5 Unterschiede zwischen Projekten und Business as Usual

Arbeitest du an einem projekt Oder gehört das, was Sie tun, zum Tagesgeschäft Ihres Unternehmens?

Wenn ich mit Leuten in Teams spreche, sagen sie mir oft, dass sie sich nicht sicher sind, ob sie an einem Projekt oder einer Business as usual-Funktion arbeiten. Beides ist in einer Organisation erforderlich und gleichermaßen gültig. Es hilft jedoch zu verstehen, woran Sie arbeiten, damit Sie besser sehen können, wo es in die Organisation passt.

Es gibt fünf Hauptunterschiede zwischen Projektarbeit und üblicher (oft als BAU abgekürzter) Arbeit.

Ändern oder Identifizieren von Unternehmen

Erstens gibt es einen Unterschied im Umgang mit Änderungen.

Business as usual führt das Geschäft. Sie halten das Licht an, bedienen Kunden und treffen Ziele. BAU-Teams sind auch die Ersten, die wissen, wenn die vorhandenen Prozesse nicht funktionieren und nicht mehr nützlich sind. In diesem Fall identifizieren die BAU-Teams den Änderungsbedarf.

Ein Manager kann im Rahmen einer strategischen Überprüfung vorschlagen, welche Änderungen vorgenommen werden müssen, damit eine Einheit ihre Ziele erreicht. Oder ein Teammitglied kann einen Änderungsvorschlag machen. Am anderen Ende des Spektrums liegt möglicherweise ein vollständiger Business Case vor, der von einem Senior Manager erstellt wurde, um die Änderungen bereitzustellen, die erforderlich sind, damit die Division ihre Jahresziele erreicht.

Es geht nicht nur darum, Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Diejenigen, die in BAU-Rollen arbeiten, können auch erkennen, dass Veränderungen aufgrund von Änderungen im regulatorischen Rahmen oder als Teil des Wettbewerbsumfelds für die Organisation von wesentlicher Bedeutung sind. Die Mitarbeiter an der Front arbeiten an der Umsetzung von Strategien und wissen, was anders sein soll, um dorthin zu gelangen.

Andererseits helfen Projekte, all diese Änderungen umzusetzen. Projekte liefern Änderungen an und durch die BAU-Funktionen mithilfe des Projektmanagements. Wir klären, was Projektmanagement weiter bringt. Die Projektorganisation arbeitet daran, die von den BAU-Teams ermittelten Veränderungen umzusetzen. Dies geschieht, sobald das Projekt einen Genehmigungsprozess durchlaufen hat. Dies ist normalerweise ein Geschäftsfall und eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung.

Das heißt nicht, dass Personen in einer Projektrolle niemals Verbesserungen der Geschäftspraxis vorschlagen können, aber sie tun dies eher in ihrer Rolle als Mitarbeiter als Teil ihrer Projektrolle.

Diese Aufteilung, die Sie auch als "Das Geschäft ändern, das Geschäft leiten" zusammenfassen, ist auch am Ende von Projekten spürbar. Die Änderung, die ein Projekt durchführt, besteht darin, eine Ausgabe zu liefern. Das könnte eine neue Software sein, ein Gebäude, ein neuer Dienst oder etwas anderes. Das BAU-Team ist dafür verantwortlich, dies zu nutzen und Nutzen daraus zu ziehen. Mit anderen Worten, das Projekt bietet die Möglichkeit, Vorteile zu erzielen, und die BAU-Betriebe nutzen diese Möglichkeit, um die Vorteile zu erzielen.

Management vs. Risikominderung

Damit die Funktionen von Business as usual effektiv sind, bemühen sich die BAU-Teams, alle Risiken für den Betrieb zu minimieren. Es ist eine gute Sache, die Unsicherheit aus dem Geschäft zu nehmen, um die Stabilität der Organisation und wiederholbare Prozesse zu verbessern.

Projekte sind aufgrund ihrer Einzigartigkeit und Unsicherheit mit einem gewissen Risiko verbunden. Das Unternehmen schafft einen Sprung ins Unbekannte, indem es nur ein Projekt durchführt, das Veränderungen einführt und etwas liefert, das vorher nicht da war.

Projektteams gehen daher anders mit Risiken um als BAU-Teams. Projektmanager versuchen, sowohl positive als auch negative Risiken zu managen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies könnte die Risikominderung umfassen, um zu versuchen, die Wahrscheinlichkeit zu begrenzen, dass dies eintreten wird, schließt jedoch auch andere Risikomanagementstrategien ein. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie jemals ein Risiko für ein Projekt auslöschen. Möglicherweise können Sie dies jedoch aus betrieblichen Gründen für Ihre BAU-Arbeit tun.

Einer ist zeitgebunden, der andere ist fortlaufend

Projekte haben ein Start-, Mittel- und Enddatum und sind eine einmalige Veranstaltung. Dies ist der Projektlebenszyklus. Tatsächlich ist das wichtigste Merkmal eines Projekts, dass es abgeschlossen ist. Während dieser Zeit arbeiten der Projektmanager und das Team am Projekt. Am Ende wird das Team aufgelöst.

Die BAU hört nicht auf und geht weiter. Sie können natürlich eine Funktion schließen oder einen Prozess stoppen, wenn dies für das Unternehmen nicht mehr erforderlich ist - obwohl dies als Projekt verwaltet würde! Eine BAU-Funktion erzeugt laufende Arbeiten ohne vorhersehbares Enddatum.

Kapitalisieren oder nicht kapitalisieren

Projekte können aktiviert werden und oft auch nicht von der BAU - Sie verlassen sich auf die Betriebskosten für Ihre laufende Geschäftstätigkeit wie gewohnt. Mit anderen Worten, die Bilanzierungsmethoden für Projekte und andere Aufgaben sind unterschiedlich.

