Hauptkomponenten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation ist der Informationsaustausch zwischen zwei oder mehr Personen, der Akt der Informationsvermittlung. Kommunikation hat so viele Komponenten und es ist an der Tagesordnung, effektiv am Arbeitsplatz nicht zu kommunizieren.

Effektive Kommunikation setzt voraus, dass alle Komponenten einer Kommunikation perfekt für die „gemeinsame Bedeutung“, meine bevorzugte Definition von Kommunikation, zusammenwirken. Es ist besonders wichtig, wenn Fragen gestellt und beantwortet werden.

Komponenten in der Kommunikation

Jede Kommunikation umfasst fünf Komponenten und eine sechste Komponente ist die Gesamtumgebung des Arbeitsplatzes, an dem die Kommunikation stattfindet. Die Komponenten der Kommunikation sind:

• Die Person, die die Nachricht sendet. Der Absender muss die Nachricht klar und detailliert genug präsentieren, damit der Empfänger die Bedeutung mit dem Absender teilt.
• Der Kontext für die Nachricht. Der Kontext ist, wie die Nachricht vom Absender der Nachricht zugestellt wird. Der Kontext beinhaltet nonverbale Kommunikation wie Gesten, Körpersprache, Gesichtsausdrücke und Elemente wie Tonfall. Der meiste Kontext für eine Nachricht ist nur verfügbar, wenn der Empfänger den Absender der Nachricht sehen und hören kann. E-Mail- und IM-Emoticons sind beispielsweise eine schlechte Substitution, da der Sender sie ohne Eingabe des Empfängers formuliert.

  Ein weiterer Teil des Kontextes sind die Emotionen, die im Kommunikationskreis involviert sind. Ist der Sender wütend? Ist der Empfänger gegenüber dem Inhalt der Kommunikation gleichgültig oder missachtet er den Absender? Normale menschliche Emotionen beeinflussen, ob eine Nachricht erfolgreich geteilt wird.

• Die Person, die die Nachricht erhält. Der Empfänger muss aufmerksam und aufmerksam zuhören, Fragen zur Klarheit stellen und umschreiben, um festzustellen, ob der Empfänger die Bedeutung mit dem Absender teilt. Wenn der Empfänger dem Absender vertraut, steigen die Chancen für eine effektive Kommunikation.
• Die Versandart, die Sie wählen. Die Übermittlungsmethode sollte auf der Grundlage des Mediums ausgewählt werden, das am effektivsten ist, um die Bedeutung der Nachricht zu vermitteln. Da die Kommunikationsmethoden seit Anbeginn von Computern und mobilen Geräten so vielfältig sind, sind die Entscheidungen über die Bereitstellungsmethode komplexer geworden. Die Zustellmethode muss den Kommunikationsanforderungen des Senders und des Empfängers entsprechen.

  Zu den Kommunikationsmethoden gehören verbale Kommunikation, Sofortnachrichten (IM), E-Mails, Briefe, Schilder, Poster, Videos, Screenshots, Telefone, Notizen, Formulare, schriftliche Dokumente und mehr. Diese Methoden werden sich weiter ausdehnen, und die Erwartungen der Mitarbeiter an die sofortige Kommunikation über alles, was mit ihrer Arbeit zu tun hat, werden weiter wachsen.

  Die persönliche Kommunikation hat vor allem für organisatorische Informationen an Bedeutung gewonnen, die Änderungen erfordern, die Anerkennung von Mitarbeitern ermöglichen oder Fragen vor Ort ermöglichen. Die persönliche Kommunikation wird auch bevorzugt, weil die Mitarbeiter Zugriff auf die Komponente Kontext haben.

• Der Inhalt der Nachricht Der Inhalt der Nachricht sollte klar und ausreichend dargestellt und beschrieben werden, um ein Verständnis des Empfängers zu erhalten. Wenn der Nachrichteninhalt in Resonanz ist und sich auf einer gewissen Ebene mit den bereits bestehenden Überzeugungen des Empfängers verbindet, ist er am effektivsten.

Wie gute Fragen zu stellen, verbessert die Kommunikation

James O. Pyle und Maryann Karinch fügen die folgenden Informationen hinzu, um eine effektive Kommunikation zu unterstützen.

Von der Personalabteilung bis zum Kundenservice verschmutzen schlechte Fragen nahezu jeden Arbeitsplatz. Schlechte Fragen führen häufig zu unvollständigen oder irreführenden Antworten und können die Beziehung untergraben. Andererseits sind gute Fragen ein wertvolles Instrument für Effizienz, Kompetenz und den Aufbau von Beziehungen.

