Lebensläufe und persönliche Liste der persönlichen Assistenten

Persönliche Assistenten ähneln Exekutivassistenten oder Büroassistenten darin, dass sie alle routinemäßigen administrativen Aufgaben ausführen, so dass dies für andere nicht erforderlich ist. Zu den Aufgaben gehören wahrscheinlich die Überprüfung oder Beantwortung von Telefonanrufen, Briefen und E-Mails, das Verwalten von Zeitplänen und das Erstellen von Notizen bei Besprechungen.

Der Unterschied besteht darin, dass persönliche Assistenten nur einer einzelnen Person zur Seite stehen, und sie können auch bei persönlichen Aufgaben helfen, z. B. beim Einkaufen oder bei der Planung sozialer Verpflichtungen.

Einige Leute delegieren die Projektarbeit an ihre Assistenten oder lassen ihre Assistenten in ihrer Abwesenheit dafür eintreten.

Jobanforderungen für persönliche Assistenten

Zwar gibt es keine Mindestanforderungen für persönliche Assistenten in Bezug auf die Ausbildung, aber ein Hintergrund in der Geschäfts- oder Verwaltungsarbeit ist hilfreich. In manchen Fällen kann auch eine zweite oder dritte Sprache wichtig sein. Im Allgemeinen sind Ihre Fähigkeiten wichtiger als Ihre Ausbildung. Eine Besprechung einiger dieser notwendigen Fähigkeiten kann Ihnen helfen, zu entscheiden, ob diese Art von Job für Sie geeignet ist.

Hier finden Sie eine Liste der persönlichen Assistentenfähigkeiten für Lebensläufe, Bewerbungsschreiben, Bewerbungen und Interviews. Die erforderlichen Fähigkeiten hängen von der Stelle ab, für die Sie sich bewerben. Sehen Sie sich daher auch unsere Liste der Fähigkeiten an, aufgelistet nach Tätigkeit und Art der Fähigkeiten. Sehen Sie sich diese Liste durch und sehen Sie, ob Sie diese Fähigkeiten bereits in früheren Jobs eingesetzt haben oder durch Schulungen erworben haben.

Machen Sie sich Notizen, wann und wie Sie diese Fähigkeiten eingesetzt oder entwickelt haben. Fügen Sie diese dann Ihrem Lebenslauf und Ihrem Bewerbungsschreiben hinzu oder halten Sie sich beim Ausfüllen von Bewerbungsunterlagen zur Hand. Die Leute, die Anwendungen prüfen, suchen häufig nach Schlüsselqualifikationen. Stimmen Sie Ihre Fähigkeiten mit denen ab, die für den Job erforderlich sind. Dann stellen Sie sicher, dass sie in Ihrem Anschreiben aufgeführt und in Ihrem Lebenslauf aufgeführt sind.

Sie sollten auch Interviewantworten darüber entwickeln, wie Sie Ihre Fähigkeiten in früheren Positionen eingesetzt haben. Haben Sie ein Beispiel, wie Sie ein Problem am Arbeitsplatz mit einer oder mehreren dieser Fähigkeiten gelöst haben. Zeigen Sie, wie der Einsatz Ihrer Fähigkeiten zum Erfolg eines Projekts beigetragen hat.

Beispiele für persönliche Assistentenfähigkeiten

Diese Liste ist nicht erschöpfend, enthält jedoch einige der wichtigsten und gefragtesten Fähigkeiten für persönliche Assistenten.

Organisation und Zeitmanagement

Als persönlicher Assistent besteht ein großer Teil Ihrer Arbeit darin, eine andere Person zu organisieren und im Zeitplan zu halten. Sie müssen also selbst gut organisiert sein. Glücklicherweise kann Organisation gelernt werden. Es gibt bestimmte Techniken, die Sie anpassen können, um Ihre Zeit effizienter zu gestalten und Ihr Leben und das Ihres Managers anderweitig in Ordnung zu halten.

