So organisieren Sie eine erfolgreiche Medienveranstaltung

Eine der einfachsten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, eine kostenlose Medienpräsentation (häufig als "Earned Media" bezeichnet) zu erhalten, sind Medienereignisse.Ob Sie sich mit mehreren Sponsoren zusammenschließen, um den Unglücklichen zu helfen, oder eine Pressekonferenz abhalten, um eine Produktveröffentlichung anzukündigen, es gibt bestimmte Schritte, die Sie befolgen sollten, um eine erfolgreiche Medienveranstaltung zu organisieren.

Beginnen Sie mit einer Pressemitteilung

Durch das Versenden Ihrer Pressemitteilung können die Medien entscheiden, ob Ihre Geschichte der Berichterstattung angemessen ist. Deshalb ist es hilfreich, Ihre Pressemitteilung einfach zu halten und keinen Hype zu betreiben. Sender und Zeitungen suchen nach Nachrichten; Sie suchen nicht nach einem Verkaufsspiel.

Sie haben ein Fenster zum Versenden Ihrer Pressemitteilung. Sie möchten es nicht zu früh versenden und es wird dann vergessen oder begraben und Sie möchten es nicht zu spät versenden, wenn andere Geschichten bereits zugewiesen wurden und sie einfach nicht in Ihre Veranstaltung passen In der Regel genügen 2 bis 3 Tage vor Ihrer Veranstaltung Vorankündigungen.

Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung Anweisungen und besondere Anweisungen enthält. Wenn sich der Hauptsitz Ihres Unternehmens an einem Ort befindet, Ihre Veranstaltung sich jedoch in 50 Kilometern Entfernung zu Ihrem Werk befindet, müssen Sie dies in Ihrer Pressemitteilung klarstellen.

Beobachten Sie die Telefonanrufe

Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung gesendet haben, können Sie die Redakteure der Zeitungen oder die Produzenten der Fernsehsender anrufen, um zu überprüfen, ob sie diese erhalten. Das ist alles was Sie fragen müssen.

Es wird oft die Konversation für sie eröffnen, um Ihnen zu sagen, ob sie glauben, dass sie kommen können oder nicht. Aber selbst wenn nicht, möchten Sie nicht fragen, ob sie kommen. Sie werden da sein, wenn sie können, aber keine Versprechungen machen.

Denken Sie daran, dass aktuelle Nachrichten oder schwere Nachrichtentage dazu führen können, dass sie nicht in letzter Minute eintreffen. Sie wollen sie nicht belästigen, um zu sehen, ob sie kommen, auch nicht am Tag des Ereignisses, an dem Sie dort stehen und darauf warten, dass Reporter auftauchen.

Sie möchten auch sehen, wann Sie telefonieren. Um 10 Minuten vor 17 Uhr anrufen. Das mag für Sie wie das Ende des Tages erscheinen, für einen Produzenten sind es jedoch 10 Minuten bis zu einer nächtlichen Nachrichtensendung. Die besten Zeiten für einen Anruf sind in der Regel um 10 Uhr und zwischen 13 und 14.30 Uhr.

Planen Sie die Zeit Ihrer Veranstaltung sorgfältig

Alle arbeiten an Terminen. Zeitungen haben Zeiten festgelegt, zu denen sie die Ausgabe des nächsten Tages ins Bett bringen. Es bedeutet, dass sie um 17.00 Uhr zu Ihrer Veranstaltung kommen. Am Donnerstag wird die Berichterstattung möglicherweise erst am Samstag angezeigt.

Fernsehsender haben in der Regel einen Vormittag, 5, 6, 10 und / oder 23 Uhr. Nachrichten während der Woche, abhängig von Ihrem TV-Markt. Berichterstattung erhalten, wenn Ihr Medienereignis um 16:00 Uhr beginnt. könnte sehr knifflig sein. Sie werden nicht einfach in ihr Nachrichtenauto springen und wie verrückt fahren, um Ihr Band bis 5 in die Luft zu bringen. Es gibt ein Skript, das geschrieben und ein Band, das bearbeitet werden muss.

Planen Sie Ihre Event-Zeit so, dass es nicht nur für die Reporter bequem ist, sondern auch Ihre Chancen erhöht, eine schnellere Bekanntmachung zu erhalten.

Versuchen Sie nicht, alles zu tun

So verlockend es auch sein mag, Regisseur zu werden, sagen Sie dem Reporter, Fotografen oder Videofilmer nicht, welche Aufnahmen Sie von ihnen erwarten. Sie möchten ein bestimmtes Verhältnis zu ihnen herstellen und eine Beziehung mit der Zeitung oder dem Fernsehsender aufbauen. Sie werden keine Freunde gewinnen, wenn Sie ihnen sagen, wie sie ihre Arbeit machen sollen.

