sie einen Weg, um den Zeiterfassungsprozess anzuregen.

Geben Sie den Mitarbeitern, die ihre Zeit genauestens dokumentieren, einen wöchentlichen Bonus oder freitags einige Stunden frei. Es mag wie eine Verschwendung von Zeit und Geld erscheinen, aber genaue Arbeitszeitnachweise können der Agentur weit mehr wert sein als ein paar Hundert Dollar hier oder dort jede Woche.