Top Job Skills Office Manager brauchen

Büroleiter übernehmen die Verantwortung dafür, dass das gesamte Büro oder der gesamte Bürokomplex reibungslos funktioniert. Dies kann Aufgaben wie die Verwaltung und Überwachung eines oder mehrerer Verwaltungsassistenten umfassen. Büroleiter benötigen in der Regel keine spezialisierte Ausbildung, aber sie benötigen viel einschlägige Erfahrung und gut ausgebildete Fähigkeiten in administrativen und Managementfunktionen.

Wenn Sie sich für diese Art von Arbeit interessieren, können Sie Ihre Chancen auf eine Einstellung erheblich verbessern, indem Sie wissen, welche Ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen Sie während des Bewerbungs- und Interviewprozesses hervorheben möchten.

Wie benutze ich Fertigkeitslisten?

Schauen Sie sich die folgende Liste der gesuchten Fähigkeiten an. Sie können feststellen, dass Sie mehr davon besitzen, als Sie dachten. Verwenden Sie die Namen Ihrer relevanten Fähigkeiten als Schlüsselwörter in Ihrem Lebenslauf und Bewerbungsschreiben, damit der Einstellungsleiter deutlich sehen kann, dass Sie das haben, wonach er sucht.

Lesen Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, damit Sie wissen, welche Fähigkeiten Ihrem zukünftigen Arbeitgeber am wichtigsten sind. Erforschen Sie das Unternehmen, damit Sie das Geschäft und alle zusätzlichen relevanten Erfahrungen oder Kenntnisse kennen, die Sie anbieten.

Wenn Sie sich auf Ihr Interview vorbereiten, legen Sie mindestens ein konkretes Beispiel für eine Zeit vor, in der Sie jede der Fähigkeiten demonstriert haben, die Sie diskutieren möchten. Erwarten Sie nicht, dass der potenzielle Arbeitgeber Ihr Wort alleine in Bezug auf Ihre Erfahrungen nimmt.

Wichtige Fähigkeiten

Nicht alle Positionen des Büroleiters erfordern genau die gleichen Fähigkeiten. Viel hängt davon ab, wie viele Büroassistenten Sie beaufsichtigen müssen, wie viele Personen das von Ihnen verwaltete Büro nutzen und welche Art von Software und anderen Systemen Ihr Arbeitgeber verwendet.

Es gibt einige Fähigkeiten, die praktisch alle effektiven Büroleiter haben und auf die sie nicht verzichten können. Sie können auch die Liste der Fähigkeiten nach Job und Art der Fähigkeiten anzeigen.

Administrative Fähigkeiten

Als Büroleiter sind Sie für die Durchführung verschiedener administrativer Aufgaben verantwortlich. Dazu gehören die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Durchführung von Leistungsbewertungen, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Überwachung anderer. Die Genehmigung formeller Anforderungen, die Durchführung allgemeiner Geschäftsvorgänge sowie die Verwaltung von Unterlagen und Personalakten können ebenfalls in Ihre Zuständigkeit fallen.

Sie müssen auch die Postverarbeitung planen, die Verantwortung dafür übernehmen, Besprechungen planen und daran teilnehmen. Sie können aufgefordert werden, Konfliktlösung zu praktizieren, Arbeit zu delegieren und gleichzeitig Politik und Entscheidungsträger zu sein.

Analytische Fähigkeiten

Ein Teil Ihrer Arbeit wird darin bestehen, Wege zu finden, wie Sie Ihre Arbeit besser machen können. Wenn Sie Ineffizienzen in Ihrem Büro erkennen und Lösungen anbieten können, können Sie Ihrem Arbeitgeber möglicherweise viel Geld und Ihren Kollegen eine Menge Ärger ersparen.

