Assistent des Vorstands Assistent Beschreibung: Gehalt, Fähigkeiten und mehr

Direktionsassistenten sind Verwaltungsassistenten oder Sekretärinnen insofern ähnlich, als sie alle die Arbeit einer anderen Person unterstützen - in der Regel eine Führungskraft -, indem sie Büroaufgaben erledigen oder überwachen. Der Unterschied besteht darin, dass es sich bei einem Assistenten der Geschäftsleitung um einen leitenden Angestellten handelt, der einer Führungskraft zugewiesen ist. Dies umfasst die Überwachung und Schulung anderer Büromitarbeiter sowie die Bewältigung von Aufgaben, die den Erfolg eines Unternehmens dramatisch beeinflussen können.

Executive Assistant Pflichten und Verantwortlichkeiten

Diese Arbeit erfordert im Allgemeinen die Fähigkeit, die folgenden Arbeiten auszuführen:

• Buchhaltung / Buchhaltung
• Kalenderverwaltung
• Kundenbeziehungen
• Entwerfen und warten Sie ein Ablagesystem
• Meetings organisieren
• Aufzeichnungen machen
• Reisepläne vereinbaren
• Tippen
• Veranstaltungsplanung
• Berichte vorbereiten
• Spesenabrechnungen bearbeiten
• Nehmen Sie sich ein Meeting-Protokoll

Zu den Aufgaben des Executive Assistant zählen dieselben Aufgaben, die von Verwaltungsassistenten ausgeführt werden: Telefonanrufe tätigen und annehmen; Versenden von Memos, E-Mails und Briefen im Namen der Exekutive; Besucher empfangen; Abwicklung der Terminplanung; und mehr. Sie fungieren auch als Gatekeeper und entscheiden darüber, wer Zugang zur Führungskraft erhält und welche Informationen die Führungskraft erhält.

Sie führen häufig Nachforschungen durch und erstellen Berichte, die die Unternehmenspolitik beeinflussen. Diese Verantwortlichkeiten bedeuten, dass die Assistenten der leitenden Angestellten die Arbeit ihres Arbeitgebers genau verstehen müssen. Infolgedessen können diese Arbeitnehmer auch als Verbindungsperson zwischen der Exekutive und dem Rest des Verwaltungspersonals fungieren.

Executive Assistant Gehalt

Exekutivassistenten erzielten im Jahr 2018 ein durchschnittliches Jahresgehalt von 59.340 USD. Damit liegen sie knapp unter den Top 10% der Verdiener unter allen Sekretären und Verwaltungsassistenten:

• Median-Jahresgehalt: 38.880 $ (18,69 $ / Stunde)
• Top 10% Jahresgehalt: 64.230 $ (30,88 $ / Stunde)
• Unteres 10% Jahresgehalt: 24.690 $ (11,87 $ / Stunde)

Quelle: US-Büro für Arbeitsstatistik, 2018

Ausbildung, Schulung und Zertifizierung

Für den Einstieg als Sekretärin gibt es nur wenige Anforderungen an die Ausbildung, aber eine Position als Assistent der Geschäftsleitung zu erreichen, ist in der Regel erst nach mehreren Jahren der Erfahrung möglich.

• Bildung: Ein High-School-Abschluss reicht für die meisten Einstiegsjobs aus, aber diejenigen, die einen Associate- oder einen Bachelor-Abschluss in betriebswirtschaftlichen Bereichen erworben haben, werden marktfähiger sein.
• Zertifizierung: Niemand muss als Executive Assistant zertifiziert sein, aber für die meisten Softwareprogramme, die Kenntnisse erfordern, gibt es Zertifizierungen über Online-Kurse. Solche Zertifizierungen können einen Bewerber attraktiver machen.
• Ausbildung: Erfahrung und Vertrauen werden durch die Ausübung der Arbeit gewonnen. Exekutivassistenten haben sich in der Regel über einen längeren Zeitraum bewährt.

Executive Assistant Skills & Kompetenzen

Tippen, Ablegen und andere klerikale Fähigkeiten sind wichtig, aber die besten Assistenten haben oft starke Persönlichkeiten, die sich durch verschiedene vorteilhafte Soft Skills auszeichnen:

• Kommunikationsfähigkeit: Direktionsassistenten dienen oft als Gatekeeper, um zu entscheiden, welche Mitteilungen und welche Besucher oder Anrufer direkt zu ihrem Arbeitgeber gehen müssen und welche weitergeleitet oder auf andere Weise behandelt werden müssen. Dies beinhaltet die Fähigkeit, Informationen schnell von denjenigen zu erhalten, die von ihrem Chef Zeit fordern.
• Zeiteinteilung: Jeder, der die Zeit einer anderen Person verwaltet, wie häufig Assistenten der Geschäftsleitung für ihre Vorgesetzten, muss auch die eigene Zeit gut beherrschen.
• Vertrauenswürdigkeit: Assistenten der Geschäftsführung haben oft Zugang zu sensiblen Informationen, und die Führungskräfte, für die sie arbeiten, müssen ihnen volles Vertrauen schenken, damit sie an ihrem Arbeitsplatz so effizient wie möglich sind.

• Multitasking: Assistenten der Geschäftsleitung erledigen regelmäßig mehr als eine Aufgabe gleichzeitig, behalten dabei den Überblick über die Zeitpläne ihrer Chefs und halten sie auf dem Laufenden.

Job-Ausblick

Nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics wird erwartet, dass die Beschäftigungsmöglichkeiten für Exekutivsekretäre und Verwaltungsassistenten für das Jahrzehnt, das bis 2026 endet, um 20% zurückgehen. Dies ist weitaus schlechter als das für alle Berufe prognostizierte Wachstum von 7% und deutlich schlechter als der für alle Sekretäre und Assistenten prognostizierte Rückgang von 5%.

Der Rückgang ist auf die steigende Anzahl von Führungskräften in einer Organisation zurückzuführen, die sich einen Assistenten teilen. Dies ist eher möglich, da die mobile und andere elektronische Kommunikation dazu geführt hat, dass Führungskräfte ihre Korrespondenz und Terminplanung wahrscheinlicher handhaben.

Arbeitsumgebung

Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten normalerweise in einem Büro und interagieren mit Besuchern, Anrufern und anderen Führungskräften neben ihren eigenen Chefs. Die Arbeit kann schnell und anstrengend sein, und die Rolle des Gatekeepers erfordert manchmal, dass Assistentinnen und Assistenten Nein zu den Leuten sagen, die kein Nein für eine Antwort akzeptieren wollen.

Arbeitsplan

Stunden folgen oft typisch für eine typische Arbeitswoche. Später arbeitende Führungskräfte erwarten jedoch manchmal, dass ihre Assistenten auch nach Geschäftsschluss zur Verfügung stehen.

Wie bekomme ich den Job?

SICH BEWERBEN

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VERWEISE

Seien Sie auf Menschen vorbereitet, die Ihre Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit bezeugen können - wichtige Merkmale für einen Assistenten.

Ähnliche Jobs vergleichen

Personen, die an einer Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsführung interessiert sind, könnten auch einen der folgenden Karrieremöglichkeiten in Betracht ziehen, die mit durchschnittlichen Jahresgehältern aufgeführt sind:

• Buchhalter: $40,240
• Gerichtsreporter: $57,150
• Finanzangestellter: $39,570

Quelle: US-Büro für Arbeitsstatistik, 2018