Übersicht über Personaldateien und Richtlinien für Beispieldateien

Eine Personalakte ist die vom Arbeitgeber gespeicherte Dokumentation der Geschichte und des Status des gesamten Beschäftigungsverhältnisses mit einem einzelnen Mitarbeiter. Der Arbeitgeber führt diese Beschäftigungsunterlagen aus drei Gründen in einer Personalakte.

• Der Arbeitgeber möchte genaue Informationen zur Hand haben und organisieren, wenn Sie aus irgendeinem Grund auf die Informationen zugreifen müssen. Änderungen bei Notfallkontakten, Mitarbeiteradressen, Verfolgung von Leistungsbewertungen, Disziplinarbriefen, Mitarbeiteranerkennung und Bewerbungsunterlagen sind Beispiele für Informationen, auf die der Arbeitgeber schnell zugreifen möchte.
• Der Arbeitgeber muss Unterlagen zu Personalfragen wie Mitarbeiterauswahl, Leistung, Arbeitshistorie, Entschädigungsgrundlagen und interne Beförderungsanwendungen aufbewahren, um nur einige zu nennen.

  Eine EOC-Klage, eine Klage oder sogar die Notwendigkeit, das Fehlen einer Gehaltserhöhung oder Beförderung zu einem Arbeitnehmer zu rechtfertigen, setzt voraus, dass der Arbeitgeber diese Art von Arbeitnehmerdokumentation gesammelt und aufbewahrt hat.

• Einige Mitarbeiterakten sind von den Bundes- oder Landesregierungen zur Aufbewahrung der Arbeitgeber erforderlich. Die Organisation der Mitarbeiterinformationen in einer Personalakte ist sinnvoll für den Zugang sowie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und die Bereitschaft.

Arten von Personalakten

Ein Arbeitgeber führt im Allgemeinen verschiedene Arten von Personalakten für geschäftliche Zwecke, für die Vertraulichkeit von Mitarbeitern, für den medizinischen Datenschutz und für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mir ist kein Gesetz bekannt, aus dem hervorgeht, wie viele Dateien ein Arbeitgeber aufbewahren muss.

Es gibt jedoch viele Gesetze und Best Practices für das Personal bezüglich der Vertraulichkeit von Mitarbeitern, die den Inhalt von Personalakten regeln und wer Zugriff auf diese Informationen hat. Dies sind die Personalakten, die die meisten Arbeitgeber in den USA führen. (Weltweite Gesetze und Praktiken können abweichen.)

• Personalakte: Dies ist die Hauptakte der Angestellten, die den Verlauf des Arbeitsverhältnisses enthält.
• Abrechnungsdatei: Sie möchten eine separate Datei für alle Fragen der Gehaltsabrechnung in Bezug auf Gehalt und Leistungen erstellen.
• Mitarbeiter-Krankenakte: Das Bundesgesetz über die Portabilität und Verantwortlichkeit der Krankenversicherung von 1996 (HIPAA) verlangt von Arbeitgebern, die Krankenakten der Angestellten vertraulich zu behandeln.
• I-9 Mitarbeiterformulare: Sie müssen eine separate Datei für alle I-9-Formulare aller Mitarbeiter (nicht pro Mitarbeiter) führen, da Sie nicht möchten, dass Regierungsangestellte diese Formulare unter verschiedenen Umständen prüfen und Ihre wichtigsten, vertraulichen Personalakten einsehen können.

Mitarbeiterzugang zu Personalakten

Den Mitarbeitern wird unter Anleitung und Aufsicht von Personalmitarbeitern der Zugang zu ihren Personalakten gewährt. Die Personalakten der Mitarbeiter gelten als Eigentum des Arbeitgebers, der für deren Pflege und Schutz verantwortlich ist.

Beispiel für eine Personalakte-Richtlinie

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Personalakte zur Verwendung in Ihrem Unternehmen. In diesem Abschnitt werden die verschiedenen empfohlenen Dateien beschrieben, und wer Zugriff auf die einzelnen Dateien haben sollte.

Beispielrichtlinie

Das Unternehmen führt für jeden Mitarbeiter drei Mitarbeiterakten.

EIN Personalakte wird für jeden Mitarbeiter von (Ihr Firmenname) gepflegt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Personalmitarbeitern verwaltet und verwaltet.

Der Zugriff auf diese Datei ist auf Personalmitarbeiter beschränkt und geht davon aus, dass der Manager jedes Mitarbeiters seine eigene Datei mit den für die Arbeitsleistung des Mitarbeiters relevanten Dokumenten führt.

Zu den typischen Dokumenten in einer Personalakte gehören der Arbeitsantrag, ein Kontaktformular für familiäre Notfälle, ein dokumentierter Verlauf der Disziplinarverfahren, ein Lebenslauf, ein Mitarbeiterhandbuch und ein freiwilliger Arbeitgeber, der Arbeitsblätter abmeldet, aktuelle persönliche Informationen und Arbeitszeugnisse.

Nicht alle Personalakten enthalten dieselben Dokumente, aber in jeder Personalakte gibt es einige Dokumente, die identisch sind.

Gehaltsabrechnungsdateien werden auch gepflegt; Abrechnungsdateien enthalten eine Historie der Jobs, Abteilungen, Vergütungsänderungen usw. des Mitarbeiters. Der Zugriff auf die Abrechnungsdatei ist auf das entsprechende Buchhalter- und Personalwesen beschränkt.

Ein Mitarbeiter Krankenakte wird auch gepflegt. Der Inhalt der Krankenakte steht niemandem zur Verfügung, außer den von der Personalabteilung bestimmten Mitarbeitern und dem Mitarbeiter, dessen Unterlagen in der Akte aufbewahrt werden. Krankenakten (unter Ihrem Firmennamen) erhalten ein Höchstmaß an sicherer Aufbewahrung und Vertraulichkeit.

Ein Mitarbeiter kann seine Personalakte einsehen, indem er sich während der üblichen Geschäftszeiten mit einem Personalmitarbeiter in Verbindung setzt. Kein Mitarbeiter darf Dokumente aus seiner Personalakte ändern oder entfernen, die in Anwesenheit einer Person des Personalwesens eingesehen werden müssen.

Auch bekannt alsMitarbeiterakten, Mitarbeiterakten, Personalakten, Dokumentation

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