Vor- und Nachteile von 3 Projekt-Organisationsstrukturen

Die Art und Weise, wie Ihre Organisation strukturiert ist, beeinflusst, wie Sie Projekte verwalten und ausführen. Es kann auch beeinflussen, wie viel Autorität und Reichweite Sie für Ihre Arbeit als Projektmanager benötigen.

Es gibt drei gemeinsame Organisationsstrukturen, in denen die Projektmanager arbeiten: funktional, projektbezogen und matrixorientiert. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Bereiche, damit Sie wissen, worauf Sie beim Beitritt zu einer neuen Struktur stoßen.

Funktionale Organisationsstruktur

In einer funktionalen Organisationsstruktur arbeiten der Projektmanager und alle Ressourcen in demselben Unternehmensbereich, z. B. der Vertriebs- und Marketingabteilung. Im Allgemeinen hat der Funktionsmanager mehr Befugnisse als der Projektmanager.

Vorteile

Die funktionale Struktur gibt Ihnen als Projektmanager die geringste Leistung, bietet aber viele weitere Vorteile:

• Es funktioniert gut für kleine Teams und kleine Projekte, da die Funktion die volle Kontrolle über die Teammitglieder und andere erforderliche Ressourcen hat.
• Sie können einfach auf die Experten zugreifen, die Sie benötigen, da sie sich im selben Funktionsbereich befinden.
• Es ist schnell, alle zusammenzubringen, um Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt zu lösen.
• Sie können die für die Projektkommunikation erforderlichen Tools einschränken, da das Team relativ klein und einfach ist.
• Häufig gibt es begeisterte Teammitglieder, die daran interessiert sind, an dem Projekt zu arbeiten, weil es ihnen Karrieremöglichkeiten bietet. Projektarbeit kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Team zu motivieren.

• Wenn Sie das Projekt an ein funktionales Team übergeben, wird es das funktionale Team sein, in dem Sie arbeiten. Dies kann den Abschluss eines Projekts erleichtern.

Nachteile

Obwohl diese Struktur viele Vorteile bietet, sollten Sie auch einige Nachteile berücksichtigen:

• Die Arbeit findet in einem Silo statt. Dies kann bedeuten, dass Sie keinen Zugriff auf Personen außerhalb Ihrer Funktionsabteilung haben.
• Die Mitarbeiter des Projektteams sind möglicherweise loyaler gegenüber ihrer Abteilung oder ihrem Teamleiter als gegenüber ihrer Arbeit am Projekt, was zu Konflikten führen kann.
• Ein großes Projekt kann mit einem funktionalen Projektmanager für jede Funktion enden. Wenn nicht alle Projektmanager harmonisch zusammenarbeiten, kann dies dazu führen, dass die Arbeit durch die Risse fällt.
• Funktionale Arbeit kann insofern isolierend sein, als Sie keine Gelegenheit haben, sich umfassend mit dem Unternehmen zu vernetzen. Eine strategische Ausrichtung beizubehalten, kann schwieriger sein.

Organisationsstruktur des Projekts

Engagierte Teams werden zusammengestellt, um Projekte in einer Projektorganisationsstruktur zu bearbeiten. Der Projektmanager hat wahrscheinlich die Leitungsverantwortung für die Mitglieder des Projektteams. Beispiele hierfür sind große Bauwerke, aber auch Unternehmensinitiativen, die ein spezielles Team erfordern. Der Projektmanager hat die oberste Autorität und erstattet dem Projektsponsor und dem Projektvorstand Bericht. Die Teammitglieder arbeiten direkt für den Projektmanager.

Vorteile

Der offensichtliche Vorteil einer Projektstruktur ist, dass Sie mehr Kontrolle über das Team haben, aber es gibt auch andere Vorteile.

• Teams können einen starken Identitätssinn haben. Es ist die einfachste Struktur, um eine starke Teamkultur zu schaffen.
• Das gesamte Team konzentriert sich auf die Ziele des Teams, sodass ein Konflikt zwischen der Loyalität und der täglichen Arbeit der am Projekt beteiligten Personen besteht. Ihre Tagesaufgabe ist das Projekt.
• Die Ressourcen sind für das Projekt reserviert, sodass die Planung von Arbeiten erheblich vereinfacht wird. Sie wissen, wann die Teammitglieder verfügbar sind, und es besteht kein Risiko, dass sie kurzfristig zur normalen Arbeit für einen anderen Manager abgesetzt werden.

• Projekte, die in dieser Struktur ausgeführt werden, bieten eine hervorragende Umgebung für die Verbesserung Ihrer Projektmanagementfähigkeiten sowie für die Verbesserung der technischen Führungsqualitäten.

Nachteile

Die Projektstruktur ist am einfachsten zu bearbeiten, weist jedoch einige Nachteile auf.

• Ein Team für ein Projekt zu haben, ist eine teure Angelegenheit. Dies ist normalerweise nur bei großen Projekten eine Option.
• Wenn Sie Personen von ihren funktionalen Jobs entfernen, fällt es ihnen möglicherweise schwer, zurück zu gehen, insbesondere wenn das Projekt lang ist. Die Projektarbeit ist langwierig und die Rückkehr zu dem, was Sie zuvor getan haben, nachdem Sie in einem multidisziplinären Umfeld an einem neuen, herausfordernden Projekt gearbeitet haben, ist für viele Menschen keine ansprechende Perspektive. Das Verwalten des Übergangs des Teams beim Schließen eines Projekts wird noch wichtiger.

