Wie schreibe ich eine Angebotsanfrage oder ein RFP?

Eine Angebotsanfrage, manchmal auch als RFP oder RFQ ("request for quotation") bezeichnet, ist ein Dokument, das ein Unternehmen ausstellt, wenn es ein Produkt kaufen möchte und seine Spezifikationen der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen möchte. Dies ist normalerweise der Fall, wenn mehrere Unternehmen auf die Arbeit bieten und die Ausschreibung zu wettbewerbsfähigeren Preisen einlädt. Wenn Sie die RFP jedoch nicht richtig vorbereiten, können Sie mit Ihrer Anstrengung Gebote erzeugen, die Zeitverschwendung bedeuten, oder, schlimmer noch, überhaupt keine Gebote. So erstellen Sie eine RFP, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Schwierigkeit: Durchschnittlich

Erforderliche Zeit: Einige Tage

Die 12 Schritte

1. Mach deine Hausaufgaben:Finden Sie heraus, was Sie brauchen, was Sie wollen und was möglich ist, bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Ausschreibung beginnen. Geben Sie kein RFP für eine Maschine aus, die 1.500 Widgets pro Stunde produzieren kann, wenn Sie noch nie mehr als 25 im Monat verkauft haben. Es macht keinen Sinn, eine RFP für ein Auto mit hoher Leistung auszustellen, wenn ein Bote mit dem Fahrrad genauso schnell durch den Verkehr kommt.
2. Unterscheiden Sie zwischen Ihren Bedürfnissen und Wünschen: Wenn Sie eine Anwendung kaufen möchten, mit der Bilder zwischen der Zentrale und Ihren Transportern auf der Baustelle übertragen werden können, geben Sie möglicherweise die Anzahl der pro Sekunde benötigten Bilder, die maximale Größe der benötigten Bilder und die erforderliche Auflösung an. Es mag zwar schön sein, diese Bilder in Farbe zu haben, aber entscheiden Sie, ob dies wirklich notwendig ist. Wenn Sie wirklich etwas Bestimmtes benötigen, verwenden Sie Wörter wie "wird", "soll", "müssen". Dies zeigt an, dass dies die Anforderungen sind. Spezifikationen, die lediglich "Wünsche" sind, sollten durch Wörter wie "können", "können" und "optional" gekennzeichnet werden.

1. Entscheiden Sie, wie der Gewinner aussehen wird: Die Vorschläge, die Sie als Antwort auf Ihre RFP erhalten, unterscheiden sich. Jedes antwortende Unternehmen hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Einige konzentrieren sich auf die niedrigsten Kosten. Andere konzentrieren sich auf beste Qualität. Und andere bieten ein komplettes Feature-Set. Entscheiden Sie sich im Voraus, wonach Sie suchen - die niedrigsten Kosten, die schnellste Lieferung oder eine Kombination aus beiden.
2. Organisieren Sie das DokumentAlles, was Sie für das Business schreiben, sollte gründlich durchdacht und organisiert werden. Eine Gliederung ist ein guter Anfang. Zumindest benötigen Sie Abschnitte für eine Einführung, Anforderungen, Auswahlkriterien, Zeitpläne und Prozesse. Viele dieser Abschnitte enthalten Unterabschnitte.

1. Schreiben Sie die EinleitungHier erklären Sie potenziellen Bietern, warum Sie die RFP veröffentlichen und was Sie damit erreichen möchten. Die Einleitung kann auch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte enthalten, die den anderen Abschnitten entnommen wurden, einschließlich des Fälligkeitsdatums. Die Einführung eines RFP für ein Bildübertragungssystem könnte etwa wie folgt lauten: "Das Unternehmen XYZ fordert Vorschläge für ein äußerst zuverlässiges, benutzerfreundliches System, mit dem Bilder vom Hauptbüro zu Transportern in der gesamten Metropolregion übertragen werden können. Responsive Gebote muss bis Montag, 5. März 2007, um 8.00 Uhr PST eingegangen sein. "

1. Erläutern Sie die Anforderungen: Dieser Abschnitt ist einer der wichtigsten und dauert normalerweise die meiste Zeit. Sie müssen die Größe und Klarheit der zu übertragenden Bilder sowie die erforderliche Geschwindigkeit angeben. Seien Sie konkret, sagen Sie den Bietern jedoch nicht, wie die Arbeit ausgeführt werden soll, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist. Sie können diesen Teil in Unterabschnitte aufteilen. Zum Beispiel (a) Bildgröße und -qualität (b) Übertragung, die sowohl die gewünschte Geschwindigkeit als auch Anforderungen enthalten kann, die die Übertragung sicher machen (c) gewünschte Optionen, wobei Sie die Farbe als erwünschte Option angeben können.

