Verwalten von Änderungen an Arbeitsprojekten

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Pläne zu erstellen und Teamziele festzulegen. Sponsoren, Stakeholder und Teams verbringen dann viel Zeit damit, Änderungen am Arbeitsumfang und am Rollout-Prozess vorzunehmen. Ein klarer, einfacher Änderungsverwaltungsprozess und ein beständiger Blick auf das Gesamtbild tragen wesentlich dazu bei, das Projekt voranzutreiben und die Übersicht zu behalten, auch wenn sich einige Details ändern.

Akzeptiere, dass eine Veränderung geschieht

Änderungen treten praktisch an jedem Punkt des Projektmanagement-Lebenszyklus auf. Das Erkennen, dass Änderungen unvermeidlich und oft sogar vorteilhaft sind, ermöglicht es den besten Projektmanagern, agilere Planungs- und Ausführungsansätze zu verfolgen. Strategien zur effektiven Bewältigung von auftretenden Veränderungen sind die schnellste Möglichkeit, den Preis im Auge zu behalten, selbst angesichts der manchmal scheinbar ständigen Richtungsänderungen.

Ein definierter, strukturierter Change Management-Prozess ist Ihr Ausführungshandbuch. Ihre Strategie "Bibel". Sie legen für Sie fest, wie Sie als Führungskraft am besten auf Änderungsvorschläge - auch auf Änderungswünsche - im Entwicklungsprozess reagieren können. Es wird Ihnen dabei helfen, mit Anmut und Gewissheit durch manchmal umstrittene Kooperationslandschaften zu navigieren, um die endgültigen Ziele aller Parteien zu erreichen.

Der Change Management-Prozess

Der Change Management-Prozess sieht folgendermaßen aus:

• Erhalte Anfrage / Nachfrage nach Änderungen im Projekt
• Änderungswunsch / -bedarf mit Schwerpunkt auf dem Projektbudget beurteilen in Bezug auf:
• Materialien
• alle relevanten Genehmigungsanforderungen
• Arbeitsstunden
• Zeit verloren / gewonnen
• Bereiten Sie Ihre Empfehlungen vor und präsentieren Sie sie den Projektaktionären / Kontaktpersonen, um zu erfahren, wie mit Anfragen umzugehen ist.
• Erhalten Sie die Zustimmung oder Ablehnung der Aktionärsentscheidung, um fortzufahren

Sehen wir uns die einzelnen Schritte der Reihe nach an:

Anforderung / Forderung nach Änderung in Bearbeitung am Projekt erhalten

Sie werden aufgefordert, das Projekt auf hunderte verschiedene Arten zu ändern: in einer Besprechung, per E-Mail, am Telefon oder auf dem Flur, wenn Sie abends das Büro verlassen.Im Idealfall erhalten Sie die Informationen auf einem Formular für Änderungsanforderungen. Sie sollten jedoch wissen, dass viele wichtige Stakeholder im wirklichen Leben der Meinung sind, dass das Ausfüllen dieser Art von Papierkram die Aufgabe des Projektmanagers ist - und dies könnte in Ihrem Unternehmen der Fall sein.

Die Projektänderungsanforderungsvorlage (mehr dazu in einer Minute) sollte alle Details der Anforderung genau und prägnant erfassen, unabhängig davon, wie informell sie bei Ihnen eintrifft. Wenn Sie der Meinung sind, dass alle Details korrekt aufgezeichnet wurden, führen Sie das Formular am Initiator vorbei, um zu überprüfen, ob alle Punkte vollständig adressiert wurden.

Denken Sie daran, dass es bei Änderungen auch darum gehen kann, etwas zu trainieren. Gehen Sie nicht immer davon aus, dass sich Änderungen auf das Einbringen von Arbeit beziehen. Der Vorgang ist derselbe, unabhängig davon, ob Sie den Projektumfang vergrößern oder verkleinern.

Change Assessment durchführen

Schauen Sie sich den Änderungswunsch im Detail an. Sie bewerten die Auswirkungen auf:

• Zeitplan
• Dokumentation
• Bisherige und noch zu erledigende Arbeiten
• Budget
• Qualitätsmaßnahmen
• Umfang
• Ressourcenverfügbarkeit

Beispielsweise kann eine Softwareänderung auf 5 Tage geschätzt werden. Dies würde nicht nur den Zeitplan um 5 Tage verlängern, sondern auch eine andere Aufgabe verschieben, die sich in einem Zeitrahmen befindet, in dem sich die Schlüsselressource im Urlaub befindet. Diese Aufgabe müsste ebenfalls verschoben werden, sodass der Zeitplan durch diese Änderung insgesamt um 8 Tage verlängert würde. Die Kosten hierfür betragen 5.000 USD, und die zusätzlichen 8 Tage führen uns zu einem weiteren Monat mit dem Lieferantenvertrag, sodass auch dort Kosten zu berücksichtigen sind. Die Qualität bleibt gleich, aber der Umfang ändert sich, um die neue Änderung aufzunehmen.

