Möglichkeiten für einen Manager, sich auf eine Leistungsüberprüfung vorzubereiten

Die jährliche Mitarbeiterleistungsüberprüfung ist ein wesentlicher Personalprozess, um zu dokumentieren, wie gut ein Mitarbeiter das ganze Jahr über gearbeitet hat, eine Gelegenheit, dem Mitarbeiter Feedback zu geben, und dient als Sprungbrett für die Festlegung der Leistungs- und Entwicklungsziele für das kommende Jahr.

Das jährliche Arbeitsplatzritual wurde jedoch mit einer Reise zum Zahnarzt verglichen, um einen Wurzelkanal zu bekommen. Beide können genaue Beschreibungen sein. Genauso wie die Pflege Ihrer Zähne ist der Grund, warum sich die jährliche Leistungsüberprüfung wie ein Wurzelkanal fühlt, ist der Mangel an vorbeugender Wartung.

Mit einer gesunden Vorausplanung und regelmäßigen Überprüfungen kann die jährliche Leistungsüberprüfung so schmerzlos sein wie die jährliche Zahnreinigung. Es gibt sieben Möglichkeiten, wie sich ein Manager auf eine jährliche Mitarbeiter-Leistungsbeurteilung vorbereiten kann, um eine produktive und schmerzlose Diskussion zu ermöglichen:

1. Beginnen Sie mit den Erwartungen und Zielen der Leistung

Die Vorbereitung einer jährlichen Leistungsüberprüfung beginnt mit dem Einstellungsprozess. Eine gut geschriebene Stellenausschreibung und Stellenbeschreibung macht deutlich, was von einem Mitarbeiter erwartet wird und wie eine gute Leistung aussehen soll.

Leistungserwartungen müssen nicht in Form einer formalen Stellenbeschreibung erfolgen. Erfahren Sie, wie Sie echte Leistungserwartungen schreiben, die einen Unterschied ausmachen, und zwar auf informellere und effektivere Weise, um Leistungserwartungen zu entwickeln und zu kommunizieren. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Erwartungen und Ziele mit dem Mitarbeiter besprechen und regelmäßig überprüfen. Die Dinge können sich ändern, und wenn dies der Fall ist, sollte der Mitarbeiter nicht der Letzte sein, der es weiß.

2. Regelmäßiges Feedback während des ganzen Jahres

Ein großer Teil der schmerzlosen Erstellung des Jahresberichts ist die Beseitigung von Überraschungen. Mitarbeiter verdienen und benötigen regelmäßig positives und kritisches Feedback. Damit Feedback wirksam werden kann, muss es zeitnah erfolgen und so schnell wie möglich nach dem Leistungsergebnis oder Verhalten geliefert werden. Sicher, kritisches Feedback kann ein wenig stechen, aber es ist weniger schmerzhaft, als es am Ende des Jahres auf einmal zu bekommen.

3. Behandeln Sie Leistungsprobleme schnell und entschlossen

Die jährliche Überprüfung ist NICHT die Zeit, um zum ersten Mal ein ernsthaftes Leistungsproblem anzugehen. Manager müssen im Laufe des Jahres lernen, Leistungsprobleme zu erkennen, zu diagnostizieren und zu diskutieren.

4. Führen Sie die Dokumentation während des ganzen Jahres durch

Eine der schwierigsten Vorbereitungen für eine Überprüfung besteht darin, sich an alles zu erinnern, was im Laufe eines Jahres passiert ist. Wenn ein Manager im Laufe des Jahres keine Aufzeichnungen über die Leistung und das Verhalten der Mitarbeiter führt, neigen sie dazu, sich auf den aktuellen Speicher zu stützen.

Eine einfache Möglichkeit, das ganze Jahr hindurch zu dokumentieren, besteht darin, für jeden Mitarbeiter einen Ordner mit Leistungsberichten, Beispielen für gutes und schlechtes Verhalten, Zusammenfassungen von Diskussionen, Kundenfeedback, Anwesenheitslisten und allem anderen, was die Erwartungen und Ziele der Leistung betrifft, zu führen.

5. Holen Sie sich Feedback von anderen

Ein Manager ist zwar die beste Person, um die Leistung eines Mitarbeiters zu bewerten, es ist jedoch auch hilfreich, um Rückmeldungen von Kunden, Mitarbeitern und anderen Managern einzuholen. Dies kann regelmäßig und informell oder mit einer formaleren Erhebungsmethodik erfolgen. Das Feedback sollte vertraulich und anonym sein und in aggregierter Form zur Überprüfung und Unterstützung der Einschätzung des Managers dienen.

6. Bitten Sie den Mitarbeiter um Rückmeldung

Während ein Manager NIEMALS einen Mitarbeiter auffordern sollte, seine eigene Bewertung zu schreiben, ist es eine gute Praxis, im Rahmen des Vorbereitungsprozesses eine Selbsteinschätzung des Mitarbeiters anzufordern. Der Mitarbeiter verfügt möglicherweise über Informationen, die dem Manager nicht bekannt waren, und der Manager kann zumindest im Voraus über alle blinden Flecken des Angestellten Bescheid erhalten.

7. Seien Sie mit Beispielen vorbereitet

Stellen Sie für die Leistung möglichst objektive, messbare Leistungsdokumentationen bereit. Geben Sie für Verhaltensfeedback 2-3 spezifische Beispiele für jede Kompetenz an.

Wenn ein Manager diese Vorbereitungstipps befolgt, sollte die jährliche Diskussion lediglich eine Zusammenfassung dessen sein, was bereits im Laufe des Jahres besprochen wurde. Der Fokus kann sich dann darauf richten, die Erwartungen und Ziele für das folgende Jahr festzulegen.