Schriftliche und mündliche Kommunikation

Sie müssen die Anweisungen verstehen und befolgen und Informationen klar und ehrlich übermitteln. Abhängig von den Details Ihrer Position müssen Sie möglicherweise auch Kunden begrüßen, auf Korrespondenz antworten oder Berichte und Präsentationen erstellen. Alle diese Aufgaben erfordern erstklassige Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich Sprechen und Schreiben, Hören und Lesen.

Genauigkeit und Liebe zum Detail

Die Liebe zum Detail ist eine wichtige Komponente, um organisiert zu bleiben und gut zu kommunizieren.

Unklarheiten oder Ungenauigkeiten führen im besten Fall zu Ineffizienz und können auch schwerwiegende Fehler verursachen oder die Kollegen Ihres Vorgesetzten verunsichern.

Kenntnis einschlägiger Software

Welche Software Sie behandeln müssen, kann unterschiedlich sein, umfasst aber wahrscheinlich Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Kalender, Desktop Publishing und PowerPoint oder etwas Ähnliches. Es ist von Vorteil, zumindest einen minimalen technischen Support anbieten zu können. Sie müssen möglicherweise mehrere verschiedene Programme und Apps auswerten, um die für Sie beste Wahl zu treffen, um die Ziele Ihres Vorgesetzten zu erreichen. Ihre Aufgabe besteht immer darin, die Arbeit Ihres Vorgesetzten einfacher und einfacher zu gestalten, und dies erfordert möglicherweise eine große Problemlösung hinter den Kulissen.

Takt und Diskretion

Als persönlicher Assistent werden Sie häufig empfindlichen Materialien ausgesetzt, von Geschäftsgeheimnissen bis hin zu sehr persönlichen Informationen, die Sie vertraulich behandeln müssen.

Eine verwandte Fertigkeit ist Taktik, die Fähigkeit, auf Informationen, die andere Personen möglicherweise als schwierig oder peinlich empfinden, sanft oder gar nicht zu reagieren. Mit anderen Worten, Sie müssen eine sichere Person sein, mit der Ihr Manager anfällig ist. Denn nur Sie wissen, wie viel Unterstützung sie benötigen.

Persönliche Assistenten-Liste

Administrative Fähigkeiten

Diese Fähigkeiten sind oft Teil der Stellenbeschreibung für einen persönlichen Assistenten oder sind Fähigkeiten mit Mehrwert. Ihr Arbeitgeber benötigt möglicherweise jemanden, der diese Aufgaben für ihn erledigen kann.

• Administrative
• Termine
• Korrespondenz
• Besorgungen
• Veranstaltungen
• Eventplanung
• Einreichung
• Implementierungsverfahren
• Zeitpläne pflegen
• Treffen
• Büromanagement
• Projektmanagement
• Forschung
• Terminplanung
• Diktat nehmen
• Nachrichten aufnehmen
• Notizen machen
• Reisevorbereitungen
• Reiseplanung

Kommunikationsfähigkeiten

Als persönlicher Assistent sind alle Aspekte der Kommunikation für die Arbeit wichtig. Seien Sie bereit, Ihre Erfahrungen oder Ihr Training zu zeigen.

• Telefon beantworten
• Kommunikation
• Email
• Grussbesucher
• Bearbeitung von Anfragen
• Vernetzung
• Nonverbale Kommunikation
• Screening-Anrufe
• Verbale Kommunikation
• Schriftliche Mitteilungen

Finanzielle Fähigkeiten

Hast du Erfahrung oder Ausbildung für diese Aufgaben?

• Buchhaltung
• Budgetierung
• Einkauf
• Beschaffung
• Einkaufen

Technologie-Fähigkeiten

Können Sie verschiedene Plattformen und Geräte verwenden und grundlegende Fehlerbehebungen durchführen?

• Computer (PC, Mac, Tablet)
• Datenbankmanagement
• Microsoft Office
• Präsentationsvorbereitung
• Berichte
• Textverarbeitung

Persönliche Fähigkeiten

Diese Fähigkeiten sind oft Teil Ihrer Persönlichkeit. Zeigen Sie, wie Sie sie eingesetzt und entwickelt haben.