Es gibt sechs Arten von guten Fragen: direkte, kontrollierte, wiederholte, persistente, zusammenfassende und nicht sachdienliche Fragen. Um sie kurz zu beschreiben:

• Direkte: Sie stellen eine einfache Frage mit einer einfachen Abfrage.
• Steuerung: Sie kennen die Antwort bereits, wenn Sie sie fragen. So können Sie herausfinden, ob die Person lügt, nicht informiert ist und / oder nicht aufpasst.
• Wiederholen: Sie stellen zwei verschiedene Fragen, die auf der gleichen Information beruhen.
• Hartnäckig: Sie stellen dieselbe Frage auf unterschiedliche Weise, um alle Facetten der gewünschten Informationen zu untersuchen.
• Zusammenfassung: Sie stellen eine Frage, die der Quelle eine Gelegenheit geben soll, die Antwort erneut zu lesen.

• Nicht relevant: Es bezieht sich nicht auf das Thema, über das Sie etwas wissen möchten, aber es ist eines, über das die Person wahrscheinlich nicht lügt. Es dient dazu, zu sehen, wie die Wahrheit „aussieht“, und die Person dazu zu bringen, sich für Sie zu öffnen. Es kann auch in den Kontext des Befragungsaustauschs eingebunden werden.

Details zu den 6 Arten von guten Fragen

Direkte

Direkte Fragen sind das Beste: Ein Fragebogen, ein Verb und ein Substantiv oder Pronomen.

• Wer bist du?
• Was ist auf der Party passiert?
• Wann bist du im Büro angekommen?
• Wo sind die Autoschlüssel?
• Warum haben Sie das Meeting früher verlassen?
• Wie viel hast du für das iPad bezahlt?

Steuerung

Wenn Sie sagen: "Ich werde absichtlich keine direkte Frage stellen?" Wenn Sie die Richtigkeit oder Genauigkeit einer Antwort überprüfen, verwenden Sie eine Kontrollfrage und suchen nach Konsistenz.

Kontrollfragen sind absichtliche Fragen, auf die Sie die Antwort kennen, also nicht um die Entdeckung von Informationen. Es geht um die Entdeckung von Verhalten, Sprachmustern und Wahrheitsgehalt oder Genauigkeit. Vielleicht haben Sie vorher mit der Person darüber gesprochen.

Wenn Sie wissen, dass jemand aus Ihrem Personalteam einen Mitarbeiter entfremdet hat, weil der Mitarbeiter eine E-Mail zur Beschwerde über die Person gesendet hat, stellen Sie möglicherweise eine Kontrollfrage wie „Wie lief es heute in der Leistungsüberprüfung mit Pamela ab?“ Sie haben dies bereits die Information; Sie möchten nur herausfinden, wie Ihre HR-Person die Frage beantwortet.

Wiederholen

Sie möchten auf zwei verschiedene Arten zur gleichen Information kommen. Wenn Sie zum Beispiel gefragt haben: „Wie viele Personen sind im Außendienst?“, Könnte die Person, mit der Sie sprechen, antworten: „Es gibt 22 im Feld.“ Später, wenn Sie mit ihm über etwas anderes sprechen - Bereiche, in denen das Unternehmen zum Beispiel Fuß fasst - Sie fragen vielleicht: "Wie viele Vertriebsregionen haben Sie?"

Möglicherweise antwortet er mit „22“, um die Anzahl der Vertriebsmitarbeiter zu bestätigen. Es ist kein absoluter Test, aber es gibt Wert und Glaubwürdigkeit dessen, was er zuvor gesagt hat. Dies sind zwei verschiedene Fragen, die die bereitgestellten Informationen miteinander abgleichen.

Bei der Verwendung von Wiederholungsfragen können Sie auch Unstimmigkeiten aufdecken. Wenn Ihre Quelle in diesem Beispiel darauf hinweist, dass es 28 Verkaufsregionen gibt, möchten Sie etwas Klarheit. Vielleicht gibt es einen ganz guten Grund - der Außendienst hat normalerweise 28, aber in letzter Zeit gab es so viele Umsätze, dass es nur sechs sind -, aber die Antwort lässt Zweifel an der Tatsache aufkommen, dass die Zahl nicht übereinstimmt des Personals und der Anzahl der Verkaufsgebiete. Dieses Missverhältnis muss zu weiteren Fragen führen, um das Problem zu lösen.

