So schreiben und senden Sie professionelle E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie professionelle E-Mail-Nachrichten senden, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass die Nachricht perfekt ist. Sie möchten keine Chance versäumen, Fehler zu machen - entweder, wie Sie E-Mails senden oder wie Sie diese verfolgen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie professionelle E-Mail-Nachrichten schreiben und senden.

Warum möchten Sie eine professionelle E-Mail senden? Dafür gibt es verschiedene Gründe. Sie können Ihr Bewerbungsschreiben an einen potenziellen Arbeitgeber senden, ein Dankeschön an einen Kollegen, der sich dazu bereit erklärt hat, ein Referenzschreiben zu sein, ein Rücktrittsschreiben an Ihren derzeitigen Chef oder eine Bitte um ein Empfehlungsschreiben.

Sie können andere Gründe haben, um nicht-persönliche E-Mails zu senden. In der Tat ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass alle Ihre E-Mails organisiert und professionell sind.

Was Sie in Ihre Nachrichten aufnehmen sollten, was nicht enthalten ist und wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten schließen, signieren und senden.

Richtlinien für professionelle E-Mail-Nachrichten

Lesen Sie diese Schritte, um eine qualitativ hochwertige, professionelle E-Mail zu schreiben, und Sie werden beim Empfänger immer einen guten Eindruck hinterlassen:

• Betreff: Die Betreffzeile sollte den Zweck des Schreibens kurz beschreiben. Ihre Betreffzeile kann so einfach wie "Danke" oder "Bitte um Empfehlung" sein.
• Gruß: Wenn Sie eine sehr kurze E-Mail schreiben, fügen Sie eine Begrüßung hinzu. Wenn Sie den Namen der Person kennen, geben Sie diesen an. Rufen Sie die Person nach ihrem Titel an, es sei denn, Sie sind mit der Person im Vornamen.
• Länge: Halten Sie Ihre E-Mail so kurz wie möglich. Menschen neigen dazu, lange E-Mails zu überfliegen, enthalten also nur wichtige Informationen.
• Schriftstil: Vermeiden Sie verzierte, verspielte oder farbige Schriftarten. Diese lenken den Empfänger einfach von Ihrer eigentlichen Nachricht ab. Vermeiden Sie es auch, Fett- und Kursivschrift zu stark zu verwenden, wodurch eine E-Mail unübersichtlich wird. Schreiben Sie auch nicht in Großbuchstaben. Dies wirkt in einer E-Mail als wütend oder überreizt.

• Emoticons:Verwenden Sie keine Emoticons in einer professionellen E-Mail. bewahren Sie diese für persönliche Korrespondenz auf.
• Rechtschreibung und Grammatik: Nur weil Sie eine E-Mail schreiben, bedeutet das nicht, dass Sie mit Rechtschreibung und Grammatik nachlässig sein sollten. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail sorgfältig, bevor Sie sie senden. Eine fehlerfreie Nachricht teilt dem Empfänger mit, dass Ihre E-Mail ernst genommen werden sollte.
• Schließen:Melden Sie sich mit einem kurzen "Danke", "Besten" oder einer weiteren einfachen Absendung ab und dann mit Ihrem Namen. Bei den meisten E-Mail-Konten können Sie eine Signatur mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen in jede E-Mail einfügen. Es ist eine tolle Möglichkeit, um jede Korrespondenz professioneller zu gestalten.

Zusätzliche Tipps

Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, gehen Sie alle diese Schritte durch, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht vollständig ist:Vergewissern Sie sich noch einmal, dass die Betreffzeile Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt ist, Sie haben eine Signatur beigefügt, Sie senden die Nachricht an die richtige Kontaktperson und Sie haben die ausgefüllt Bcc Feld, um eine Kopie an sich selbst zu senden, damit Sie eine Aufzeichnung der E-Mail-Nachricht haben.
• Prüfen Sie Ihre E-Mail-Nachricht:Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Rechtschreibprüfung und Grammatik und die Großschreibung überprüfen, bevor Sie auf "Senden" klicken. Sie sind in der E-Mail-Jobsuche genauso wichtig wie in einem Papierbrief.

• Senden Sie eine Test-E-Mail-Nachricht:Bevor Sie Ihre E-Mail tatsächlich senden, senden Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, um zu überprüfen, ob die Formatierung funktioniert und dass nichts falsch aussieht. Wenn alles gut aussieht, senden Sie die E-Mail an das Unternehmen oder die Person, die Sie kontaktieren.
• Senden Sie eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst:Verwenden Sie die Bcc Feld, um eine Kopie der E-Mail-Nachricht an sich selbst zu senden, so dass Sie Aufzeichnungen darüber erhalten, wann Sie die Nachricht gesendet haben und an wen Sie sie gesendet haben. Sie finden diese Informationen auch in Ihrem gesendeten Ordner.

• Kopieren Sie Ihre Kopien:Mit vielen E-Mail-Programmen können Sie Ordner einrichten, um das Auffinden wichtiger E-Mails zu erleichtern. Richten Sie einen Ordner für alle Ihre E-Mails zur Jobsuche ein und legen Sie die Kopien der E-Mail-Nachricht, die Sie senden, in Ihrem Jobsuchordner ab.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Mail

Zeit ist bei der Arbeitssuche von entscheidender Bedeutung. Daher ist es wichtig, Ihre E-Mails regelmäßig und regelmäßig zu überprüfen, damit Sie keine wichtigen Möglichkeiten verpassen. Überprüfen Sie Ihre E-Mails mindestens am Morgen und am frühen Nachmittag, damit Sie Zeit haben, umgehend auf die eingegangenen Nachrichten zu antworten.

Mit einem Smartphone können Sie Ihre E-Mails heutzutage einfach und überall abrufen, wann immer Sie möchten - und nicht mehr über Ihrem Computer. Tatsächlich können Sie Benachrichtigungen für neue E-Mail-Nachrichten erhalten, damit Sie sie lesen können, sobald sie Ihren Posteingang erreichen.