• Vertraulichkeit
• Diplomatisch
• Diskretion
• Flexibilität
• Zwischenmenschlich
• Multitasking
• Organisation
• Positive Einstellung
• Probleme lösen
• Professionelles Auftreten
• Selbst motiviert
• Teamspieler
• Zeiteinteilung
• Selbstständig arbeiten

Wenn Sie diese Fähigkeiten nicht bereits in einem früheren Job eingesetzt haben, schauen Sie sich an, wie Sie sie bei ehrenamtlichen oder unbezahlten Jobs entwickelt haben oder verwenden Sie sie in Ihrem persönlichen Leben. Nutzen Sie diese Fähigkeiten als Teil einer Glaubensgemeinschaft oder für ein Schülerprojekt in der Schule? Haben Sie Fähigkeiten als Teil einer Sportmannschaft oder einzelner Sportarten entwickelt? Diese Erfahrung kann auch wertvoll sein und Sie zu einem besseren Kandidaten für die Position machen.

Beachten Sie im folgenden Beispiel für einen Personal Assistant, wie einige der oben genannten Fähigkeiten in den Text eingefügt werden, insbesondere die "Kernqualifikationen".

Beispiel für einen Personal Assistant-Lebenslauf

Dies ist ein Beispiel für einen Lebenslauf für eine persönliche Assistentenstelle. Laden Sie die Lebenslaufvorlage herunter (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder finden Sie unten weitere Beispiele.

Laden Sie die Word-Vorlage herunter

Beispiel für einen Personal Assistant-Lebenslauf (Textversion)

Carly Bewerber

999 Hauptstraße

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

KARRIEREZIEL

Ein detailorientierter und gut organisierter persönlicher Assistent, der in der nahtlosen Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene sowie in der unabhängigen Durchführung von Verwaltungs-, Termin- und Reiseplanungs-, Einkaufs- und Veranstaltungsplanungsaufgaben mit müheloser Effizienz versiert ist, sucht eine persönliche Assistentenposition mit einer Spitzenposition Feste.

KERN-QUALIFIKATIONEN

• Kann vertrauliche Daten verarbeiten und sämtliche Korrespondenz und Diktate mit uneingeschränkter Integrität und Vertraulichkeit behandeln.
• Kann auf einfache Weise einen persönlichen und schriftlichen Kontakt zu Kunden, Lieferanten und Projektbeteiligten aufbauen.
• In der Lage zu sein, Schulungen im Rechnungswesen zu nutzen, um Bücher genau zu balancieren und Budgetierungs- und Einkaufsfunktionen auszuführen.
• Unterhält immer ein positives und absolut professionelles Verhalten mit der Fähigkeit, das Vertrauen und das Engagement anderer zu erwecken.

BERUFSERFAHRUNG

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Persönlicher Assistent des Präsidenten, September 2016 bis heute

Gründer einer Boutique-Finanzberatungsfirma umfassend administrativ und persönlich unterstützen, mit Verantwortungsbereich, der Diktat, Korrespondenz, Büromanagement, Lieferantenbeziehungen, Terminplanung, Reisekoordination und Veranstaltungsplanung umfasst.

• Planen Sie alle Details für äußerst erfolgreiche Kundenbeziehungen, einschließlich Golf- und Tennisresortwochenenden, Seminare zur Finanzplanung und Aktionärsbankette.
• Günstige und kostengünstige Anbieter für Reisen und Unterhaltung, die die Reisekosten um 15% reduzieren.
• Verwenden Sie Adobe Creative Suite, um visuell ansprechende neue Marketingbroschüren und einen monatlichen Newsletter zu erstellen.

BILDUNG

Bachelor of Science in Business Administration (Nebenfach: Buchhaltung)2016; GPA 3.9

Universität von Missouri, Columbia, MO

Deans Liste; Abschluss Summa cum Laude

Technische Fähigkeiten: Microsoft Office Suite, QuickBooks und Adobe Creative Suite. Fließend Spanisch sprechen.