So organisieren Sie ein All Hands Meeting für Ihre Mitarbeiter

Führt Ihr Unternehmen All-Hands-Meetings durch? Wenn nicht, sollten Sie über die Organisation eines solchen Meetings nachdenken. Natürlich sollten Sie ein Meeting niemals nur abhalten, weil Sie möchten, dass ein Eintrag von Ihrer To-Do-Liste gestrichen wird. Deshalb erfahren Sie hier, warum, wann und wie Sie ein All-Hands-Meeting organisieren.

Warum möchten Sie möglicherweise ein All-Hands-Meeting abhalten?

Manchmal muss das gesamte Personal informiert werden, und ein Meeting mit allen Beteiligten ist eine hervorragende Gelegenheit, dies zu tun. Ja, Sie können die Informationen per E-Mail versenden. Abhängig von den Informationen können Sie jedoch feststellen, dass die persönliche Übermittlung eine effektivere Kommunikationsmethode darstellt.

Je nachdem, wie groß und breit Ihr Unternehmen ist, bietet das All-Hands-Meeting außerdem eine gute Gelegenheit, Teams aufzubauen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich miteinander zu vernetzen. und ermöglichen Mitarbeitern, sich miteinander zu vernetzen. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, hat ein Mitarbeiter an Standort A möglicherweise ein Problem, das von einem Mitarbeiter an Standort B gelöst werden kann. Wenn er jedoch nicht weiß, dass diese Person vorhanden ist, bittet er nicht um Hilfe.

Schließlich können Ihre Mitarbeiter bei einem All-Hands-Meeting in Anwesenheit ihrer Kollegen Fragen stellen. Dies spart Zeit, da Sie die entsprechende Antwort einmal teilen können, anstatt sie für verschiedene Mitarbeiter immer wieder zu wiederholen.

Welche Themen werden in einem All-Hands-Meeting am besten behandelt?

Diese Art von Problemen wird im Allgemeinen besser kommuniziert, wenn sie in einem Allhand-Meeting behandelt werden, als per E-Mail oder indem lokale Manager gebeten werden, ihre Mitarbeiter zu informieren.

• Einführung neuer Führungskräfte. Wenn Sie einen neuen Präsidenten oder CEO haben, möchten Sie, dass sie sich dem gesamten Personal vorstellt. Es ist ein großer Unterschied für die Menschen, das Gesicht hinter dem Namen und den Richtlinienänderungen zu kennen.
• Neue Unternehmensziele. Wenn Ihr Senior-Team die Unternehmensziele mit den Mitarbeitern teilen möchte, ist es eine großartige Idee, alle im selben Raum zu haben. Es ermöglicht den Menschen, Fragen zu stellen, damit sie die Logik und die Argumentation hinter den Zielen verstehen.
• Wenn es eine signifikante Änderung gibt. Dies kann eine Neuerwerbung, eine Veräußerung, eine Umstrukturierung oder alles sein, was alle Bereiche des Unternehmens betrifft. Auch hier ist offene und ehrliche Kommunikation das Ziel.

Dies sind natürlich nicht die einzigen Gründe, ein All-Hands-Meeting einzuberufen. Stellen Sie jedoch sicher, dass ein All-Hands-Meeting der beste Weg ist, um Informationen bereitzustellen, bevor Sie sich an die Arbeit machen, ein All-Hands-Meeting zu organisieren.

So organisieren Sie ein All-Hands-Meeting

Der erste Schritt, wie oben angesprochen, hat einen nützlichen Zweck für ein Allhand-Meeting. Sobald Sie einen Zweck festgelegt haben, können Sie das Meeting planen und abhalten.

Denken Sie zuerst über die Logistik nach. Möglicherweise macht es Spaß, die Redner auszuwählen und einzuladen, die Dokumente vorzubereiten und die Zeit für das Networking zu planen. Wenn Sie jedoch auf der logistischen Seite versagen, funktioniert Ihre Besprechung nicht. Sie müssen sich mit diesen Problemen befassen, um ein erfolgreiches All-Hands-Meeting zu ermöglichen.

