So entwickeln Sie eine effektive Meeting-Agenda

Ein Meeting-Programm ist eine Liste mit Punkten, die die Teilnehmer bei einem Meeting erreichen möchten. Die Tagesordnung sollte vor einem Meeting mindestens 24 Stunden im Voraus verteilt werden, damit sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten können. Nach Möglichkeit sollte die Tagesordnung einige Tage vor dem Treffen verfügbar sein.

Meeting-Agenda entwickeln

Ermitteln Sie zunächst, ob andere Mitarbeiter erforderlich sind, um Sie bei der Planung des Meetings zu unterstützen. Entscheiden Sie dann, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten, und legen Sie mögliche Ziele für Ihr Meeting fest. Die von Ihnen festgelegten Ziele legen den Rahmen für einen effektiven Besprechungsplan fest. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht mehr geplant haben, als innerhalb des Zeitrahmens Ihres Meetings vernünftigerweise erreichbar ist.

Wie Stephen Covey in den "7 Gewohnheiten hochwirksamer Menschen" sagte, "Beginnen Sie mit dem Ende im Sinn." Der Zweck Ihres Meetings bestimmt den Meeting-Fokus, die Meeting-Agenda und die Meeting-Teilnehmer.

Überlegen Sie anschließend, wie viel Zeit Sie voraussichtlich für jeden Tagesordnungspunkt benötigen. Wenn das Meeting eine Stunde dauert und Sie fünf Tagesordnungspunkte haben, erhalten Sie eine allgemeine Vorstellung von dem Zeitrahmen, mit dem Sie arbeiten. Das bedeutet nicht, dass jeder Tagesordnungspunkt genau 12 Minuten sein muss, aber die fünf zusammengenommen können offensichtlich nicht mehr Zeit als das bedeuten.

Entscheidungen zu treffen

Nach der Festlegung Ihres Gesamtziels müssen Sie oder Ihr Team bestimmte Entscheidungen treffen. Nennen Sie neben dem Zweck oder Ziel des Treffens auch Ihre Tagesordnung:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
• Teilnehmer brauchten in der Besprechung
• Punkte zur Diskussion
• Die Zeit, die Sie für die Gruppe erwarten, wird zur Besprechung jedes Elements benötigt
• Vorarbeit für das Treffen. Dies umfasst alle Lesungen, Dokumentationen, Daten, Protokollprotokolle einer vorherigen Besprechung oder andere Vorbereitungen, die Ihre tatsächliche Besprechung erfolgreich machen. Entsprechende Dokumente sollten der Bekanntmachung und der Tagesordnung der Versammlung beigefügt werden, wenn Sie sie an die eingeladenen Teilnehmer verteilen.

Teilnehmer identifizieren

Wenn Sie entschieden haben, dass ein Meeting erforderlich ist, um Ihr Ziel zu erreichen, müssen Sie eine Teilnehmerliste erstellen. Nicht jeder Mitarbeiter kann oder sollte an jedem Meeting teilnehmen, aber die Einladung der richtigen Teilnehmer erhöht Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Bestimmen Sie Ihre Teilnehmer, indem Sie sich einige Fragen stellen:

• Wer muss die Lösung besitzen, die die Gruppe entwickelt?
• Wem gehört der Prozess, über den die Gruppe diskutiert?
• Wer muss wissen, welche Informationen Sie verteilen?
• Wer kann Daten und Fakten zur Entscheidungsfindung bereitstellen?
• Wer hat Erfahrung oder Fachwissen, um es mit der Gruppe zu teilen?
• Wer muss die Umsetzung von Lösungen oder Aufgaben unterstützen?
• Wer muss die Erlaubnis oder Ressourcen zur Verfügung stellen, um das Meeting-Ergebnis zu erzielen?
• Wer könnte sich gegen die Implementierung von Lösungen oder Richtlinien aussprechen?

Regelmäßig geplante Meetings

Nicht jedes Meeting benötigt eine individuell entwickelte Agenda. Die meisten Mitarbeiter haben regelmäßig Besprechungen für ihre Abteilungen oder Arbeitsgruppen geplant. Sie haben auch Teams und Projekte, an denen Sie teilnehmen.

Für ein laufendes Projekt ist zwar nicht für jedes Meeting eine neu entwickelte Agenda erforderlich, aber Ihr Team wird durch einen Standardansatz für Ihr Meeting gut bedient.

Die regelmäßig geplante Mitarbeiterversammlung ist in drei Segmente unterteilt, von denen jedes Standard-Tagesordnungspunkte hat:

1. Informationselemente: Schreiben Sie alle Tagesordnungspunkte aus, die für jedes Meeting informativ sind. Beispielsweise aktualisiert der Manager die Gruppe über die Ergebnisse der Sitzung des Senior Management.
2. Aktionselemente: Legen Sie alle Punkte auf die Tagesordnung, von denen Sie erwarten, dass sie bei jeder regelmäßig stattfindenden Besprechung überprüft werden sollen. Zum Beispiel die Performance-Budgetierung für den Zeitraum und die Ermittlung von Kosteneinsparungen und kontinuierlichen Verbesserungen, die die Gruppe erreichen möchte.
3. Vorausplanung: Stellen Sie auf die Tagesordnung alle Punkte, für die die Gruppe vorab planen oder vorbereiten möchte. Zum Beispiel die kurzfristigen Ziele für den nächsten Monat oder der Bedarf an Mitarbeiterunterstützung bei anstehenden Aufgaben.

Wenn Sie diese Richtlinien bei der Erstellung Ihrer Besprechungsagenda befolgen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Besprechung produktiver ist.

Was ist hinzuzufügen?

Eine Agenda für ein regelmäßig geplantes Meeting kann dabei helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, indem einige grundlegende Elemente hinzugefügt werden:

• Aufwärmen und Grüße. Betrachten Sie einen kurzen Eisbrecher, je nachdem, wie oft sich die Gruppe trifft.
• Überprüfen Sie den Zweck, die Tagesordnung sowie die erwarteten Ergebnisse und das Produkt des Meetings.
• Überprüfen Sie, korrigieren Sie (falls erforderlich) und genehmigen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung.
• Stellen Sie geeignete Abteilungs- und Unternehmensinformationen bereit, die das Team benötigt.
• Überprüfen Sie den Fortschritt bei Aktionspunkten, Aktionsplänen und Verpflichtungen. Überprüfen Sie den Gruppenfortschritt bei den Zielen.
• Besprechen Sie und entscheiden Sie über die Tagesordnungspunkte für dieses Treffen.
• Identifizieren Sie die nächsten Schritte.

• Bestimmen Sie den Zweck, das Ergebnis und die Agenda für das nächste Meeting.
• Am Ende der Besprechung sollte der Notennehmer die Verpflichtungen überprüfen, die von Personen während der Besprechung gemacht wurden.
• Ermitteln Sie die erforderliche Unterstützung von Personen, die nicht in der Gruppe sind, und weisen Sie die Teilnehmer zu, Kontakt aufzunehmen.
• Bestimmen Sie, wer außerhalb der Besprechungsteilnehmer wissen muss, und entscheiden, wie Sie die Kommunikation durchführen möchten.
• Verteilen Sie die Protokolle innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting oder sofort, wenn der Notizenbetreiber sie elektronisch verwendet hat.