Die Projektfinanzierung bezieht sich häufig auf die Inbetriebnahme eines Vermögenswerts - das heißt, die Kosten können aktiviert werden. In einigen Fällen können Sie, abhängig davon, wo Sie sich auf der Welt befinden und von Ihren lokalen Rechnungslegungsvorschriften, sogar Projektkosten unter dem Strich veranschlagen.

Die BAU-Kosten gelten normalerweise als Betriebskosten und werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens erfasst.

Projektfinanzierung und Unternehmensfinanzierung sind im Allgemeinen ein sehr spezieller Bereich. Lassen Sie sich daher am besten von Ihren Finanzexperten beraten, bevor Sie sich ein Urteil darüber bilden, was in Ihrer Organisation aktiviert werden soll und was nicht. Die Rechnungslegungsregeln variieren je nach Land und sogar nach Organisation, in der einzelne Unternehmen bestimmte Prozesse und Vorgehensweisen haben.

Im Zweifelsfall immer nachsehen!

Funktionsübergreifende vs. funktionale Teams

Schließlich gibt es einen großen Unterschied in der Zusammensetzung der Projektteams. An Projekten sind in der Regel multidisziplinäre Expertenteams beteiligt, die zu einem bestimmten Ergebnis zusammengeführt werden. Es ist wichtig zu wissen, wie man ein Projektteam motiviert, da möglicherweise nicht jeder von Anfang an das spezifische Ziel kennt. Wenn die Leute kein klares Verständnis dafür haben, woran sie arbeiten, dann neigen sie dazu, nicht ihre beste Arbeit zu leisten.

Projektteams setzen sich aus Personen zusammen, die bestimmte Rollen ausfüllen. Dies sind keine Berufsbezeichnungen, sondern Positionen innerhalb des Projekts mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Die Hauptrollen in einem Projektteam sind:

• Projektsponsor
• Projektmanager
• Leitender Lieferant (die Organisation, die für die Ausführung der Arbeit verantwortlich ist, bei der es sich um ein internes Team wie die IT oder einen externen Auftragnehmer oder Lieferanten handeln kann)
• Kunde (dies kann ein interner Kunde sein, z. B. ein anderer Abteilungsleiter, oder in einer Kundendienstorganisation der Kunde, für den Sie das Projekt liefern)
• Sachverständige (Personen, die entweder für die Dauer des Projekts oder für einen Teil des Projekts in das Team aufgenommen wurden und mit ihrem Fachwissen zum Erfolg des Projekts beitragen).

Erfahren Sie mehr über die Rollen in einem Projektteam.

Die Arbeit der BAU wird hingegen von Funktionsteams geleitet. Sie sind Experten für sich, aber als Abteilung zusammengefasst. Normalerweise gibt es weniger funktionsübergreifende Überschneidungen mit anderen Abteilungen als mit Projektteams.

Es ist normalerweise sehr klar, woran die BAU-Teams arbeiten sollen, und die Ziele sind klar. Sie haben Ziele definiert und eine Vision für die Rolle, die die Abteilung im Unternehmen spielt. Ein Beispiel wäre ein Kundendienstteam, das als Teil einer größeren Kundendienstabteilung Anrufe und E-Mails von Kunden zu Ihrem Produkt bearbeitet.

Es ist kompliziert, weil es Überlappungen geben kann. Ein Teamleiter in diesem Call Center ist beispielsweise ein Spezialist auf diesem Gebiet. Sie können zu einem Projektteam abgeordnet werden, um ein Arbeitspaket und die Ressourcen für die Bereitstellung eines Teils eines Projekts zu verwalten, der sich auf den Kundenkontakt bezieht. In ihrer Projektarbeit übernehmen sie jedoch die Rolle des Fachexperten und nicht des Teamleiters für den Kundendienst. Als Mitglied des Projektteams sind sie für ihren Teil des Projektbudgets verantwortlich und haben ein hohes Maß an Diskretion darüber, wie die Arbeit ausgeführt wird, um die Endziele zu erreichen.

Sie haben dies möglicherweise nicht in ihrer BAU-Rolle.

BAU und Projektkonflikte

Projektarbeit und BAU-Arbeit können gut nebeneinander sitzen, aber es kann oft zu Spannungen kommen. Dies geschieht, weil Projekte versuchen, den Status Quo zu ändern. Der Status Quo funktioniert ziemlich gut und zum größten Teil mögen die Menschen keine Veränderungen.

Zweitens kann es zu Loyalitätskonflikten kommen, wenn Sie Leute bitten, sich Ihrem Projektteam anzuschließen. Ist ihre erste Verantwortung für ihre tägliche Arbeit oder für das Projekt? Klare Ziele und ein starkes Engagement des Managements für das Projekt können hier Abhilfe schaffen und die Kommunikationswege offen halten, damit sie wissen, welche Prioritäten gesetzt werden sollten.

Drittens hat die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs immer Vorrang. Dies hat Auswirkungen auf Projektteams, deren Finanzierung möglicherweise gekürzt wird, deren Schlüsselressourcen auf die BAU-Rollen reduziert werden und deren Zeitrahmen sich verzögert, da der laufende Betrieb der Organisation immer mehr in den Mittelpunkt rückt.

Projektmanager können sich darüber ärgern, aber es wird immer so sein, und das sollte auch so sein. Es macht keinen Sinn, ein fantastisches Projekt zu liefern, wenn das Unternehmen in der Zwischenzeit pleite gegangen ist und niemand mehr übrig ist, um das zu nutzen, was Sie gebaut haben!

Unter Berücksichtigung dieser Richtlinien sollte es leicht erkennbar sein, ob Sie an Projekten oder an der BAU oder an beiden arbeiten.