Sie können die Teilnahmequoten für Exit-Interviews verbessern

Exit-Interviews sind eine der besten Möglichkeiten, um ehrliches und ehrliches Feedback von Mitarbeitern zu erhalten. Der Nachteil ist, dass es einige Zeit dauert, eine beträchtliche Datenmenge aus Austrittsinterviews aufzubauen. Durch die Erhöhung der Teilnahmequote können Sie jedoch schneller aus Ihren Ausgangsinterviews größere Mengen an umsetzbaren Informationen erhalten.

Was ist eine gute Teilnahmequote für Exit-Interviews?

Untersuchungen zeigen, dass die durchschnittliche Rücklaufquote für Papier- und Bleistift-Austrittsinterviews etwa 30 bis 35 Prozent beträgt. Dies bedeutet, dass ein Unternehmen mit 2000 Mitarbeitern und einer Fluktuationsrate von 15 Prozent pro Jahr etwa 100 abgeschlossene Exitinterviews erwartet. Auf dieser Beteiligungsebene erhält die Organisation nur fünf Prozent der gesamten Belegschaft.

Mit etwas mehr Aufwand sollten Sie die Antwortrate verdoppeln können. 65 Prozent oder besser ist ein gutes Ziel für die Teilnahme an Exit-Interviews. Dies können Sie mit Papier- und Bleistift-Exit-Interviews, webbasierten Online-Exit-Interviews und Telefon-Exit-Interviews erreichen.

Messung Ihrer Teilnahme am Exit-Interview

Um Ihre Antwortquote zu messen, dividieren Sie die Anzahl der durchgeführten Exitinterviews durch die Anzahl der Mitarbeiter, bei denen Sie ein Exitinterview beantragt haben. Im Idealfall sollte die zweite Anzahl der Gesamtanzahl der Kündigungen entsprechen. Dies ist jedoch aus praktischen Gründen in der Regel nicht der Fall.

Wenn Sie beispielsweise 125 Exitinterviews von 300 Personen absolviert haben, die Sie um ein Exitinterview gebeten haben, beträgt Ihre Teilnahme 125/300, was 0,416 oder 41,6 Prozent entspricht.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie über eine gute Methode verfügen, um diese Art der Teilnahme zu verfolgen. Sie möchten mindestens die Beteiligungsquote zu Beginn eines Verbesserungsprojekts und danach in regelmäßigen Abständen verfolgen.

Ein ideales Szenario ist es, einen laufenden Durchschnitt zu halten, auf den Sie sich regelmäßig beziehen können. Diese Echtzeitnummer weist Sie sofort auf eine Abnahme (oder Erhöhung) der Mitarbeiterbeteiligung an Exit-Interviews hin. Ein Online-Exit-Interview-Managementsystem sollte dies automatisch für Sie erledigen.

Große Unternehmen möchten möglicherweise die Beteiligungsraten für Tochtergesellschaften, große Geschäftsbereiche oder geografische Regionen separat erfassen. Kleine und mittlere Unternehmen können in der Regel von einer Gesamtbeteiligungsquote der Organisation profitieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Teilnahme an Exitinterviews verbessert werden könnte, müssen Sie als Nächstes den aktuellen Prozess für das Exitinterview analysieren. Die zwei wichtigsten Bereiche für die Überprüfung sind:

1. Warum entscheiden sich Mitarbeiter dafür, das Exit-Interview nicht zu beenden?
2. Gibt es logistische Probleme, die verhindern, dass Personal die Informationen zeitnah und effektiv an die Mitarbeiter weitergibt?

Mitarbeiter beenden ihr Exit-Interview nicht

Einige der Gründe, aus denen sich Mitarbeiter entscheiden, Exitinterviews nicht abzuschließen, sind:

• Das Exitinterview ist zu lang.
• Die Fragen zum Exit-Interview sind verwirrend oder persönlich invasiv.
• Der Mitarbeiter glaubt nicht, dass das Exit-Interview gelesen wird oder einen Unterschied macht.
• Der Mitarbeiter hat Angst vor den Folgen.
• Der Mitarbeiter ist wütend auf das Unternehmen.
• Der Mitarbeiter zögert oder vergisst.
• Der Prozess ist schwierig oder unangenehm.

