So machen Sie ein normalerweise langweiliges Arbeitstreffen spannender

Meetings sind ein unvermeidlicher Teil eines Unternehmens. Sie tauschen Informationen aus, erarbeiten Ideen, lösen Lösungen und erstellen Prozesse und Systeme. Das Problem ist, dass viele dieser Meetings schmerzlich langweilig sind, was bedeutet, dass die Leute, die anwesend sind, ihr Gehirn ausschalten.

Wenn die Leute nicht aufmerksam und fokussiert sind, ist das Treffen nur eine Verschwendung von Zeit für jedermann. Wie können Sie langweilige Meetings spannender machen, damit sie etwas erreichen? Hier sind 5 praktische Tipps:

SmartPhones verbieten

Ja, das ist so, als würde man den Leuten sagen, ihre Kinder in die Höhle der Wölfe zu werfen, bevor sie zu dem Treffen kommen. Die Leute werden darauf bestehen, dass sie ihre Telefone haben müssen - schließlich könnte ein Notfall eintreten. Ja. Die Welt könnte während Ihres vierteljährlichen Planungstreffens ein Ende haben, aber es ist unwahrscheinlich.

Das Problem der heutigen Technologie besteht darin, dass Sie sich auf das konzentrieren können, was nicht vor Ihnen liegt - das Meeting. Das Lustige ist, wenn sich die Leute den Personen, die sie während Ihres Meetings SMS schickten, von Angesicht zu Angesicht sahen, würden sie jemand anderen eine SMS schicken. Telefone bleiben an den Schreibtischen.

Ohne das Telefon passieren zwei Dinge während Ihres Meetings. Sie sind gezwungen, in der Gegenwart zu bleiben, und Ausfallzeiten werden für die Kommunikation mit den anderen Teilnehmern aufgewendet. Warum ist das wichtig? Weil Sie Ihre Meetings interessanter finden, wenn Sie Ihre Kollegen kennen.

Wie lernst du sie kennen? Indem du mit ihnen redest. Was machst du, wenn du dein Handy hast? Du sprichst nicht mit den neuen Leuten.

Vorbereiten, Vorbereiten, Vorbereiten

Eine Besprechung, bei der der Leiter oder Moderator zu spät kommt, hat keine Agenda und ist langweilig und langweilig. Ein gut vorbereitetes Meeting kann faszinierend und einnehmend sein. Wenn der Leiter einen Plan und einen Zweck hat, wird das Treffen interessanter. Wenn es keine Richtung oder kein Ziel gibt, ist das Treffen nicht interessant.

Der andere Teil der Vorbereitung ist die Verbesserung Ihrer Fähigkeiten. Sie haben an Meetings teilgenommen, die produktiv und interaktiv waren und Sie das Gefühl hatten, Sie könnten große Dinge vollbringen. Und Sie haben an Besprechungen teilgenommen, bei denen Sie ziemlich sicher sind, dass Sie niemandem fehlen würde, wenn Sie einschlafen, und Sie nichts Wichtiges verpassen würden. Der Unterschied ist die Person, die die Besprechung leitet.

Wenn Ihre Besprechungen langweilig sind, werfen Sie einen Blick in den Spiegel. Finden Sie einen Weg, um sich zu verbessern. Sie können an einem formellen Kurs teilnehmen (Ihre Personalabteilung kann Ihnen mit Vorschlägen behilflich sein), Sie können von einem Kollegen, dessen Besprechungsfähigkeiten Sie bewundern, Feedback und Unterstützung anfordern, oder Sie können einen Online-Kurs besuchen. Es steht Ihnen viel Hilfe zur Verfügung, und viele davon sind kostenlos, wenn Sie Ihre üblichen langweiligen Meetings spannender gestalten möchten.

Jeder nimmt teil

Warum sollten alle mitmachen? Nun, denn wenn eine Teilnahme nicht erforderlich ist, können Sie das gesamte Problem per E-Mail bearbeiten. Ernst. In seltenen Fällen müssen Sie eine Gruppe einholen, um Informationen zu übermitteln.