Alle relevanten Unterlagen müssten aktualisiert werden, einschließlich des Projektplans und der Schulungshandbücher, die bereits begonnen wurden.

Im Großen und Ganzen hat eine einfache Änderung innerhalb von fünf Tagen durchschlagende Auswirkungen. Es ist wichtig, alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen, bevor eine Implementierungsentscheidung getroffen wird, da ein umfassendes Bild das Ergebnis beeinflussen kann.

Empfehlungen vorbereiten und präsentieren

Präsentieren Sie Ihre Empfehlungen zur Rentabilität der Schicht mit einem umfassenden Verständnis der Auswirkungen der angeforderten Änderung oder Änderungen.

In einigen Fällen werden Änderungen nicht implementiert, da der wahrgenommene Nutzen geringer ist als die Kosten. In anderen Fällen kann ein ausreichender Nutzen gefunden werden, um die Kosten für die zusätzliche Arbeit auszugleichen. In anderen Fällen werden sich Änderungen als unvermeidlich erweisen und sich Ihrer Kontrolle entziehen, ungeachtet negativer Auswirkungen, die auf regulatorische oder Compliance-Probleme oder interne Probleme wie organisatorische Umstrukturierungen zurückzuführen sind.

Die Entscheidung

Bei kleinen Änderungen, die innerhalb Ihres Autorisierungslimits liegen, liegt die Entscheidung, ob Sie Änderungen akzeptieren oder ablehnen, bei Ihnen (mit der richtigen Eingabe des Teams). Alles, was größer ist, sollte vom Projektsponsor oder der Projektleitung genehmigt werden. Die Begriffe für welche Kategorie werden in der Regel zu Beginn eines Projekts klar formuliert.

Unabhängig vom Ergebnis ist es wichtig, alle am Prozess Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Die Entfremdung von Teammitgliedern zu jedem Zeitpunkt in der Entwicklung kann die Integrität des gesamten Projekts und auch künftiger Kooperationen beeinträchtigen.

Change Management Tools

Eine Reihe von Werkzeugen für das Änderungsmanagement wurde entwickelt, um diesen Prozess einfacher und effizienter zu gestalten. Im Mittelpunkt jeder Toolbox für das Änderungsmanagement sollte Folgendes stehen:

• Eine Checkliste oder Prozessübersicht führt die Stakeholder durch die richtigen Schritte, um eine Änderung des Projektumfangs herbeizuführen
• Ein Formular zur Anforderung von Vorlagenänderungen (Hinweis: Wenn Ihre Projekte in einem automatisierten Workflow online arbeiten, ist es eine gute Idee, dieses Formular in Ihre Dokumentenliste aufzunehmen.)

Erstellen eines Formulars zur Anforderung von Projektänderungen

Das Antragsformular für Projektänderungen sollte Folgendes enthalten:

• Der Name der Person, die die Änderung anfordert (der „Antragsteller“).
• Eine eindeutige Kennung, z. B. eine Änderungsnummer (Sie können diese später selbst hinzufügen, da es unwahrscheinlich ist, dass einer der Personen, die die Anfrage stellen und das Formular verwenden, weiß, was er hier eingeben muss).
• Eine möglichst detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung.
• Die Kategorie der Änderung. Idealerweise sollten Anforderer in der Lage sein, aus einem vorab ausgefüllten Abschnitt zu wählen, damit sie nur das Kästchen ankreuzen müssen. Hier können Sie feststellen, ob es sich bei einer Änderungsanforderung um eine Vorschrift oder um interne Compliance handelt. Wenn dies (wirklich) der Fall ist, können Sie viele Planungs- und Bewertungsschritte umgehen und einfach fortfahren.
• Das "Warum" der Änderung. Was ist die Rechtfertigung für die Umsetzung? Warum will der Antragsteller das?
• Mögliche Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung auf verschiedene Elemente des Projekts, einschließlich Zeit, Kosten, Qualität und Umfang. Möglicherweise verfügt der Anforderer nicht über alle Details. Möglicherweise muss Ihre Hilfe diese Lücken während des Änderungsbewertungsschritts ausfüllen. Das Minimum, das Sie an dieser Stelle suchen, ist die Klärung, ob die vorhandenen Projektparameter erhöht, verringert oder geändert werden können.

Formulare für Änderungsanträge sollten mit Platz für Details abgerundet werden, die Sie ausfüllen können, wenn Änderungen näher erörtert werden. Eine Vorlage sollte auch Platz für Folgendes enthalten:

• Änderungsentscheidung: Akzeptieren, Ablehnen oder Zurückstellen
• Name der Person, die die Entscheidung (oder Gruppe) trifft, sowie das Datum, an dem die Entscheidung getroffen wurde, und zusätzliche Kommentare.