Erleichtern Sie das Ein- und Aussteigen

Wenn Sie die Veranstaltung in Ihrem 50.000 Quadratmeter großen Werk abhalten und der Bereich, in dem Sie Medien zulassen, sich auf der Rückseite des Gebäudes befindet, sollten Sie ihnen einen möglichst einfachen Zugang gewähren. Lassen Sie sie nicht vor dem Gebäude parken und schleppen Sie dann ihre Ausrüstung ganz nach hinten, wenn Sie helfen können. Wenn es eine Möglichkeit gibt, nach hinten zu fahren, teilen Sie den Medien die Anfahrtsbeschreibung in Ihrer Pressemitteilung mit und markieren Sie den Weg, an dem sie ankommen.

Sie möchten auch berücksichtigen, welcher Bereich Ihrer Einrichtung strengstens gesperrt ist. Wenn Sie beispielsweise einen langen Spaziergang nicht vermeiden können, möchten Sie wirklich, dass die Medien mit Kameras durch Ihr gesamtes Gebäude laufen? Das heißt nicht, dass sie anfangen werden zu schießen, was sie wollen. Viele Unternehmen haben jedoch strenge Richtlinien darüber, wohin Kameras und Nicht-Mitarbeiter aus proprietären Gründen gehen dürfen.

Betrachten Sie die Visuals

Denken Sie sorgfältig über Ihre Bilder nach. Geben Sie den Medien so viele praktische Erfahrungen wie möglich. Eine halbe Stunde über ein Produkt zu sprechen und dann auf das Bild in der Broschüre zu verweisen, ist etwas, wofür die Medien nicht einmal erscheinen müssen. Denken Sie daran, dass sie die Bilder an Ihre potenziellen Kunden (deren Zuschauer oder Leser) weitergeben. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Publikum im Auge behalten, damit Sie die Berichterstattung erhalten, die Sie benötigen.

Vergessen Sie keine Pressemappe

Fügen Sie die Informationen zu Ihrer Veranstaltung hinzu und verteilen Sie sie an die Medien. Diese Informationen helfen ihnen, die Geschichte zu schreiben, aber Sie haben auch mehr Kontrolle über die Nachrichten, da Sie ihnen die entscheidenden Informationen liefern.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Medienkontakt verfügbar ist

Vergessen Sie nicht, Ihren Medienkontakt für Fragen zur Verfügung zu stellen. Wenn ein Reporter zusätzliche Fragen hat, muss er in der Lage sein, Ihren Medienkontakt schnell zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass die Telefonnummer des Medienkontakts und alle anderen Kontaktinformationen in Ihrer Pressemappe enthalten sind.

Verwenden Sie Mitarbeiter mit Erfahrung

Sie müssen die Sprecher Ihrer Veranstaltung nicht auf Ihren eigenen Medienkontakt beschränken. Wenn ein Mitarbeiter einen besseren Soundbite geben kann, weil er mehr Erfahrung in der Entwicklung und Arbeit mit einem bestimmten Produkt hat, stellen Sie ihn auf jeden Fall für Fragen zur Verfügung.

Bereiten Sie Ihre Erklärung im Voraus vor

Wenn Sie vorhaben, vor der Kamera oder mit einem Zeitungsreporter zu sprechen, sollten Sie sich im Voraus überlegen, was Sie sagen möchten. Es kann hilfreich sein, wenn ein Freund, der mit Ihrem Geschäft nicht vertraut ist, Ihre Pressemappe durchliest und Fragen stellt. Erstellen Sie aus diesen Fragen sowie aus Ihrem eigenen Brainstorming eine Liste mit Antworten. Du willst nicht einstudiert klingen, aber du willst auch nicht unvorbereitet klingen oder viel "Umm …" sagen.

Sie möchten auch die verschiedenen Arten von Medien berücksichtigen. Die Zeitung hat andere Bedürfnisse als das Fernsehen und umgekehrt. Ein Zeitungsreporter könnte Ihnen Fragen stellen, die sich stark von denen eines Fernsehreporters unterscheiden. Jedes Medium hat verschiedene Möglichkeiten, Ihre Nachrichten zu präsentieren, sodass es die Art benötigt, die am besten zu seinem Publikum passt.

Was ist, wenn der Reporter nicht anzeigt?

Der Sender oder die Zeitung sendet möglicherweise einen Fotografen oder Videofilmer anstelle eines Reporters. Das heißt nicht, dass Ihre Geschichte für sie nicht wichtig ist. Sie wären nicht da, wenn sie nicht vorhaben, Ihre Story zu berichten. Behandeln Sie also jeden, der sehr gut auftaucht.

Wenn ein Videofilmer seine Ausrüstung schleppt, geben Sie ihm im Moment keine Pressemappe. Bieten Sie an, es für ihn zu tragen, bis er in der Lage ist, die Aufnahmen zu machen, die er braucht. Wenn Sie ihn oder sie wie einen Bürger zweiter Klasse behandeln, gelangen Sie zurück zum Bahnhof und können Ihre Chancen auf eine künftige Berichterstattung beeinträchtigen.