Verfolgen Sie Ihr Projekt ohne Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind ein fantastisches und äußerst nützliches Werkzeug, um alle kleinen Schritte, die in ein großes Projekt einfließen, zu verfolgen und zu koordinieren. Sie können jedoch schnell überwältigend und unübersichtlich werden, insbesondere für Personen, die nicht wissen, wie sie sie lesen können. Versuchen Sie, ein Gantt-Diagramm zu verwenden, um einem Kunden oder Kollegen in einer anderen Abteilung Ihre Fortschritte zu erläutern. Möglicherweise haben Sie die Herausforderung.

Dies ist nicht die einzige Herausforderung, die Gantt-Diagramme bieten. Die Daten in einem Gantt-Diagramm erfordern normalerweise eine spezielle Software zum Anzeigen und Bearbeiten. Das Drucken dieser Daten ist fast immer eine Herausforderung. Außerdem möchten Sie sich manchmal nur auf einen kleinen Teil eines Projekts konzentrieren, ohne von all den zusätzlichen Informationen überfordert zu werden.

Gantt-Diagramme sind zwar eine großartige Lösung, sie sind jedoch nicht die einzige. Wenn Sie ein kleineres Beispiel der Informationen betrachten oder eine vereinfachte Version oder einen Teil der Informationen in einer Situation präsentieren müssen, in der ein Gantt-Diagramm nicht praktikabel wäre, können Sie stattdessen fünf Alternativen verwenden.

Aufgabenlisten

Jeder in der Geschäftswelt sollte mit einer grundlegenden To-Do-Liste vertraut und vertraut sein. In der Tat ist das Organisieren eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers.

Eine Aufgabenliste bringt die Aufgabenliste auf die nächste Ebene. Mit einer Aufgabenliste können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen, um anzuzeigen, wer die einzelnen Aufgaben ausführen soll, den Status der Aufgabe, das Start- und Enddatum und die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe rechtzeitig abgeschlossen wird. Sie können sogar Kontrollkästchen für Ihre Teammitglieder hinzufügen, um zu überprüfen, ob Elemente abgeschlossen sind.

Tabellenkalkulationen

Eine vereinfachte Grafik in einer Tabelle ist eine weitere Alternative. Sie können immer noch Aufgaben auf der linken Seite auflisten, und Sie können immer noch Balken anzeigen, um Ihren Fortschritt und die voraussichtlichen Start- und Enddaten für die Aufgaben anzuzeigen.

Tabellenkalkulationen können zeitaufwändig sein und Aktualisierungen zeitaufwändig sein. Sie möchten sie daher nicht als umfassende Projektverwaltungslösung verwenden. Bei einem einfachen einmaligen Bericht für einen Kunden oder Manager kann eine vereinfachte Kalkulationstabelle das Projekt jedoch visuell so anordnen, wie es ist

einfach zu erklären und zu verstehen. Es ist auch eine gute Option, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

Flussdiagramme

Flussdiagramme oder Netzwerkdiagramme zeigen die Projektaufgaben in der Reihenfolge, in der sie erledigt werden müssen. Flussdiagramme können so einfach oder komplex sein, wie Sie möchten. Beispielsweise können Sie Informationen wie Anfangs- und Enddatum jedes Schritts, die Identifikationsnummer der Aufgabe oder keine Liste auflisten

der Standort. Beachten Sie, dass das Hinzufügen zu vieler Informationen das Lesen dieser Diagramme erschweren kann.

Während viele Leute finden, dass Flussdiagramme einfacher zu lesen und zu verstehen sind als Gantt-Diagramme, kann es schwierig sein, sie zu erstellen. Darüber hinaus sind sie für große und komplexe Probleme oft ungeeignet. Flussdiagramme eignen sich am besten für die Darstellung einfacher Projekte mit Aufgaben, die sich natürlich von einem zum nächsten entwickeln

das nächste, sollte aber nicht als langfristiges Werkzeug oder für zu komplexe Projekte verwendet werden.

Kanban-Boards

Verfügt Ihr Projekt über eine große Anzahl von Schritten, die nicht unbedingt in aufeinanderfolgender Reihenfolge ausgeführt werden müssen? Haben Sie mehrere Personen, die an demselben Projekt arbeiten, oder werden die Aufgaben häufig aktualisiert? In diesem Fall bietet Kanban möglicherweise die ideale Lösung für Sie. (Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise von Kanban im Projektmanagement.)

Bei einem Kanban-Board wird jede Projektaufgabe auf eine Notiz geschrieben und in die entsprechende Spalte eingefügt, z. B. "erledigen", "in Bearbeitung" oder "erledigt". Wenn jede Aufgabe abgeschlossen ist, wird die entsprechende Notiz über die Tafel verschoben, bis sich alle Notizen in der Spalte "erledigt" befinden.

Dieses Organisationssystem ist sehr leicht zu verstehen und schnell zu ändern, aber es ist nicht sehr portabel und Sie müssen darauf achten, dass keine der Notizen fallen und verloren gehen.

Statusberichte

Gantt-Diagramme eignen sich hervorragend für die Verfolgung Ihrer Projekte, nicht unbedingt für die Kommunikation. Wenn Sie lediglich Ihren Fortschritt mit einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder anderen Teammitgliedern kommunizieren möchten, ist ein Statusbericht möglicherweise die beste Option. Darüber hinaus erstellen viele Projektmanagement-Softwareprogramme mit nur wenigen Mausklicks vereinfachte, leicht verständliche Statusberichte, wodurch Sie wertvolle Zeit und Energie sparen.

Gantt-Diagramme sind äußerst praktisch, um alle Aufgaben zu erfassen, die in ein großes Projekt einfließen, aber sie sind nicht immer die besten, um diese Informationen mit anderen zu kommunizieren, insbesondere mit denen, die es nicht gewohnt sind, sie zu lesen.

Sie haben mehrere andere Alternativen. Probieren Sie eine dieser fünf Gantt-Diagramm-Alternativen aus. Sie werden angenehm überrascht sein, wie viel Zeit Sie sparen können.