Ja, es gibt einige Dinge wie Massenentlassungen oder eine vollständige Unternehmensumstrukturierung, die besser funktionieren, wenn ein Manager mit der gesamten Gruppe spricht, aber in den meisten Fällen sollten Meetings immer interaktiv sein.

Wie interaktiv Nun, das hängt vom Zweck des Treffens ab. Wenn es sich um eine Brainstorming-Sitzung handelt, sollte jeder sprechen. Wenn jemand nicht spricht, wenden Sie sich an diese Person. Introvertierte mögen diese Art von Besprechungen nicht mögen - und Sie sollten Besprechungen keinen hohen Druck auf Introvertierte ausüben, indem Sie sie vor Ort platzieren.

Ihre Meeting-Kultur muss jedoch sicherstellen, dass alle an diesen Brainstorming-Sitzungen teilnehmen, und sie sollten wissen, dass ihre Teilnahme im Voraus erforderlich ist.

Wenn es sich um ein Planungsmeeting, ein Zielsetzungsmeeting oder sogar ein vierteljährliches Berichtssitzungsgespräch handelt, sollte Zeit für Eingaben vorhanden sein, ob Sie Fragen stellen oder Kommentare abgeben möchten. Die Atmosphäre muss zur Teilnahme anregen, jedoch mit einigen Einschränkungen (siehe unten).

Lassen Sie keine Person dominieren

Wenn Sie die Besprechung leiten, sollten Sie am meisten sprechen. Nach Ihnen möchten Sie jedoch nicht, dass eine andere Person das Gespräch dominiert. Das kann ein Treffen langweilig machen. Denken Sie daran, Kommentare umzuleiten, und rufen Sie die Personen auf, von denen Sie wissen, dass sie Experten auf diesem Gebiet sind, um einen zwanghaften Sprecher zu verbreiten.

Zum Beispiel, wenn Jane ihren vierten Kommentar abgegeben hat und einen fünften Rang erreicht, schneiden Sie sie so gut wie möglich ab, indem Sie sagen: „Danke, Jane, wir kennen Ihre Position. Ich würde gerne hören, was Karen zu sagen hat. Und Jim und Bob hatten noch keine Gelegenheit zu sprechen.

Manchmal müssen Sie vor einer Besprechung mit den Janes Ihres Büros sprechen, um sie daran zu erinnern, dass der Sinn, als Gruppe zusammenzukommen, darin besteht, Ideen mit allen zu teilen. Wenn sie dominiert, ist die Besprechung nicht so erfolgreich. Oder im Anschluss an das Meeting funktioniert es auch gut, da Sie bei Bedarf frische Beispiele haben werden.

Menschen, die sich die Zeit genommen haben, an einem Meeting teilzunehmen, das ihr Wissen und ihre Erfahrung mitbringt, verdienen die Gelegenheit, zu sprechen und ihre Meinungen zu teilen. Als Leiter können Sie lernen, das Verhalten zu steuern, das die Besprechung unterminiert.

Machen Sie umsetzbare Gegenstände

Eine Besprechung, die ohne Aktionen endet, war nur Zeitverschwendung. Es ist ein Info-Dump. In diesem Fall war ein Meeting nicht der beste Weg, um fortzufahren. Ein interessantes und aufregendes Meeting endet mit den Dingen, die Menschen tun können und sollten - entweder um ihre individuellen Ziele oder die Unternehmensziele zu erreichen oder idealerweise beides. Wenn die Leute nicht wissen, was ihre nächsten Schritte sind, ist die Besprechung fehlgeschlagen.

Zusätzlich zu den umsetzbaren Elementen muss ein Follow-up durchgeführt werden. Es kann in einem zweiten Meeting oder einzeln stattfinden, muss aber geschehen. Die Leute werden ausschalten, wenn sie wissen, dass die Aktionselemente alle für Show sind.

Meetings ersetzen nie die Reise nach Disneyland für Aufregung, aber Sie können sie aufregender, interessanter und produktiver gestalten. Nehmen Sie diese fünf Änderungen vor und Sie werden Ihre üblichen langweiligen Meetings für die anwesenden Personen spannender machen. Und das ist gut für den Erfolg Ihrer Organisation.