Schreiben für Business - Management und Führung

Der Zweck von Geschäftsschreiben besteht darin, Informationen an Dritte weiterzugeben oder Informationen von ihnen anzufordern. Um effektiv für Ihr Unternehmen schreiben zu können, müssen Sie vollständig, präzise und genau sein. Ihr Text sollte so geschrieben sein, dass der Leser leicht verstehen kann, was Sie ihm sagen oder fragen.

Vieles fürs Geschäft ist schlampig, schlecht geschrieben, unorganisiert, mit Jargon übersät und unvollständig. Oft ist es zu lang oder zu kurz. Alle diese Attribute tragen zu ineffektivem Business Writing bei.

Unabhängig davon, ob Sie einen Verkaufsvorschlag, eine E-Mail an Ihren Chef oder eine Bedienungsanleitung für ein Softwarepaket schreiben, es gibt bestimmte Schritte, die Sie befolgen müssen, um wirksam zu sein. Folge diesen fünf Schritten:

1. Organisieren Sie Ihr Material
2. Betrachten Sie Ihr Publikum
3. Schreibe deine Gedanken auf
4. Korrekturlesen Sie Ihr Material
5. Bearbeiten Sie Ihr Material

Organisation ist der Schlüssel

Wenn Sie Ihr Material nicht organisieren, fließt es nicht gut und es macht keinen Sinn. Schreiben kann einfach oder kompliziert sein. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, in der ein Mitarbeitertreffen angekündigt wird, müssen Sie nur Ihre Gedanken sammeln. Auf der anderen Seite müssen Sie wahrscheinlich vor dem fertigen Material einen komplexen Umriss entwickeln, wenn Sie die Ergebnisse einer bahnbrechenden pharmazeutischen Studie aufschreiben. Was auch immer die Aufgabe ist, ohne eine angemessene Organisationsebene (selbst wenn Sie Ihre Gedanken organisieren), können Sie nicht alles enthalten, was Sie brauchen, oder die wichtigsten Themen nicht hervorheben.

Durch Auslassungen oder einen falschen Fokus wird Ihre Geschäftsschrift weniger klar.

Kenne deine Zuhörer

Bevor Sie anfangen zu schreiben, denken Sie über Ihre Zielgruppe nach. Beispielsweise kann eine Präsentation über das neue 401 (k) -Programm Ihres Unternehmens die gleiche Gliederung haben, wenn sie sowohl Ihrem CFO als auch Ihren Mitarbeitern übergeben wird. Der von Ihnen angegebene Detaillierungsgrad variiert jedoch. Sie müssen auch den Ton berücksichtigen. Eine kurze E-Mail an Ihr Team, die sie an das jährliche Picknick der Firma erinnert, hat nicht den gleichen Ton wie Ihr Schreiben bezüglich des Jahresberichts Ihres Unternehmens.

Denken Sie auch daran, dass Sie effektiver mit Ihrem Publikum kommunizieren, wenn Sie sich auf das konzentrieren, was Sie hören möchten, und nicht auf das, was Sie sagen möchten.

Ein Wort über gutes Schreiben

Gute Schriftsteller haben unterschiedliche Schreibweisen. Manche schreiben lieber alles aus und gehen dann zurück und bearbeiten sie. Andere ziehen es vor, sie zu bearbeiten. Manchmal variiert ihr bevorzugter Stil, je nachdem, was sie schreiben.

Achten Sie beim Schreiben (oder beim Bearbeiten) auf die Länge. Sie sollten genug Wörter verwenden, um Ihre Bedeutung klarer zu machen, aber verwenden Sie keine unnötigen Wörter, nur um sie blumig zu machen. Geschäftsschreiben muss klar und prägnant sein, nicht wortreich und blumig. Denken Sie daran, dass niemand im Geschäft mehr Zeit hat, als nötig zu lesen.

Machen Sie Ihr Stück auf der anderen Seite nicht zu kurz. Sie müssen genug schreiben, damit Ihre Bedeutung klar ist und nicht missverstanden wird. Stellen Sie sich vor, ein Ausrüstungsgegenstand in einem Lagerhaus wurde als "gebraucht, aber gut" bezeichnet. Es wäre unklar, ob das Gerät häufig verwendet wurde oder dass das Gerät nicht mehr neu, aber noch funktionsfähig war. Ein paar zusätzliche Wörter hätten die Bedeutung klar gemacht. Vermeiden Sie auch die Verwendung von Jargon oder Abkürzungen, da diese für verschiedene Leser unterschiedliche Bedeutungen haben können.

Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Verfasser das gesamte geschriebene Material, auch E-Mails, korrigieren und bearbeiten.

Korrekturlesen und Bearbeiten

Unabhängig von Ihrem Schreibstil müssen alle Verfasser das gesamte geschriebene Material, auch E-Mails, korrigieren und bearbeiten. Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, Korrekturlesen Ihrer Arbeit. Möglicherweise müssen Sie es dann bearbeiten. Beim Korrekturlesen lesen Sie erneut, was Sie geschrieben haben, um sicherzustellen, dass alle Wörter in Ihrem Kopf korrekt auf dem Papier erscheinen. Da unser Gehirn schneller arbeitet als unsere Finger, können Sie Wörter weglassen, ein Ende weglassen oder das falsche Homonym verwenden (z. B. "dort" anstelle von "ihrem"). Beim Korrekturlesen werden diese Fehler aufgefangen. Offensichtlich ist das Korrekturlesen einer einzeiligen E-Mail ganz einfach. Ein Blick auf sie während der Eingabe kann ausreichend sein.

Wenn Sie jedoch eine Bedienungsanleitung schreiben, wird das Korrekturlesen komplizierter und dauert länger.

Nachdem Sie Ihr Material Korrektur gelesen haben, ist es Zeit für die Bearbeitung. Manchmal können Korrekturlesen und Editieren gleichzeitig durchgeführt werden, es ist jedoch effektiver, wenn sie nacheinander ausgeführt werden.

Der Grund, den Sie bearbeiten, besteht darin, das Geschriebene zu korrigieren oder zu ändern, um das Material besser klingen (und lesen) zu lassen. Beim Schreiben für das Geschäft bedeutet dies, die Fehler zu korrigieren und den Text so klar und kurz wie möglich zu gestalten.

Du schreibst keinen Roman

Wenn Sie geschäftlich schreiben, schreiben Sie nicht den nächsten "großen amerikanischen Roman". Ihr Schreiben sollte so beschreibend sein wie nötig, aber Sie müssen keine lebendigen Wortbilder mit vielen großen Wörtern und Sprechfiguren malen. Wenn Sie "Glashäuser" meinen, schreiben Sie nicht Glaskörper, "schreiben Sie" Glashäuser.