E-Mail-Grüße, die gelesen werden

Laut BusinessInsider.com teilt der durchschnittliche Angestellte rund 25 Prozent seines Tages für das Durchsuchen von Hunderten von E-Mails mit. Während einige Leute die grundlegende E-Mail-Etikette auf den neuesten Stand bringen müssen, machen andere Fehler, einfach weil sie mit der schiere Menge der Kommunikation überfordert sind.

Während Ihrer Jobsuche werden Sie wahrscheinlich viele, viele E-Mails senden, darunter Begleitschreiben, Dankanmerkungen und Nachrichten an Verbindungen, die sich auf die Jobsuche beziehen.

Nehmen Sie sich die Zeit, um peinliche Fehler zu vermeiden, z. B. den Namen einer Person falsch zu schreiben, und stellen Sie sicher, dass Sie Notizen schreiben, die eine Antwort erhalten.

Beginnen Sie mit einer professionellen Begrüßung

Streben Sie nach Klarheit in Ihrer Betreffzeile. Wählen Sie etwas direktes aus, das den Zweck Ihrer E-Mail angibt, z. B. "Änderung der Besprechungszeit" oder "schnelle Abfrage Ihres Vorschlags".

Vermeiden Sie es, eine Karotte mit einem Teaser wie "Ich muss Sie informieren …" zu baumeln, der versucht, die Lektüre in die E-Mail zu locken, um Ihre Absicht zu erreichen. Häufig entscheiden sich die Leute, ob sie eine E-Mail basierend auf der Betreffzeile öffnen möchten.

Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung. Fügen Sie eine geeignete Begrüßung für die Umstände und den Empfänger hinzu. Bestimmte Begrüßungen funktionieren in einer E-Mail, werden jedoch nicht in einem normalen Brief verwendet, während einige Begrüßungen für beide funktionieren.

Wählen Sie eine Begrüßung basierend darauf, wie gut Sie die Person kennen, an die Sie schreiben, und die Art der Nachricht, die Sie senden. Wenn Sie beispielsweise an jemanden schreiben, den Sie kennen, ist "Hi Jim" angebracht. "Sehr geehrter Herr / Frau. Smith" wäre angemessen, wenn Sie sich um einen Job bewerben oder einen Geschäftsbrief schreiben.

Öffnen Sie keine E-Mail mit "hey", was sehr informell klingt und normalerweise nicht am Arbeitsplatz verwendet wird. Scheuen Sie sich auch vor "Hallo Leute" oder "Hallo Leute", selbst wenn die Natur Ihrer E-Mail entspannt ist.

Begrüßungsbeispiele

• Sehr geehrter Vorname Nachname (Dies funktioniert gut, wenn Sie das Geschlecht der Person, der Sie schreiben, nicht kennen).
• Sehr geehrter Vorname (wenn Sie jemandem eine E-Mail schicken)
• Hallo Vorname (Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie kennen)
• Sehr geehrter Herr / Frau Nachname
• Sehr geehrter Herr / Frau Vorname Nachname
• Lieber Dr. Nachname
• Wen es angeht
• Sehr geehrter Personalleiter,
• Sehr geehrter Personalverwalter

Verwenden Sie nach Ihrer Begrüßung die richtige Satzzeichen. Verwenden Sie für formalere E-Mails nach dem Namen ein Semikolon. Verwenden Sie für Personen, die Sie kennen, oder für eher gelegentliche Korrespondenz ein Komma nach dem Begrüßungsnamen.

Vermeiden Sie häufige Fehler

Beim Schreiben einer E-Mail treten die folgenden Fehler manchmal auf, wenn Benutzer eine E-Mail schnell ablegen. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachricht zu überprüfen und führen Sie die folgenden Schritte aus.

• Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu.Wenn Sie keine Möglichkeit haben, eine E-Mail abzubrechen, fügen Sie die Adresse als letztes hinzu, wenn Sie einen schnellen Abzugfinger haben. Geben Sie den Namen des Empfängers nur ein, wenn Sie sicher sind, dass Ihre E-Mail startbereit ist.
• Vermeiden Sie den alten Fehler "Alle antworten".Beobachten Sie Ihren Abzugsfinger, wenn Sie auf "Allen antworten" klicken. Überlegen Sie, ob jeder auf der Liste wirklich lesen muss, was Sie zu sagen haben. Achten Sie auch auf ältere E-Mails in der Kette, die möglicherweise nicht von jemandem in der Liste der Antworten aller angezeigt werden.
• Gehen Sie auf den Humor ein. Humor kann in einer E-Mail schwer zu erkennen sein, da Ihr Ton nicht notwendigerweise durchscheint. Ohne Körpersprache, Gesichtsausdruck oder Kadenz kann der Humor nachlassen oder sogar einen Leser unbeabsichtigt beleidigen. Gehen Sie auf Nummer sicher und lassen Sie es weg.

• KorrekturlesenMachen Sie nicht den Fehler, zu glauben, dass Menschen Tippfehler in informellen E-Mails vergeben werden oder dass Fehler toleriert werden, wenn Sie auf Ihrem Telefon tippen. Sie werden möglicherweise durch Fehler in Ihrer E-Mail hart beurteilt, vor allem, wenn sie weit verbreitet sind. Verlassen Sie sich nicht auf eine Rechtschreibprüfung, die oft das falsche Wort für Sie auswählt. Korrigieren Sie Ihre E-Mails genau wie jedes wichtige Dokument. Überprüfen Sie insbesondere immer, ob Sie die Namen der Personen richtig geschrieben haben.
• Verwenden Sie keine Emojis oder Emoticons. Immer häufiger ähneln E-Mail-Nachrichten Textnachrichten. Workplace-Nachrichten enthalten jetzt manchmal "Daumen hoch" -Emojis oder Smiley-Gesichter. Vermeiden Sie Emojis und Emoticons in der formalen Korrespondenz, auch wenn sie häufiger werden. Wenn Ihre E-Mail-Begrüßung den Nachnamen einer Person enthält, sollten Sie auf Emojis und Emoticons verzichten.

• Denken Sie daran, dass E-Mails für immer bestehen.Überlegen Sie noch einmal, bevor Sie etwas Persönliches oder Vertrauliches per E-Mail senden, jemanden per E-Mail abfeuern, jemanden verachten oder mit Ärger antworten. Selbst gelöschte E-Mails können aus Datensicherungen wiederhergestellt werden.

Diese Art von Interaktionen kann besser persönlich durchgeführt werden. Wenden Sie die 24-Stunden-Regel an. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Nachricht senden sollen, warten Sie bis zum nächsten Tag, um eine Entscheidung zu treffen. Eine weitere gute Faustregel: Schreiben Sie nichts in eine E-Mail, die Sie nicht öffentlich geteilt haben möchten, wie zum Beispiel in einer Hinterlegung oder in sozialen Medien.