Hartnäckig

Verwenden Sie bei einem Austausch, bei dem mehr als eine Antwort auf eine Frage gegeben werden kann, eine dauerhafte Abfrage, um eine vollständige Antwort zu erhalten. Ähnlich wie sich wiederholende Fragen sind auch hartnäckige Fragen hilfreich, wenn Sie vermuten, dass die Person nicht wahrheitsgetreu ist.

"Wo haben Sie Ihren Urlaub in Kalifornien verbracht?" Könnte die Antwort "Disneyland" sein. Obwohl Disneyland möglicherweise der einzige Ort ist, ist es logisch, dieser Frage mit "Wo sonst?" Zu folgen.

Wenn Sie die wiederholte Frage umgehen und direkt zu den Fragen zu Disneyland wechseln, verpassen Sie nicht die Gelegenheit, ein vollständiges Bild der Reise Ihres Freundes in Kalifornien zu erhalten, es sei denn, diese Informationen tauchen zu einem anderen Zeitpunkt auf.

Zusammenfassung

Zusammenfassende Fragen beziehen sich nicht auf die Feststellung der Richtigkeit, sondern beziehen sich auf die Quelle, die sie gesagt hat, und sie hat die Möglichkeit zu denken: "Habe ich tatsächlich gesagt, was ich sagen wollte?"

Sie verkaufen Autos aller Art, von zweitürigen Heckklappen bis hin zu Luxusmodellen in voller Größe. Ein junges Paar kommt in den Showroom und möchte eines der Luxusmodelle testen.

„Was benutzt du die meiste Zeit mit dem Auto?“, Fragst du.

„Hin und zurück zur Arbeit. Wir arbeiten im selben Gebäude “, sagt sie.

"Wofür werden Sie das Auto sonst noch benutzen?"

„Wochenendausflüge zu meinen Eltern. So etwas. «Sie macht eine Pause und fügt hinzu:» Sie wohnen hundert Meilen entfernt. «

"Warum ist das Luxusauto Ihrer Meinung nach die beste Wahl?"

Sie tauschen einen Blick aus. Er sagt: "Wir mögen es besser als die anderen."

„Was ist deine Lieblingsfarbe?“, Fragst du und schaute sie direkt an.

"Rot."

"Lassen Sie mich sehen, ob ich das richtig verstanden habe. Ich habe gehört, Sie wollen ein rotes, vollwertiges Auto in der Luxusklasse. Wie gut passt diese Beschreibung zu dem, was Sie wollen?" in diesem Fall.)

Sie tauschen einen weiteren Blick aus. Er sagte: "Wir denken, eine gedämpfte Farbe könnte besser sein."

"Wie sieht es mit dem Luxusmodell aus, dass Sie denken, dass es das Beste für Sie ist?" (Dies ist wiederum eine Möglichkeit, das Gehörte zusammenzufassen und zu überprüfen. Sie möchten herausfinden, ob sie mit dem Aussehen des Teuren so verliebt sind Auto, dass sie nichts anderes in Betracht ziehen wollen oder wenn die erste Antwort eine herausragende Tatsache verschleiert.)

"Mein Vater sagt, das ist das sicherste Auto auf der Straße."

Die Antwort auf die zusammenfassende Frage sagt Ihnen, dass sie es vielleicht mögen, aber nicht aufgrund ihres Aussehens. Sie lesen zwischen den Zeilen. Sie beginnen gerade in ihrem gemeinsamen Leben. Ihr Vater hat sie wahrscheinlich zum Autohaus geschickt, um „das sicherste Auto auf der Straße“ zu kaufen, das er ihnen beim Kauf helfen wird. Sie entscheiden sich für den Verkauf, da Sie wissen, dass die Anzahlung und der Darlehensantrag Ihnen wahrscheinlich den Rest der Geschichte geben werden.

Für manche Benutzer ist es vielleicht nicht angenehm, eine zusammenfassende Frage zu stellen, wie sie in diesem Verkaufstreffen enthalten ist, weil sie nicht aufgeschlossen oder unaufmerksam wirken wollen. Wenn Sie die Frage genau so stellen wie beim ersten Mal, haben sie möglicherweise eine gültige Schlussfolgerung.

