Mitarbeiterkündigung aus IT-Sicht

Einen Mitarbeiter gehen zu lassen, kann ein schmutziger Job sein, aber die IT-Abteilung muss dabei helfen - immer, wenn Sie schlau sind.

Die IT muss in den Kündigungsprozess der Mitarbeiter eingebunden werden, da ein ehemaliger Mitarbeiter, der noch Zugriff auf das Netzwerk eines Unternehmens und proprietäre Unternehmensdaten hat, eine Sicherheitsbedrohung darstellt. In der Mehrzahl der Kündigungen würden die ehemaligen Angestellten niemals daran denken, Ihre Computersysteme zu beschädigen, aber warum sollten Sie das Risiko eingehen, dass Sie möglicherweise auf das eine schlechte Ei gestoßen sind?

Darüber hinaus ist es sinnvoll, bestimmte technologische Ressourcen, Daten und Protokolle aufzubewahren, wenn sich der ehemalige Mitarbeiter oder das Unternehmen selbst für einen Rechtsstreit entscheidet.

Schließlich ist es wichtig, die IT in den Prozess zu integrieren, um sicherzustellen, dass die Kündigungskontrollen der Mitarbeiter umfassend genug sind, um die relevanten Sarbanes-Oxley-Anforderungen zu erfüllen.

Die Informationssicherheits- und Datenaufbewahrungsrichtlinien müssen unternehmensspezifisch sein und auf die Gesetze Ihres Unternehmens zugeschnitten sein.

3 IT-Prinzipien, die Unternehmen angehen müssen

Trotzdem gibt es mindestens drei allgemeine IT-Prinzipien, an die sich ein Unternehmen halten sollte, wenn und nachdem es einen Mitarbeiter gekündigt hat.

• Sofortige Benachrichtigung über die Kündigung an die IT-Abteilung - sogar ein Heads-up vor dem Kündigungstermin ist erwünscht, sodass die IT den Zugang sperren kann, während das Meeting stattfindet.
• Jedes Unternehmen sollte eine strikt durchgesetzte Richtlinie einhalten, in der eindeutig festgelegt ist, wer benachrichtigt werden muss, an wen eine Beschäftigung endet oder beendet wird. Diese Richtlinie sollte auch vorschreiben, dass diese Benachrichtigungen sofort erfolgen, damit alle beteiligten Abteilungen umgehend Maßnahmen ergreifen können.

  Ein Kontakt zur Informationssicherheit sollte zu den Personen gehören, die benachrichtigt werden, und die Verantwortlichkeiten dieser Person sollten die Untersuchung, Dokumentation und den Zugriff eines Mitarbeiters auf die elektronisch gespeicherten proprietären Informationen des Unternehmens und dessen Informationssysteme umfassen.

• Umsichtiger Widerruf des Zugangs. Nach der Benachrichtigung ist die IT dafür verantwortlich, den Zugriff umgehend zu sperren und alle Aufzeichnungen zu erhalten, die das Unternehmen jetzt oder in der Zukunft benötigt.

Was ist zu tun, wenn die Beschäftigung beendet ist?

Im Falle eines gekündigten Angestellten sollte die IT unverzüglich den gesamten Computer-, Netzwerk- und Datenzugriff des ehemaligen Angestellten aufheben. Der Remote-Zugriff sollte ebenfalls entfernt werden, und der ehemalige Mitarbeiter sollte über sämtliches Eigentum des Unternehmens verfügen, einschließlich technologischer Ressourcen wie Notebooks und geistiges Eigentum wie Unternehmensdateien, die Kunden-, Vertriebs- und Marketinginformationen enthalten.

Im Falle eines Arbeitnehmers, dessen Ende des Beschäftigungsverhältnisses nur unmittelbar bevorsteht, sollte die IT jedoch mit dem Vorgesetzten, der Personalabteilung und anderen wichtigen Entscheidungsträgern des Mitarbeiters Kontakt aufnehmen, um festzulegen, auf welche Weise der Widerruf des Zugangs über die verbleibenden Tage der Person gestaffelt werden kann der Beschäftigung.

So wie die Erteilung von Zugangsberechtigungen und Sicherheitsfreigaben für die spätere Bezugnahme dokumentiert werden sollte, sollte auch die Sperrung des Zugangs dokumentiert werden, insbesondere aus rechtlichen Gründen. Das Ziel sollte natürlich immer darin bestehen, den Zugriff auf eine Weise zu sperren, die wirtschaftlich, technisch und rechtlich sinnvoll ist.

Präventive Datenerhaltung

Jedes Unternehmen muss über Datenredundanz- und Aufbewahrungsrichtlinien verfügen, die seine Geschäftsanforderungen erfüllen und geltende Gesetze einhalten. Diese Richtlinien befassen sich im Allgemeinen mit der Sicherung, Wiederherstellung und Aufbewahrung von Unternehmensdaten.

Ein Unternehmen sollte jedoch auch Richtlinien festlegen, in denen detailliert beschrieben wird, wann und wie die IT potenziell und besonders sensible Daten, Aufzeichnungen, Protokolle und andere Materialien, die von rechtlicher Bedeutung sein könnten, aufbewahren sollte, falls das Unternehmen und der ehemalige Mitarbeiter einen Rechtsstreit führen sollten.

Dies ist besonders wichtig, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter eine hochrangige Position innehatte oder das Unternehmen unter Verdacht aufgab.

Die Aneignung und Anwendung dieser drei Prinzipien sollte die kollektive Arbeit der leitenden Angestellten, der IT- und HR-Abteilungen sowie des auf Computerforensik und die Gesetze zur Verwendung der Computertechnologie des Unternehmens spezialisierten Rechtsberaters sein.

Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit sollte ein besserer Schutz der Unternehmensdaten sowie eine bessere Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten in Bezug auf Diebstahl, Hacking von Unternehmensdaten und andere Formen der illegalen oder unangebrachten Verwendung von Computertechnologien sein. Die Arbeit mit der IT als geschätzter Partner garantiert, dass diese Ziele im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses erreicht werden.

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