So schreiben Sie einen Muster-Geschäftsbrief

Dieses Beispiel enthält die formalen Bestandteile von vollständigen Geschäftsbriefen. Einige dieser Komponenten sind für typische, beschäftigungsbezogene Geschäftsbriefe optional. Sie können Muster, Beispiele oder Vorlagen für beschäftigungsbezogene Geschäftsbriefe herunterladen oder kopieren, indem Sie auf die nachstehenden Links klicken. In der Abbildung des Geschäftsbriefs finden Sie Richtlinien zu den einzelnen Schritten des Prozesses.

• Rücktrittsschreiben
• Danke Briefe
• Empfehlungsschreiben
• Gehaltsverlauf und Buchstaben
• Anschreiben wieder aufnehmen

Dieses Format ist nur eine Anleitung. Variationen und Anpassungen sind häufig. Möchten Sie dieses Beispiel ohne die Grafiken herunterladen? Klicken Sie hier oder im Menü unten auf Beispiele herunterladen.

Vollständiger Block von Geschäftsbriefkomponenten

Absender: Wenn Ihr Briefpapier einen Briefkopf hat, überspringen Sie diesen. Andernfalls geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und optional Ihre Telefonnummer ein. Heutzutage ist es üblich, auch eine E-Mail-Adresse anzugeben.

Datum: Geben Sie das Datum Ihres Briefes zwei bis sechs Zeilen unter dem Briefkopf ein. Drei sind Standard. Wenn kein Briefkopf vorhanden ist, geben Sie ihn an der angezeigten Stelle ein.

Bezugslinie: Wenn der Empfänger speziell Informationen anfordert, z. B. eine Auftragsnummer oder eine Rechnungsnummer, geben Sie diese in ein oder zwei Zeilen direkt unter dem Datum ein (2). Wenn Sie auf einen Brief antworten, lesen Sie ihn hier. Zum Beispiel:

• Betreff: Job Nr. 625-01
• Betreff: Ihr Brief vom 1/1 / 200x.

Spezielle Mailing-Notizen: Geben Sie gegebenenfalls alle Großbuchstaben ein. Beispiele beinhalten:

• SONDERLIEFERUNG
• ZERTIFIZIERTE EMAIL
• LUFTPOST

Hinweise bei der Ankunft: Geben Sie gegebenenfalls alle Großbuchstaben ein. Möglicherweise möchten Sie eine Notiz in die private Korrespondenz einfügen, z. B. ein Kündigungsschreiben. Geben Sie dasselbe auf den Umschlag. Beispiele sind:

• PERSÖNLICH
• GEHEIM

Innen Adresse: Geben Sie den Namen und die Adresse der Person und / oder Firma, an die Sie den Brief senden, drei bis acht Zeilen unter der zuletzt eingegebenen Komponente ein. Vier Zeilen sind Standard. Wenn Sie eine Hinweiszeile eingeben, überspringen Sie den Namen der Person hier. Machen Sie dasselbe auf dem Umschlag.

Sicherheitslinie: Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie den Brief senden. Wenn Sie den Namen der Person in die interne Adresse eingeben, überspringen Sie diese. Machen Sie dasselbe auf dem Umschlag.

Anrede: Geben Sie hier den Namen des Empfängers ein. Geben Sie Mr. oder Ms. Nachname ein, um Respekt zu zeigen, aber raten Sie nicht, ob Sie buchstabiert oder geschlechtsspezifisch sind. Einige gebräuchliche Anreden sind:

• Damen:
• Herren:
• Lieber Herr:
• Sehr geehrte Damen und Herren:
• Sehr geehrter vollständiger Name:
• Wen es angeht:

Betreff: Geben Sie den Inhalt Ihres Buchstabens in Großbuchstaben ein, entweder linksbündig oder zentriert. Seien Sie präzise in einer Zeile. Wenn Sie eine Referenzlinie eingeben, prüfen Sie, ob Sie diese Linie wirklich benötigen. Während es für die meisten beschäftigungsbezogenen Briefe nicht wirklich notwendig ist, sind Beispiele unten aufgeführt.

• Thema: Rücktritt
• BEZUGSBRIEF
• JOBANFRAGE

Karosserie: Geben Sie zwei Leerzeichen zwischen Sätzen ein. Fassen Sie sich kurz und auf den Punkt.

Grußformel: Was Sie hier eingeben, hängt vom Ton und dem Grad der Formalität ab. Zum Beispiel:

• Hochachtungsvoll (sehr förmlich)
• Mit freundlichen Grüßen (typisch, weniger formal)
• Mit freundlichen Grüßen (höflich, neutral)
• Mit freundlichen Grüßen (freundlich, informell)

Signaturblock: Lassen Sie nach dem vier Leerzeilen Grußformel um deinen Namen zu unterschreiben. Unterschreiben Sie Ihren Namen genau so, wie Sie ihn unter Ihrer Unterschrift eingeben. Der Titel ist je nach Relevanz und Formalitätsgrad optional. Beispiele sind:

• John Doe, Manager
• P. Smith

  Direktor, Technischer Support

• R. T. Jones - Sr. Feldingenieur

Identifikations-Initialen: Wenn jemand den Brief für Sie getippt hat, enthält er oder sie normalerweise drei Ihrer Initialen in Großbuchstaben, dann zwei seiner oder ihrer in Kleinbuchstaben. Wenn Sie Ihren eigenen Brief eingegeben haben, überspringen Sie ihn einfach, da sich Ihr Name bereits in der Liste befindet Signaturblock. Gängige Stile finden Sie weiter unten.

• JAD / cm
• JAD: cm
• clm

Anlagenotation: Diese Zeile weist den Leser an, im Umschlag nach weiteren Informationen zu suchen. Geben Sie den Singular für nur ein Gehäuse und den Plural für mehr ein. Wenn Sie nichts beifügen, überspringen Sie es. Gängige Stile finden Sie weiter unten.

• Gehege
• Anlagen: 3
• Gehäuse (3)

cc: Steht für Höflichkeitskopien (früher Durchschläge). Listen Sie die Namen der Personen, an die Sie Kopien verteilen, in alphabetischer Reihenfolge auf. Wenn Adressen für den Empfänger des Briefes nützlich wären, geben Sie sie an. Wenn Sie Ihren Brief an niemanden kopieren, überspringen Sie ihn.

Allgemeine Hinweise

• Ersetzen Sie den Text in Klammern durch die angegebene Komponente. Geben Sie die Klammern nicht ein.
• Versuchen Sie, Ihre Briefe auf einer Seite zu belassen, aber lesen Sie Seite 2 dieses Beispiels, wenn Sie Folgeseiten benötigen.
• Wie viele Leerzeilen Sie zwischen Zeilen einfügen, für die mehrere Zeilen erforderlich sind, hängt davon ab, wie viel Speicherplatz auf der Seite verfügbar ist.
• Gleiches gilt für die Margen. Eineinhalb Zoll (108 Punkte) für kurze Buchstaben und ein Zoll (72 Punkte) für längere Buchstaben sind Standard. Wenn ein Briefkopf vorhanden ist, bestimmt seine Position den oberen Rand auf Seite 1.
• Wenn Sie keine der formaleren Komponenten eingeben, lassen Sie keinen Platz für sie. Wenn Sie beispielsweise die Referenzzeile, die speziellen Mailing-Notizen und die Notizen bei der Ankunft nicht eingeben, geben Sie die innere Adresse vier Zeilen unter dem Datum ein.