Änderungs- und Projektumfangsmanagement

Projektumfangsmanagement ist der Prozess, der die Unterscheidungen zwischen dem, was für die erfolgreiche Ausführung eines Projekts erforderlich ist, und dem, was nicht, filtert und verfeinert. Wenn Projektänderungsanforderungen eingehen, ist zu berücksichtigen, wie sich diese Änderungen auf das Projekt insgesamt auswirken können. Ihr Change-Management-Prozess hilft Ihnen dabei, zu verfeinern und innerhalb des Kontexts zu definieren, warum eine Änderung praktisch oder notwendig ist oder nicht.

Ein Leitfaden zum Wissensbestand des Projektmanagements (PMBOK-Leitfaden) - Das Projektänderungsmanagement in der fünften Ausgabe ist erwähnenswert, da es nicht so intuitiv ist, wie Sie vielleicht denken. Der "PMBOK Guide" enthält hervorragende Richtlinien für den Einstieg in Form eines Prozesses namens „Control Scope“ im Abschnitt „Project Scope Management“. Der Änderungsmanagementprozess für Projekte muss jedoch stärker integriert werden, was sich im Text widerspiegelt. Benutzer des "PMBOK-Leitfadens" sollten sich auch auf den Prozess "Integrierte Änderungskontrolle durchführen" beziehen, in dem klar dargelegt wird, wie alles in der größeren Landschaft miteinander verknüpft ist.

Um PMP zu werden, ist es wichtig zu verstehen, wie der "PMBOK-Leitfaden" das Änderungsmanagement abdeckt, da er Teil Ihrer Prüfung sein wird. Bedenken Sie jedoch, dass der Change Management-Prozess, den Sie tatsächlich für Projekte verwenden, integriert, einfach zu befolgen und praktisch sein muss.

Führen Sie Ihr Team durch den Veränderungsprozess

Das Projektteam ist für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Daher ist es hilfreich, es bei der Verwaltung von Prozessänderungen aktiv einzubeziehen.

Mit den folgenden fünf Methoden können Sie Ihrem Team dabei helfen, den Prozess des Projektänderungsmanagements schnell zu bewältigen:

1. Seien Sie offen für Änderungen. Teilen Sie Ihrem Team mit, dass Änderungen an Projekten erwartet werden.

2. Seien Sie offen über den Prozess. Der hier diskutierte Change-Management-Prozess ist nicht für alle selbstverständlich. Die meisten Teammitglieder wissen erst, was von ihnen erwartet wird, wenn sie informiert wurden. Richten Sie ein Briefing ein, um den Prozess mit ihnen durchzugehen, und teilen Sie jeder Person ihre Rolle bei der Ausführung mit.

3. Machen Sie es sich einfach. Projektwechsel sind oft bestenfalls kontrolliertes Chaos. Die Schritte, die Sie unternehmen, um erfolgreich zu navigieren, definieren Ihre Position als Projektmanager. Ihr Team kann Veränderungen als beunruhigend empfinden - besonders große oder Entscheidungen rückgängig machende, die lange für erledigt gehalten wurden, und Hürden, die lange als beseitigt galten. Der Zeitplan ist falsch, das Budget kann unterschiedlich sein, die Anforderungen sind sicherlich unterschiedlich.

Ihr Team erwartet von Ihnen Orientierung und Stabilisierung. Machen Sie es ihnen so einfach wie möglich.

4. Sei da, um zu helfen. Eine neue Arbeitsweise braucht Zeit, um sich erfolgreich zu integrieren. Wenn Sie die Projektänderung zuvor auf informelle Weise (oder gar nicht) verwaltet haben, kann es eine Weile dauern, bis die Änderung zu einem formalen Prozess "so wird, wie wir es hier tun". Lassen Sie das Team wissen, dass Sie da sind, um ihnen zu helfen, wenn sie etwas an Ihnen vorbeirennen müssen.

5. Hab keine Angst, nein zu sagen. Nicht alle Änderungen sind sinnvolle Vorschläge. Lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie, wenn es fest davon überzeugt ist, dass eine Änderung zum jetzigen Zeitpunkt nicht das Richtige für das Projekt ist, bei diesem Gespräch mit dem Änderungsanforderer zur Seite stehen werden.

Wenn es nicht gelingt, Veränderungen effektiv zu managen, ist dies einer der wichtigsten Gründe, warum ein Projekt vollständig entgleist werden kann. Mit den richtigen Informationen und Prozessen ausgestattet, können Projektänderungen auf kontrollierte, intelligente und vorteilhafte Weise für alle Beteiligten bewältigt werden.