1. Auswahlkriterium: Hier sagen Sie den Bietern, wie Sie das gewinnende Gebot auswählen. Sie können so viel oder so wenig preisgeben, wie Sie möchten. Es ist eine gute Idee, einen Satz wie "Der gewinnende Bieter wird, sofern vorhanden, nur durch das Urteil der XYZ Company ausgewählt." Möglicherweise möchten Sie eine Tabelle erstellen, in der jedes Gebot in jeder Kategorie einen bestimmten Punktebereich erhält.Lassen Sie ein Team dann das beste Gebot aus den drei besten Ergebnissen auswählen.
2. Zeitleisten: Dieser Abschnitt teilt den Unternehmen mit, wie schnell sie handeln müssen und wie lange der Prozess voraussichtlich dauern wird. Seien Sie vernünftig, wenn Sie Ihre Fristen festlegen. Fragen Sie nicht nach Vorschlägen für komplexe Systeme, sondern geben Sie den Bietern nur wenige Tage Zeit, um zu antworten. Lassen Sie sich mehr Zeit, um ein Gebot vorzubereiten, wenn Ihr RFP groß ist, wenn der gewünschte Kauf kompliziert ist oder wenn Sie eine sehr detaillierte Antwort benötigen. Hier können Sie den Bietern auch mitteilen, wie lange der Bewertungsprozess dauert, wenn sie benachrichtigt werden, wenn sie erfolgreich waren, und wie schnell sie liefern müssen, was sie versprochen haben.

1. Verarbeiten: In diesem Abschnitt wird erläutert, wie der Prozess abläuft: vom Senden der RFP über die Vergabe des Auftrags bis zum Beginn der Arbeiten. In diesem Abschnitt wird möglicherweise Folgendes angegeben: "Gebote sind zu dem in Schritt 8 oben angegebenen Datum fällig. Alle Gebote werden überprüft, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen und ansprechend sind. Alle ansprechenden Gebote werden in X-Kategorien bewertet (Sie können die Kategorien ggf. benennen.) Sie wünschen) und die drei wichtigsten Gebote werden vom Vorschlags-Team zur Auswahl des Bieters und eines Alternativgebers bewertet. Die Verhandlungen mit dem Bieter werden voraussichtlich innerhalb von zwei Wochen zu einem Zuschlag führen. "

1. Legen Sie fest, wie die RFP gesendet werden soll: Die meisten RFPs werden verschickt, müssen aber nicht sein. Sie können eine Angebotsanfrage per E-Mail senden oder auf der Website Ihres Unternehmens veröffentlichen. Geben Sie einfach den Namen (oder die Gebotsnummer) an, den die Bieter verwenden sollen, um die RFP zu identifizieren, auf die sie antworten.
2. Entscheiden Sie, wer die RFP erhalten soll: Möglicherweise haben Sie bereits die Lieferanten identifiziert, bei denen Sie einkaufen möchten. Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise sogar über eine Liste akzeptabler Anbieter. Wenn nicht, können Sie mögliche Anbieter über Ihr professionelles Netzwerk finden, indem Sie online suchen oder indem Sie vertrauenswürdige Anbieter anderer Materialien nach ihren Empfehlungen fragen. Beschränken Sie die Liste Ihrer Empfänger nicht nur auf große Unternehmen oder etablierte Anbieter. Möglicherweise finden Sie bessere Ideen und noch bessere Preise bei kleineren Anbietern, die oft mehr darauf aus sind, Ihr Unternehmen zu gewinnen.

1. Benachrichtigen Sie den Gewinner: Nachdem Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben, ist es Zeit, den Sprung zu wagen und die erfolgreiche Ausschreibung mitzuteilen, dass es Zeit ist, mit dem Projekt fortzufahren.