So organisieren Sie Ihre Unterlagen

Das einzige Mal, wenn Sie anscheinend über Ihre wichtigen Dokumente nachdenken, ist, wenn Sie sie benötigen. Und oftmals können Sie sie nicht finden, wenn Sie sie benötigen, weil Sie entweder kein organisiertes und zentrales System zur Aufbewahrung Ihrer wichtigen Dokumente haben und / oder wenn Sie sie das letzte Mal benötigten, warfen Sie sie einfach zurück in das Meer von Papiere in Ihrem Heimbüro, anstatt sie dorthin zurückzulegen, wo sie hingehörten.

Fertig machen

Mit all Ihren wichtigen Papieren, die in Ihrem ganzen Haus verteilt sind, verschwenden Sie viel Zeit und Energie beim Suchen nach ihnen. Sie laufen auch Gefahr, einige von ihnen vollständig zu verlieren. Mit ein paar einfachen Schritten können Sie Ihre wichtigen Papierdokumente an diesem Wochenende in einer Stunde organisieren!

Sie benötigen einen kleinen Aktenschrank mit zwei Schubladen oder eine tragbare Hängeregister-Box, mehrfarbige Hängeregister (6 verschiedene Farben), Top-Tab-Ordner im dritten Schnitt von Manila und einen feuerfesten Safe (optional). Oder Sie kaufen einen großen Binder und Zungenbeilagen. Sobald Sie die Ware hier haben, folgen Sie den sechs Schritten, um Ihren Papierkram zu organisieren.

Sammeln Sie Ihre Dokumente

Bevor Sie alle wichtigen Dokumente organisieren können, müssen Sie sie suchen. Es ist manchmal leichter gesagt als getan.

Überprüfen Sie Ihr Home Office in Schubladen und die auf Ihrem Schreibtisch oder Tisch gestapelten Papiere. Überprüfen Sie die Papierstapel, die Ihre Küchenarbeitsplatten sowie Küchenschubladen und -körbe verstopfen. Schauen Sie sich Ihre Schlafzimmerkommode und Ihren Nachttisch an (Sie hätten sie morgens in der Hektik liegen lassen und vergessen können). Zu guter Letzt sollten Sie in Ihrer Handtasche oder Aktentasche nach wichtigen Dokumenten suchen, die Sie versehentlich noch bei sich haben.

Kategorisieren

Die wichtigsten Dokumente fallen in eine der folgenden sechs Kategorien. Sortieren Sie alle gesammelten Dokumente wie folgt:

1. Haus- und Eigentumsregister - Hypotheken, Eigentumsurkunden, Heimwerkerprojekte und -belege, Gerätehandbücher und Garantien, Informationen zur Grundsteuer, Hausratversicherungspolicen und Handbücher
2. Auto Records - Titel, Wartungsunterlagen, Versicherungspolicen und -informationen, Darlehensinformationen und Zahlungsunterlagen
3. Gesundheitsakten - Versicherungspolicen, Krankenversicherungshandbücher, Erläuterungen zu medizinischen Leistungen, Arztrechnungen, Verordnungslisten, flexible Ausgabeninformationen, Krankenscheine, medizinische Richtlinien, Lebensversicherungspolicen

1. Finanzunterlagen - Kontoauszüge, Steuererklärungen, Steuerabzugsunterlagen, Investitionsunterlagen, Darlehensunterlagen, Kreditkartenabrechnungen
2. Elektronik-Aufzeichnungen - Handyverträge und Handbücher; Verkaufsbelege und Garantien für Computer, Laptops und iPads; Kabel- und Internetpläne und -rechnungen; kabelloser Router - Kaufbeleg und Handbuch
3. Persönliche Aufzeichnungen - Geburtsurkunden, Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde, Sorgerechtspapiere, Sozialversicherungsinformationen, Impfunterlagen, Pässe, Wehrdienstunterlagen, Tauf- und Bestätigungsunterlagen, Testamente, Bestattungsplan und Bestattungsortinformationen. Wenn Sie Haustiere haben, können Sie auch deren wichtige Dokumente wie Veterinär- und Impfstoffinformationen in diese Kategorie aufnehmen.

Finden Sie Ihre wichtigen Dokumente

Die meisten Ihrer wichtigen Dokumente können in einem normalen Aktenschrank oder einer tragbaren Hängeregistratur aufbewahrt werden. Dort sind einige. Dies sollte jedoch unbedingt in einem feuerfesten Tresor oder einem externen Aufbewahrungsort wie einem Safe aufbewahrt werden.

