Die beste Formatierung für einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief ist ein formelles Dokument, das häufig von einem Unternehmen an ein anderes oder von einem Unternehmen an beispielsweise Kunden, Mitarbeiter und Stakeholder gesendet wird. Geschäftsbriefe werden auch für die professionelle Korrespondenz zwischen Einzelpersonen verwendet. Obwohl E-Mail die üblichste Form der Korrespondenz ist, werden ausgedruckte Geschäftsbriefe immer noch für viele wichtige, ernsthafte Korrespondenzarten verwendet, darunter Referenzbriefe, Beschäftigungsprüfung, Stellenangebote und mehr.

Das Schreiben eines effektiven, ausgefeilten Geschäftsbriefs kann eine leicht nachvollziehbare Aufgabe sein, solange Sie die festgelegten Regeln für Layout und Sprache einhalten. Stellen Sie fest, dass Ihr Empfänger regelmäßig eine beträchtliche Menge Korrespondenz liest und gut ausgeführte Briefe bevorzugt, die keine Tippfehler oder grammatikalische Fehler enthalten. Eine gute Faustregel ist, es zweimal zu überprüfen und dann von einem Kollegen überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wurde.

Abschnitte eines Geschäftsbriefs

Jeder Abschnitt Ihres Schreibens sollte dem entsprechenden Format entsprechen, beginnend mit Ihren Kontaktinformationen und denen der Empfänger. Anrede; der Körper des Briefes; Schließen; und schließlich deine Unterschrift.

Geschäftsbriefformat

Nachfolgend finden Sie das traditionelle Geschäftsbriefformat mit Tipps dazu, wie Sie es basierend auf Ihrer Beziehung zum Leser und dem gewünschten Ergebnis gestalten können.

Ihre Kontaktinformationen:

Dein Name

Dein Arbeitstitel

Ihre Firma

Deine Adresse

Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Deine Telefonnummer

Deine Emailadresse

Datum

Kontaktinformationen des Empfängers:

Ihr Name

Ihr Titel

Ihre Firma

Adresse des Unternehmens

Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Die Anrede:

• Verwenden Sie "An wen es sich interessiert", wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie sich wenden.
• Verwenden Sie die formale Anrede “Sehr geehrter Herr / Frau / Herr Dr. Nachname “, wenn Sie den Empfänger nicht kennen.
• Verwenden Sie „Sehr geehrter Vorname“ nur, wenn Sie eine informelle Beziehung zum Empfänger haben.

Der Körper

Formatierungsgrundlagen:

• Verwenden Sie einzeilige Zeilen mit einem zusätzlichen Leerzeichen zwischen den einzelnen Absätzen, nach der Anrede und über dem Abschluss.
• Links rechtfertigen Sie Ihren Brief (am linken Rand).

Treffen Sie den richtigen Ton:

Machen Sie den Zweck Ihres Schreibens klar und zielgerichtet und halten Sie den einleitenden Absatz kurz. Sie können mit "Ich schreibe in Bezug auf …" beginnen und von dort aus nur das kommunizieren, was Sie zu sagen haben.

Die folgenden Absätze sollten Informationen enthalten, die Ihrem Leser ein umfassendes Verständnis Ihrer Ziele ermöglichen, aber vermeiden Sie sich schlängelnde Sätze und unnötig lange Wörter. Halten Sie es wieder kurz, um ihre Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten.

Wenn Sie den Empfänger auf irgendeine Weise überzeugen möchten, ob Sie Geld investieren, Ihnen eine Referenz geben, Sie einstellen, eine Partnerschaft eingehen oder ein Problem beheben, legen Sie einen zwingenden Grund für Ihre Sache an. Wenn Sie möchten, dass der Leser beispielsweise eine Wohltätigkeitsveranstaltung sponsert, identifizieren Sie eventuelle Überschneidungen mit den philanthropischen Zielen des Unternehmens. Überzeugen Sie den Leser, dass die Unterstützung für Sie von beiderseitigem Nutzen ist, und Sie werden Ihre Chancen erhöhen, ihre Unterstützung zu gewinnen.