• Ort. Wenn Ihr Unternehmen klein ist und Sie alle am Konferenztisch Platz haben, ist dieses Problem gelöst. Wenn Ihr Unternehmen groß ist - auch wenn Sie alle im selben Gebäude arbeiten, müssen Sie wahrscheinlich ein Auditorium oder ein Konferenzzentrum für Ihr Meeting mieten. Stellen Sie sicher, dass Sie Platz für alle haben.
• Reise. Müssen die Leute lange Strecken zurücklegen, um zu Ihrem Meeting zu kommen? Wenn Leute aus der Ferne fahren müssen, stellen Sie sicher, dass Sie die Besprechung so spät beginnen, dass Ihre Mitarbeiter nicht um 4:00 Uhr morgens das Haus verlassen müssen, um zur Besprechung zu gelangen. Denken Sie daran, früh von zu Hause wegzugehen, ist für viele eine Härte.

• Praktikabilität. Ein persönliches Gespräch ist möglicherweise der beste Weg, um einen neuen CEO vorzustellen. Wenn es jedoch darum geht, Personen von mehreren Standorten aus zu fliegen und in Hotels unterzubringen, während Ihre Büros an diesen Standorten für mehrere Tage geschlossen sind, ist dies wahrscheinlich nicht die beste Idee. Ziehen Sie stattdessen Videokonferenzen in Betracht. Erlauben Sie den Teilnehmern nicht, die Videokonferenz von ihrem Schreibtisch aus zu verfolgen, sondern bitten Sie sie, sich nach Ort zu treffen, um die Gelegenheit zur Teambildung zu nutzen und die Einführung anzusehen.

• Essen. Wenn es sich um eine kurze einstündige Besprechung handelt, in der der CEO vorgestellt wird, benötigen Sie lediglich einen Standort. Wenn es sich um eine eintägige Konferenz handelt, an der mehrere Redner und Workshops teilnehmen, müssen Sie für das Mittagessen und die Pausen Verpflegung arrangieren.

Wer muss sich bei einem Allhand-Meeting präsentieren?

Wenn diese Logistik sortiert ist, müssen Sie nur die Lautsprecher anordnen. Sie möchten unternehmensweite Änderungen vom CEO / Eigentümer / Präsidenten einführen lassen. Abteilungsleiter können Themen erläutern, die für ihre Abteilungen relevant sind, aber Erklärungen zu unternehmensweiten Initiativen müssen von oben kommen.

Natürlich kann eine Änderung der Personalpolitik vom Chief HR Officer und eine Verlagerung des Marketings vom Chief Marketing Officer ausgehen, aber der Gesamtplan einschließlich der Ziele, der Strategie und der Vision muss von oben kommen.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter einbezogen sind. Wenn die Informationen nur für Manager relevant sind, warum sollten Sie dann die einzelnen Mitarbeiter zur Besprechung mitbringen? Wenn sich die Änderungen nur auf die IT auswirken, warum nimmt sich das Rechnungswesen Zeit, um an dieser Besprechung teilzunehmen?

Was muss bei einem Allhand-Meeting passieren?

Alle Informationen, die Sie bei einem Allhand-Meeting bereitstellen, müssen relevant, aktuell, kritisch und (hoffentlich) interessant sein. Sicher ist es unwahrscheinlich, dass die Einführung der neuen gesetzlichen Bestimmungen in Ihrem Unternehmen zu einem Jubel der Massen führt. Denken Sie jedoch daran, dass Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit Menschen einbeziehen, wenn Sie die Informationen auf interessante Weise präsentieren.

Stellen Sie neben den Referenten und Workshops (falls zutreffend) sicher, dass Sie Zeit für das Networking haben. Networking wird oft als etwas betrachtet, das Sie tun, um neue Jobs zu finden, aber Sie können das Networking auch intern nutzen. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter kennen. Geben Sie Namensschilder an (wenn Sie im Allgemeinen keine Abzeichen tragen), auf denen Namen, Titel und Orte angezeigt werden.

Das übergeordnete Ziel eines All-Hands-Meetings ist es, die Mitarbeiter des Unternehmens zusammenzubringen. Sie möchten, dass die Leute das Gefühl haben, das Meeting sei ihre Zeit wert. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es sich nicht lohnt, überspringen Sie das Allhand-Meeting und senden Sie stattdessen eine E-Mail mit den Informationen.