Eine großartige Büroleiterin fragt sich ständig nach allen Prozessen, Praktiken und Verfahren: „Ist das sinnvoll? Ist das das Beste, was wir tun können? “Es wird empfohlen, eine Liste mit analytischen Fähigkeiten in Ihren Lebenslauf aufzunehmen.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Als Büroleiter hält der Bock bei Ihnen. Sie sind für die rechtzeitige Bestellung der richtigen Büromaterialien, die korrekte und geordnete Aufbewahrung der Aufzeichnungen sowie für die Übersicht über die Bedürfnisse und Probleme aller anderen Mitarbeiter im Büro verantwortlich. Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, scheint das Büro von selbst zu laufen. Wenn Sie falsche Angaben machen, können andere Personen ihre Arbeit möglicherweise nicht vollständig erledigen.

Kommunikationsfähigkeit

Wie bei Büroassistenten sind Sie oft einer der ersten, die Besucher sehen, und Sie sind manchmal der einzige, den sie sehen, wenn einer der Profis in Ihrem Büro gerade aus ist. Sie müssen als effektive Empfangsdame fungieren und gleichzeitig Ihre anderen Aufgaben erfüllen.

Sie können auch der primäre Kontaktpunkt zwischen verschiedenen Personen sein, die das Büro nutzen, und möglicherweise zwischen Ihrem Büro und anderen innerhalb derselben Organisation. Möglicherweise müssen Sie die Konfliktlösung üben und die Arbeit delegieren. All dies führt zu einer Menge Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, die zu jeder Zeit präzise, ​​effizient, freundlich und professionell sein muss.

Computerfähigkeiten

Es ist wichtig, dass Büroleiter über ein breites Spektrum an Computerkenntnissen verfügen. Die Besonderheiten hängen von Ihrem Arbeitgeber ab, umfassen jedoch normalerweise Dateneingabe, Tabellenkalkulation und allgemeine IT-Aufgaben.

Die Verwaltung von Büros kann enorme Verantwortung mit sich bringen. Büroleiter arbeiten in der Regel am Scheitelpunkt einer Organisation, mit ihren Händen in allen Bereichen des Unternehmens. Wenn diese zentrale Rolle Sie anspricht, überprüfen Sie die Liste der Fähigkeiten weiterhin, um zu sehen, ob dies eine Karriere für Sie sein könnte.

Finanzangelegenheiten

Zu Ihren Aufgaben gehören Buchhaltung, Rechnungsstellung, Budgetierung und Buchhaltung. Möglicherweise müssen Sie auch die Einträge in den Bereichen Personalabrechnung, Bargeld und QuickBooks bearbeiten. Quartals- und Halbjahresberichte können ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich fallen. Wenn Ihr Büro überhaupt mit Geld umgeht, müssen Sie letztendlich dafür sorgen, dass es gut gehandhabt wird.

Führungskompetenz

Als Vorgesetzter einer großen Gruppe von Büroassistenten müssen Sie alle motiviert und koordiniert halten. Sie müssen Teamarbeit ermöglichen. In Ihrem Job müssen Sie einen Standard für die Arbeit aller anderen festlegen und sicherstellen, dass diese Standards erfüllt werden. Führen bedeutet oft, anderen Menschen dabei zu helfen, in ihrer Karriere zu wachsen, und ihnen zu helfen, sich selbst zu starten und gut miteinander zu kommunizieren.

Soziale Fähigkeiten

Zwischenmenschliche Fähigkeiten spielen eine große Rolle als Büroleiter. Sie werden aufgefordert, eine positive Einstellung zu haben, Besucher zu begrüßen und Teamwork zu betreiben.

Verschiedene Stärken

Büroleiter verfügen in der Regel über unterschiedliche Fähigkeiten, die ihnen helfen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Dazu gehört es, auf Details zu achten, generell flexibel zu sein und zuverlässig zu sein. Office-Manager müssen auch Netzwerker, logische Denker, Multi-Tasker und Problemlöser sein. Zeitmanagement und Organisation sollten für die Menschen, die in dieser Rolle dienen, eine Selbstverständlichkeit sein.