Wenn Sie eine Exit-Interviewumfrage mit bewerteten Fragen verwenden, beziehen sich 35-60 Fragen auf die richtige Erhebungslänge. Mehr als 60 Fragen beginnen sich für den Mitarbeiter lang und unangenehm zu fühlen. Wenn Sie 70 Fragen überschreiten, sollten Sie auf eine höhere Anzahl unvollständiger Austrittsinterviews vorbereitet sein.

Überprüfen Sie die Fragen zum Exit-Interview. Versetzen Sie sich in die Lage des Mitarbeiters und fragen Sie sich, wie Sie die Fragen beantworten würden. Vermeiden Sie viele Exit-Interview-Fragen, die nach Gefühlen und Emotionen fragen.

Viele Mitarbeiter stimmen nicht mit ihren Gefühlen überein (oder sie möchten sie vielleicht nicht mit Ihnen teilen). Es ist viel einfacher für einen Mitarbeiter, die Effektivität eines Prozesses zu bewerten, als seine Meinung über den Prozess.

Interview-Feedback beenden wird ignoriert

Mitarbeiter werden ihre Exit-Interviews nicht abschließen, wenn sie der Meinung sind, dass das von ihnen abgegebene Feedback nicht gelesen oder unverzüglich ignoriert wird. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, dass Sie ihr Feedback wertschätzen. Wenn Sie Verbesserungen auf der Grundlage von Vorschlägen aus Exitinterviews vornehmen, haben Sie keine Angst, den Mitarbeitern mitzuteilen, woher die Idee stammt.

Im Laufe der Zeit werden die Mitarbeiter erfahren, dass Sie zuhören. Sobald dies zu einem Teil der Unternehmenskultur wird, können Sie sich auf viele offene und ehrliche Ideen, Vorschläge und Kritiken verlassen.

Auswirkungen von ehrlichem Feedback

Machen Sie sich auch mit den Mitarbeitern klar, dass ein ehrliches Feedback keine Auswirkungen haben wird. Aussagen, die in einem Exit-Interview gemacht werden, sollten niemals dazu verwendet werden, die zukünftige Wiedereinstellung zu unterbinden.

Es gibt viele vermeintliche Experten, die den Angestellten sagen, dass sie auf ihrem Austritts-Bewerbungsformular nicht ehrlich sind oder keines ausfüllen sollen. Sie behaupten, dass Unternehmen diese Informationen gegen die Mitarbeiter verwenden. Personalfachleute wissen, dass dies Unsinn ist, jedoch müssen sie diese unbegründete Wahrnehmung noch bekämpfen.

Wütendes Feedback der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die wütend auf das Unternehmen sind, haben möglicherweise das Gefühl, dass sie nicht helfen möchten, indem sie am Exit-Interview teilnehmen. Sie können diese Mitarbeiter dazu ermutigen, ihren Ärger im Exit-Interview zu lindern. Viele dieser verärgerten Mitarbeiter sind begeistert von der Möglichkeit, sich Gehör verschaffen zu können - insbesondere wenn sie wissen, dass sie von der Geschäftsleitung gehört werden.

Ein sauberer und vereinfachter Prozess ist ebenfalls wichtig. Ob webbasiert oder auf Papier oder Bleistift, das Ausgangs-Interviewformular sollte mit einem intuitiven und leicht verständlichen Umfrageformular übersichtlich gestaltet werden.

Logistische Probleme sind der zweite wichtige Bereich, in dem Sie den Prozess für das Exit-Interview überprüfen. In jedem Prozess gibt es im Allgemeinen schwache Verbindungen, und Exitinterviews bilden keine Ausnahme. Ihre Prüfung sollte die gesamte Ereigniskette umfassen, die beginnt, wenn ein Mitarbeiter kündigt, und endet, wenn der Mitarbeiter das Exit-Interview vorlegt.