Behalten Sie Ihren letzten Absatz mit zwei Sätzen. Wiederholen Sie einfach Ihren Grund für das Schreiben und danken Sie dem Leser, dass er Ihre Anfrage geprüft hat.

Grußformel:

Einige gute Optionen für Ihre Schließung sind:

• Hochachtungsvoll,
• Dein,
• Herzlich,
• Respektvoll,

Wenn Ihr Brief weniger formell ist, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Alles Gute,
• Beste,
• Vielen Dank,
• Grüße,

Die Unterschrift:

Schreiben Sie Ihre Unterschrift direkt unter Ihre Schließung und lassen Sie vier einzelne Leerzeichen zwischen Ihrer Schließung und Ihrem eingegebenen vollständigen Namen, Titel, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und anderen Kontaktinformationen, die Sie hinzufügen möchten. Verwenden Sie das folgende Format:

Ihre handschriftliche Unterschrift

Eingegebener vollständiger Name

Titel

Geschäftsbrief-Beispiel

Sie können dieses Geschäftsbriefmuster als Modell verwenden. Laden Sie die Vorlage herunter (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder lesen Sie die Textversion weiter unten.

Laden Sie die Word-Vorlage herunter

Geschäftsbriefbeispiel (Textversion)

Dein Name

Dein Arbeitstitel

Ihre Firma

Deine Adresse

Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Deine Telefonnummer

Deine Emailadresse

Datum

Name des Empfängers

Titel des Empfängers

Empfängerunternehmen

Adresse des Empfängers

Stadt (*) Bundesstaat (*) Postleitzahl

Sehr geehrter Herr / Frau Nachname, Ich möchte Sie einladen, an unserem kommenden Networking-Event der Abteilung für Liberale Kunst teilzunehmen. Die Veranstaltung findet am Nachmittag des 1. Februar 20XX statt. Wir möchten unseren diplomierten Senioren die Gelegenheit geben, mit Wirtschaftsführern in der Umgebung zu treffen, die möglicherweise nach neuen Mitarbeitern suchen, die einen Abschluss in den Freien Künsten haben.

Die Veranstaltung findet im Cox Student Center der Northern State University statt und dauert etwa 2 bis 3 Stunden. Wenn Sie Interesse haben, einen Vertreter des Unternehmens zu besuchen oder zu einem Treffen mit unseren Studenten zu schicken, informieren Sie mich bitte so bald wie möglich, und ich kann einen Tisch für Sie reservieren.

Vielen Dank für Ihre Zeit und ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.

Respektvoll, Ihre Unterschrift (gedruckter Brief)

Ihr eingegebener Name

Dein Arbeitstitel

Wenn Sie einen E-Mail-Brief senden, unterscheidet sich Ihre Signatur geringfügig. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen nicht in die Überschrift des Briefes ein, sondern geben Sie diese unter Ihrer Unterschrift an. Zum Beispiel:

Senden eines E-Mail-Geschäftsbriefs

Dein, Vorname Nachname

Titel

Deine Adresse

Deine Telefonnummer

Deine Emailadresse

Fügen Sie das Thema, über das Sie schreiben, in die Betreffzeile der E-Mail ein, damit der Leser wissen kann, warum Sie die Nachricht senden.

Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen

In diesen Richtlinien finden Sie detailliertere Tipps zum Schreiben von Geschäftsbriefen, z. B. Auswählen einer Schrift, Auswählen von Rändern und Formatieren Ihres Briefes.

Es ist immer hilfreich, Beispiele anzuschauen, um Ideen für die eigene Korrespondenz zu erhalten. Überprüfen Sie Beispiele von Briefen, darunter Anschreiben, Dankesbriefe, Folgeschreiben, Stellenakzeptanz- und Ablehnungsschreiben, Rücktrittsschreiben, Dankschreiben und weitere geschäftliche und beschäftigungsbezogene Briefmuster.