Sie möchten die gleiche Frage auch nicht zweimal hintereinander stellen, selbst wenn Sie die Phrasierung ändern. Wenn Sie etwas Abstand zwischen der ersten Frage und der zweiten Frage stellen und die Frage leicht formulieren, werden Sie einfach als jemand wahrgenommen, der sich wirklich für das interessiert, was die andere Person zu sagen hat.

Nicht relevant

Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Person, die Ihre Fragen beantwortet, gestresst scheint. Eine nicht sachdienliche Frage könnte die Spannungen abmildern. Oder vielleicht benötigen Sie Zeit zum Nachdenken oder Verweisen auf Ihre Notizen, sodass Sie die Frage nur verwenden, um Ihnen etwas Raum und Zeit zu kaufen.

Wenn Sie gezielte Fragen stellen, z. B. „Welches Projekt haben Sie in der Vergangenheit unternommen, das ist fehlgeschlagen?“ Und „Wie haben Sie versucht, das Problem zu lösen?“, Können Sie einem Bewerber leicht das Gefühl geben, als befände er sich mitten in einer Schlachtfeldbefragung.

Der Kandidat könnte sagen: "Ich habe versucht, das Problem anzugehen, indem ich die Abteilung um ein gemeinsames Ziel versammelte - die Art, wie ich das kleine Ligen-Team meines Sohnes dazu bringen kann, mich auf den Ball zu konzentrieren."

Sie können dem Kandidaten eine Pause geben, indem Sie fragen: "Wie lange haben Sie die kleine Liga trainiert?", Bevor Sie sich erneut mit der Diskussion über seinen Fehler und wie er versucht hat, das Problem zu lösen, besprechen.

Schließlich gibt es zwei Möglichkeiten, um Fragen zu ruinieren, die mit allen erforderlichen Komponenten beginnen und am Ende verfehlt werdengut.

1. Hinzufügen zu vieler Qualifikationsmerkmale oder anderer Wörter und Ausdrücke, die von der Frage ablenken. Zum Beispiel: "Was haben Sie zum Frühstück im Diner gegessen, wo die Vinyl-Gegenstühle gerissen und mit Klebeband bedeckt sind?"
2. Nicht auf eine Antwort zu warten ist ebenfalls üblich. Sie fragen: "Was ist Ihre Lieblingsmahlzeit?" Die Person denkt einen Moment, anstatt sofort zu antworten. Sie hören "Roastbeef?" Stille ist ein effektives Frage-Tool. Verlieren Sie nicht die Entdeckung, die Informationen und die Hinweise, wenn Sie Ihren Mund öffnen, wenn Sie Ihre Ohren öffnen müssen. Erinnern Sie sich an die Regel "Zwei Ohren, ein Mund", um das Beste aus der Befragung herauszuholen.

   Umwelt und Kommunikation

   Die oben genannten Kommunikationskomponenten fördern eine gemeinsame Bedeutung, wenn sie zusammenarbeiten, um eine Nachricht effektiv zu übermitteln. Die Arbeitsumgebung, in der diese Komponenten stattfinden, beeinflusst auch die Kommunikation und ob die Kommunikation empfangen wird.

   Wenn Sie gültige Fragen stellen, bauen Sie eine Beziehung auf und schaffen Vertrauen. Fragen bilden einen weiteren Teil der Grundlage für die Kommunikation am Arbeitsplatz, die eine Bedeutung hat

   In einem Arbeitsumfeld, das auf offene Kommunikation, Mitarbeiterengagement und gemeinsame Ziele setzt, wird die Kommunikation häufiger und effektiver. Die Erwartung einer bedeutenden Kommunikation setzt jedoch die Messlatte an diesen besten Arbeitsplätzen höher. Daher beschweren sich die Angestellten, dass sie selbst in einer auf Moral und Mitarbeiter ausgerichteten Arbeitswelt nicht wissen, was los ist.

   Aufgrund aller Komponenten und der Gesamtumgebung eines einzelnen Arbeitsplatzes bleibt die Kommunikation schwierig. Die jahrhundertealten Fragen, wer wissen muss, was und wann müssen sie wissen, werden nie vollständig zufriedenstellend beantwortet.

   Beschwerden von Mitarbeitern über zu viele Informationen, nicht genügend Informationen und sogar Informationsüberflutung werden an Arbeitsplätzen weiterhin Anklang finden. Sie werden das Problem der Kommunikation nie heilen können, aber mit Engagement und Nachdenklichkeit können Sie die Effektivität Ihrer zwischenmenschlichen Kommunikation und Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz steigern.

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