• Manchmal kann das Schließen eines Projekts zum Verlust Ihres Arbeitsplatzes führen, wenn das Unternehmen gewechselt ist und eine andere Rolle für Sie nicht verfügbar ist.
• Engagierte Teams verbrauchen naturgemäß Ressourcen, um nur an einer Sache zu arbeiten. Sie können die Anzahl der Projekte begrenzen, die das Unternehmen gleichzeitig ausführen kann, insbesondere wenn verschiedene Projekte die gleichen Fähigkeiten erfordern.
• Projektmanager in dieser Art von Struktur übernehmen auch das Linienmanagement für ihre Teams, was bedeutet, dass Sie Zeit und Mühe für Personalaufgaben aufwenden müssen, die Sie in anderen Strukturen nicht erledigen müssten. Wenn Sie dieses Element der Arbeit mit Menschen mögen, kann dieser Faktor von Vorteil sein.

Matrix Organisationsstruktur

Die dritte Option ist eine Matrixstruktur. Die Ressourcen werden sowohl für die normale Arbeit als auch für die Projektarbeit gemeinsam genutzt. Dies kann bedeuten, dass zwei Manager oder "gepunktete" Verantwortlichkeiten sowohl gegenüber einem Projektmanager als auch gegenüber dem Teammanager bestehen. Die funktionale Verwaltungslinienstruktur ist normalerweise zuerst vorhanden, und der Projektmanager nimmt die gepunktete Linie.

Diese Struktur teilt die Befugnisse und Befugnisse zwischen dem Funktions- oder Abteilungsleiter und dem Projektleiter auf. Sie müssen Ihre Verhandlungsfähigkeiten voll ausschöpfen.

Vorteile

Matrixstrukturen sind sehr verbreitet, weil sie es Managern ermöglichen, flexible Entscheidungen darüber zu treffen, wie die Menschen ihre Zeit verbringen. Sie werden wahrscheinlich irgendwann in Ihrer Karriere in einer Matrix-Umgebung arbeiten. Die Vorteile dieser Struktur sind wie folgt:

• Ressourcen werden effizient genutzt und können bei Bedarf zwischen Projekten ausgetauscht werden.
• Sie können an vielen verschiedenen Dingen arbeiten, manchmal parallel - obwohl dieser Punkt auch als Nachteil angeführt werden kann.
• Teams und Einzelpersonen können sehr reaktionsschnell sein. Wenn ein neues Projekt entsteht, das Priorität haben muss, ist es einfach genug, sich zu drehen und sich plötzlich auf etwas anderes zu konzentrieren. Dies ist in einer Projektstruktur nicht einfach möglich, da das Auflösen und Umgruppieren länger dauert.
• Die Struktur erfordert, dass jeder den gleichen Projektmanagement-Lebenszyklus und die gleiche Methodik verwendet, sodass das Wechseln zwischen Projekten einfach ist. Menschen können sich einem Projektteam anschließen, wobei relativ wenig Onboarding erforderlich ist, wenn Terminologie und Prozesse identisch sind.

Nachteile

Wie bei allen Setups hat auch dieses seine Tücken. Obwohl es sich um eine gemeinsame Struktur handelt, haben nicht viele moderne Arbeitsplätze die Probleme der Überlastung gelöst. Wenn Sie nicht über Systeme verfügen, mit denen Sie die gesamte Arbeitslast verwalten und überwachen können, können Sie Einzelpersonen leicht zu viel zu tun geben. Andere Nachteile sind wie folgt:

• Der Konflikt zwischen Projekten ist häufig, weil Sie möglicherweise um dieselben Ressourcen wie ein anderes Projekt kämpfen.
• Das andere Projekt hat möglicherweise die besten Ressourcen - die am besten geeigneten Personen mit den richtigen Fähigkeiten - ausgewählt, oder ihr Vorgesetzter stellt sie möglicherweise nicht für die Projektarbeit zur Verfügung.
• Es kann zu Konflikten zwischen den üblichen Aufgaben und der Projektarbeit für Einzelpersonen kommen, insbesondere wenn beide Manager ihnen unterschiedliche Prioritäten geben.
• Ressourcen haben möglicherweise einen Konflikt darüber, welchen Entwicklungspfad sie für ihre zukünftige Karriere einschlagen. Obwohl Sie vielleicht wissen, dass Sie im Projektmanagement bleiben möchten, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, eine höhere funktionale Rolle oder eine projektorientierte Rolle einzunehmen. Aber viele Karrieremöglichkeiten zu haben, ist eine gute Sache, auch wenn es schwierig ist, Entscheidungen zu treffen.

Eine Organisationsstruktur, die perfekt für alle üblichen Aufgaben geeignet ist, funktioniert bei Projekten nicht immer, und Sie müssen innerhalb der Umgebung, in der Sie arbeiten, zurechtkommen. Es ist eine gute Idee, Erfahrung mit jeder dieser Strukturen zu sammeln, damit Sie sie aus erster Hand erleben können. Es hilft Ihnen bei der Entscheidung, welches Umfeld am besten zu Ihnen passt und Ihren Fähigkeiten und Vorlieben entspricht. Dann können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, wenn Sie die Möglichkeit haben, über Ihr zukünftiges Arbeitsumfeld zu entscheiden.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Projektorganisationsstrukturen kennen, können Sie herausfinden, wo Sie Ihre Zeit und Ihren Einfluss am besten einsetzen können, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen und Ihr Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.