Überprüfen Sie Ihren Exit-Interview-Prozess

Sie können mit der Prüfung Ihres Beendigungsinterviewprozesses beginnen, indem Sie die folgenden Informationen herausfinden.

• Wie kündigen die Mitarbeiter im Allgemeinen ihre Kündigungsabsicht an?
• Wer ist die erste Person, die benachrichtigt wird und wie viel Benachrichtigung wird normalerweise gegeben?
• Wer sagt der Personalabteilung und wie? Wie schnell, nachdem der Mitarbeiter gekündigt hat, wird die Personalabteilung benachrichtigt? Wer in der Personalabteilung wird zuerst benachrichtigt?
• Wer ist für die Initiierung des Exit-Interviews verantwortlich? Wann wird diese Person über Kündigungen von Mitarbeitern informiert?
• Wie wird der Mitarbeiter über das Exit-Interview informiert? Von wem? Welche methode? Wann?
• Gibt es eine eindeutige Verantwortung für den Exit-Interviewprozess in der Personalabteilung? Verstehen die am Prozess Beteiligten die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Austrittsinterviews?
• Was sagt der Mitarbeiter über das Exit-Interview? Inwiefern werden sie aufgefordert, das Exitinterview zu beenden? Wird den Mitarbeitern mehr als einmal und auf mehrere Arten erzählt?
• Ist das Exit-Interview leicht abzuschließen?
• Wann und wo beendet der Mitarbeiter das Exit-Interview? Gibt es einen einfachen Zugang zu den notwendigen Ressourcen?
• Hat der Mitarbeiter die Privatsphäre, mit der er das Exit-Interview abschließen kann, wenn er es bei der Arbeit abschließt?
• Unterstützen Vorgesetzte und Manager den Exit-Interviewprozess? Haben sie Angst, negative Rückmeldungen von Mitarbeitern zu erhalten? Verlassen Sie sich auf ängstliche Vorgesetzte, um Informationen über das Exit-Interview an die Mitarbeiter weiterzuleiten?
• Fällt es den Mitarbeitern leicht, ihre Exit-Interviews einzureichen?

Lesen Sie sich alle oben genannten Prüfungsfragen durch und nehmen Sie einen genauen Blick auf den Ablauf Ihres Exit-Interviews. Bestimmen Sie, was Sie tun können, um jeden dieser Bereiche zu verbessern. Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, können Sie sofort Verbesserungen vornehmen.

Messen Sie Ihren Exit-Interview-Prozess erneut

Einige der Änderungen, die Sie vornehmen, verbessern die Beteiligungsquote sehr schnell. Andere werden mehr Zeit benötigen, um die Unternehmenskultur effektiv zu durchdringen.

Messen Sie Ihre Teilnahmequoten erneut auf drei Monate, sechs Monate, neun Monate und zwölf Monate. Nach Ablauf der zwölfmonatigen Marke sollten Sie mit einer dramatischen Verbesserung Ihrer Beteiligungsquoten für das Exit-Interview rechnen. Dies bedeutet, dass Sie über mehr Daten verfügen, um den Umsatz zu begrenzen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Fazit

Sie können den Wert Ihrer Exit-Interviews erheblich steigern, indem Sie die Anzahl der am Exit-Interview-Prozess beteiligten Mitarbeiter erhöhen. Durch Überprüfen und Verbessern des Inhalts und der Struktur des Exit-Interviews sowie Ihrer eigenen internen Prozesse können Sie Ihre Teilnahmequote erheblich steigern.

Bedenken Sie schließlich die Möglichkeit, dass ein persönliches Interview mit einem Personalmitarbeiter nicht nur Ihre Teilnahmequoten verbessert, sondern auch bessere Informationen liefert. Sie können den Wert von Folgefragen nicht unterschätzen.

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Beth Carvin ist CEO der Nobscot Corporation mit einem Hintergrund in den Bereichen Geschäft, Unternehmertum, Personalwesen, Rekrutierung, Vertrieb und Geschäftsentwicklung.