Wichtige Dokumente sind Dokumente, deren Ersetzung sehr schwierig oder zeitaufwendig wäre. Sie können vertrauliche persönliche Informationen enthalten, die bei einem Einbruch oder Überfall kompromittiert werden könnten. In dem Fall, dass Ihr Haus durch Feuer oder Flut zerstört wurde, möchten Sie, dass diese wichtigen Dokumente intakt bleiben.

Für die meisten Menschen sind die folgenden Dokumente von entscheidender Bedeutung: Sozialversicherungsinformationen, Geburtsurkunden, Versicherungspolicen sowie die Kontaktinformationen Ihres Vertreters, Testamente, Eigentumsurkunden, Fahrzeugtitel, Ihr Reisepass und alle Verträge oder Vereinbarungen, für die Ihre Originalunterschrift erforderlich ist.

Erstellen Sie eine Master-Liste aller wichtigen Dokumente, die Sie in Ihrem feuerfesten Safe oder in einer externen Aufbewahrungsoption aufbewahren.

Duplizieren Sie Ihre Brieftasche

Die meisten von uns haben täglich wichtige Informationen in ihren Brieftaschen. Weißt du alles, was in deiner Brieftasche ist? Was würden Sie tun, wenn Ihre Brieftasche verloren oder gestohlen würde?

Machen Sie Kopien Ihres Führerscheins, Ihrer Spenderkarte, Ihrer Krankenversicherungskarte (n), Ihrer Mitgliedskarte (n) wie der Treuekarte des Fitnesscenters, Ihrer Lagerklubs und vor allem aller Kredit- und Debitkarten (Vorder- und Rückseite kopieren). Bewahren Sie diese Kopien zusammen mit Ihren anderen wichtigen Papierdokumenten auf:

Fünfter Schritt: Erstellen Sie ein einfaches Ablagesystem

Je einfacher das Ablagesystem ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie es konsistent verwenden. Nehmen Sie jede Kategorie wichtiger Dokumente und weisen Sie ihr eine Hängeregisterfarbe zu:

• Haus- und Eigentumsregister
• Auto Records
• Gesundheitsakten
• Finanzunterlagen
• Elektronik-Aufzeichnungen
• Persönliche Aufzeichnungen

Fügen Sie Ihrem Ablagesystem die entsprechende Anzahl von Hängendateien für die Anzahl von Dokumenten hinzu, die Sie in jeder Kategorie haben.

Verwenden Sie die Manila-Ordner und erstellen Sie einen Ordner für jedes einzelne Dokument in jeder Kategorie. Legen Sie die Ordner in den entsprechenden farbigen Hängeregistraturbereich.

Wenn Sie einen großen Ordner mit drei Ringen und Registerkarten gekauft haben, beschriften Sie die Registerkarten mit den oben genannten Datensatznamen, lochen Sie alle Dokumente und organisieren Sie sie. Wenn die Papiere nicht gelocht werden sollen, lochen Sie einen Ordner und legen Sie die Dokumente in den Ordner.

Nun, wenn Papierkram einfach nicht dein Ding ist, kann dies ein befreiender Moment für dich sein. Sie können all diese Dokumente scannen, auf einer Festplatte speichern und dann alles vernichten. Sie können jedoch nach eigenem Ermessen Papierkram aufbewahren. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen.

Laufende Wartung

Nun, da Ihre wichtigen Papiere organisiert sind, halten Sie sie organisiert. Legen Sie jeden Monat, wenn Sie Ihre Rechnungen bezahlen, alle neuen Dokumente im entsprechenden Bereich Ihres Ablagesystems ab. Suchen Sie gleichzeitig nach Dokumenten, die Sie im Laufe des Monats aus dem System entfernt haben und die möglicherweise noch nicht im Ablagesystem vorhanden sind. Re-Datei sie. Überprüfen Sie mindestens zweimal im Jahr die Dokumente in Ihrem Ablagesystem, um festzustellen, ob sie gelöscht werden können. Ein guter Zeitplan ist am ersten des Jahres und am Ende eines jeden Schuljahres.

Mit ein wenig Aufwand können Sie langfristige Vorteile erzielen, indem Sie Ihre wichtigen Papierdokumente organisieren.

Erschien bei Elizabeth McGrory.