Einfache Schritte zum Erstellen eines Projektbudgets

Erfahrene Projektmanager und diejenigen, die in großen Unternehmen arbeiten, verfügen über Software und Buchhalter, die ihnen helfen, Projektbudgets zusammenzustellen. Aber was ist, wenn Sie es nicht tun? Wenn Sie eine leere Tabelle oder eine E-Mail von Ihrem Projektsponsor anstarren, in der Sie aufgefordert werden, die finanziellen Mittel für das Projekt zusammenzustellen, ist dieser Artikel für Sie bestimmt.

Wir betrachten die fünf Dinge, die Sie zum Erstellen eines grundlegenden Projektbudgets machen müssen.

Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste

Nehmen Sie zunächst Ihre Projektaufgabenliste. Möglicherweise haben Sie auch eine Struktur für einen Projektzusammenbruch. Wenn Sie eine haben, ist es am besten, diese zu verwenden. Eine Aufgabenliste reicht jedoch aus, solange sie alles umfasst, was Sie im Projekt tun müssen.

Wenn Sie keine Aufgabenliste haben, ist es an der Zeit, eine Aufgabenliste zu erstellen. Schreiben Sie alles auf, was Sie tun müssen, und was Sie vor dem Abschluss des Projekts erstellen, erstellen oder abschließen müssen. Es muss nicht in einer bestimmten Reihenfolge sein, aber es muss alles enthalten.

Schließlich müssen Sie in diesem Schritt mit Ihrem Projektteam Ideen sammeln, da Sie sicherlich etwas vergessen haben. Viele Köpfe sind besser als einer!

Schätze jede Komponente

Gehen Sie nun Ihre Liste durch und ermitteln Sie den Preis für jeden Artikel. Eine Aufgabe, die besagt, "Besprechungen einrichten, um die Anforderungen zu besprechen", kann beispielsweise die Beschaffung und Einstellung von Mitarbeitern, die Besprechungsräume oder den Kauf von Ressourcen umfassen, die Sie benötigen, beispielsweise einen Projektor oder einen Flip-Chart-Stift. Damit verbunden sind Kosten, also fordern Sie die Preise für Ihre Raummiete und die andere Ausrüstung an und notieren Sie sich diese.

Tun Sie dies für alles auf der Aufgabenliste, so dass Sie für jeden Artikel einen Preis erhalten. Für einige Projektaufgaben ist möglicherweise kein Preis festgelegt, und das ist in Ordnung.

Fügen Sie zusammen Schätzungen hinzu

Addieren Sie anschließend alle Ihre Schätzungen. Dies ist am einfachsten, wenn Sie eine Liste mit Elementen in einer Kalkulationstabelle erstellen, die Kosten in der nächsten Spalte addieren und dann die Spalte unten summieren. Lassen Sie die Kalkulationstabelle für Sie rechnen! Es wird Ihre Kalkulationstabelle.

Es ist eine gute Idee, Ihre Kosten auch in Kategorien zu gruppieren, sodass Sie leicht erkennen können, wo der Großteil des Geldes fließt. Verwenden Sie Kategorien wie "Projektstart", "Infrastruktur" oder "Schulung". Wählen Sie Gruppierungen aus, die im Kontext des Projekts etwas bedeuten.

Fügen Sie Eventualität und Steuern hinzu

Es wäre großartig, wenn Sie eine Kristallkugel hätten und diese Kosten mit einer Genauigkeit von 100% vorhersagen könnten, aber Sie sind sich wahrscheinlich nicht sicher, ob Sie das können! Hier kommt Kontingenz ins Spiel. Es ist ein Fonds, der darauf basiert, wie sicher Sie sich fühlen, dass Sie die Schätzungen richtig getroffen haben. Es bezieht sich nicht auf eine bestimmte Aufgabe. Es handelt sich um einen "Notfalltopf" für den Fall, dass Sie etwas falsch verstanden haben oder aus Versehen etwas ausgelassen haben.

Wenn Sie nicht wissen, wie viel Kontingenz Sie hinzufügen müssen, sollten Sie für 10% der in Schritt 3 erstellten Gesamtmenge aufkommen. Es ist ein nicht wissenschaftliches Gutachten, das viele Projektmanager verwenden, und gibt Ihnen in Ihrem Budget ein bisschen Abfederung du brauchst es.

Fügen Sie unten in Ihrer Budgettabelle eine Zeile mit der Bezeichnung "Kontingenz" hinzu und geben Sie den Prozentsatz an, den Sie verwendet haben.

Vergessen Sie nicht, Umsatzsteuern oder andere Steuern hinzuzufügen, die nicht explizit bereits in den Einzelpostenberechnungen enthalten sind.

Addieren Sie alles zusammen und das ist Ihr endgültiger Budgetbetrag.

Erlaubnis bekommen

Das letzte, was Sie tun müssen, ist, dass Ihr Manager oder Ihr Projektsponsor Ihr Budget genehmigt. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie Sie sie zusammenstellen und welche Elemente Ihr Gesamtbudget ausmachen.

Das ist es! Die Projektbudgetierung ist eine wesentliche Fähigkeit zum Projektmanagement. Mit diesem Leitfaden können Sie ein Projektbudget erstellen.