Wie HR-Mitarbeiter jeden Tag über Probleme nachdenken müssen

Die Frage der Mitarbeiter scheint einfach, unkompliziert und sollte leicht zu beantworten sein. Recht? Nicht, wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten. Selbst die einfachste Mitarbeiterfrage wirft unzählige rote Fahnen für das HR-Team eines Arbeitgebers. Noch einmal, Sie gehen diesen fünfzackigen Weg. Wie stellen Sie alle fünf Stakeholder zufrieden, während Sie den aktuellen Mitarbeiter fair behandeln?

Was ist das Beste für den Arbeitgeber? Was ist das Beste für den Mitarbeiter? Was ist gesetzlich vorgeschrieben oder von einer Regierungsbehörde vorgeschrieben? Was ist der Präzedenzfall für zukünftige Entscheidungen über und eine faire Behandlung von Mitarbeitern? Welche Entscheidung werden Sie mit all den gleichzeitigen Kosten und der Verschlechterung verklagt?

Sie können nur dann eine Entscheidung treffen, wenn alle fünf Stakeholder zufrieden sind - bis zu einem gewissen Grad. Ist es wirklich ein Wunder, dass manchmal der Stakeholder der Mitarbeiter leidet? So müssen Mitarbeiter der Personalabteilung denken und Entscheidungen treffen, um eine Mitarbeiterfrage zu beantworten. Nehmen wir als Beispiel die Änderung dieser Reiserichtlinie für Firmenmessen.

Wie HR denkt, Entscheidungen trifft und Fragen beantwortet

Die Frage eines Lesers schien einfach zu sein. Ein Mitarbeiter, der geschäftlich zu Messen und anderen Kundenveranstaltungen reist, wollte seine Zeit in der Eventstadt durch Urlaubszeiten verlängern. Kein Problem.

Kein Problem, bis die Personalabteilung ihm mitteilte, wie die Tage mit seiner bezahlten Urlaubszeit verrechnet würden. Mit Sympathie für die Personalabteilung und den Mitarbeiter muss eine Person der Personalabteilung folgendermaßen denken und Entscheidungen treffen.

Der Mitarbeiter reiste am Sonntag zu einer Messe. (Kein Problem mit dieser Reisezeit; das Unternehmen zahlt laut Richtlinie, die alle Mitarbeiter verstehen, keine Wochenendreisezeit für freigestellte Mitarbeiter.) Der Mitarbeiter arbeitete von Montag bis Mittwoch auf der Messe und wollte nach der Veranstaltung mit der Nutzung des Ferientags beginnen.

Okay, sagte der Personalleiter, Donnerstag und Freitag sind Urlaubstage. Nein, antwortete der Angestellte, am Donnerstag würde ich normalerweise zurück in die Firma fahren; Da dieser Tag als Teil meiner normalen Arbeitswoche bezahlt wird, ist es nicht fair, mich dazu zu bringen, einen Urlaubstag zu nehmen, um den Donnerstag abzudecken. Bist du bei mir?

HR-Denken und -Entscheidung fangen an zu rollen

Okay, sagt der Personalleiter, dessen erste Neigung darin besteht, den Donnerstag als Urlaubstag zu berechnen, da der Mitarbeiter den Tag nicht für die Rückreise zum Unternehmen nutzt. Die HR-Person möchte zu Recht nicht von Fall zu Fall Entscheidungen über die Freistellung von Mitarbeitern treffen müssen, wenn Mitarbeiter an von Unternehmen gesponserten Veranstaltungen teilnehmen.

Nach Rücksprache mit ein paar CEOs und einer anderen HR-Person hatten beide Entscheidungen Befürworter. Wenn der Mitarbeiter am Mittwoch von der Konferenz zurückkehren und am Donnerstag arbeiten sollte, sollte der Donnerstag ein Urlaubstag sein.

Wenn Donnerstag normalerweise ein Reisetag ist, zählt er als Arbeitstag und nicht als Urlaubstag. Unter normalen Umständen würde er sowieso zurückreisen und die Firma sollte ihn nicht bestrafen, weil er seinen Aufenthalt mit einem Urlaub verlängerte.

Aber er habe sich entschieden, nicht zurück zu reisen, sondern in den Urlaub zu fahren, sagten die Dissidenten. Das ist nicht das Problem des Unternehmens, und wir bezahlen die Reisezeit nur, wenn der Mitarbeiter den Wochentag für die Rückreise verwendet. Da wir am Wochenende keine Reisezeit bezahlen und es keinen Reisetag gibt, sollten Mitarbeiter nur bezahlt werden, wenn sie arbeiten.

Außerdem wird von einem Mitarbeiter normalerweise erwartet, dass er am Mittwoch zurückreist und sich am Donnerstag zur Arbeit meldet, es sei denn, er wurde mit dem Abbau des Messestandes beauftragt.Er könnte sich mit seinem Vorgesetzten verabreden, dass er zu spät kommt, wenn sein Flug rote Augen hat.

In diesem Fall, keine Frage, sollte Donnerstag als Urlaubstag berechnet werden. Aber was war in der Vergangenheit in der Firma üblich? Werden Mitarbeiter voraussichtlich am Mittwoch zurückreisen, wenn dies möglich ist, oder ist Donnerstag der normale Reisetag, um zurückzukehren?

Die meisten Mitarbeiter möchten so schnell wie möglich nach Hause zurückkehren und arbeiten. Also reisen sie am Mittwoch nach Hause, wenn ein Flug möglich ist, anstatt eine Nacht alleine in einer fremden Stadt zu verbringen, ohne etwas zu tun.

Dies ist auch eine Frage des privaten gegenüber dem öffentlichen Angestelltensektor. Wenn Sie ein Angestellter des öffentlichen Sektors sind und häufig unter den ausgehandelten Bedingungen eines Gewerkschaftsvertrags arbeiten, erwarten Sie solche Überlegungen wie die Bezahlung für jede Minute, die Sie arbeiten. Ohne direkte Vergütung rechnet ein Angestellter des öffentlichen Sektors mit Arbeitszeit für geleistete Arbeitsstunden und wird voraussichtlich auch für Reisen am Wochenende bezahlt.

Dieses Denken ist ein Gräuel für einen privaten Arbeitgeber, der davon ausgeht, dass freigestellte Mitarbeiter die Arbeit erledigen und die Ziele erreichen. In der Tat wird das Denken wie ein stündlicher Angestellter Ihre Karriere behindern und Sie als Angestellter weniger wertschätzen. Hier einige frühere Überlegungen zur Vergütung von Mitarbeitern für die Reisezeit.

Ist der Arbeitnehmer ein stündlicher oder nicht entlassener Arbeitnehmer, muss der Arbeitgeber die bezahlte Reisezeit zuzüglich der auf der Messe geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigen. Wenn ein Mitarbeiter Anspruch auf Überstunden hat, gelten diese Bestimmungen auch für den Straßenverkehr.

(Dies ist eine der Theorien darüber, warum nicht ausgenommene Mitarbeiter so selten zu Kundenveranstaltungen und Schulungen eingeladen werden. Aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen sind die Teilnahmekosten unerschwinglich - oder zumindest ein Mangel an Rechenschaftspflicht für die Arbeitgeber. Und (So ​​sehr diese Regeln die Inanspruchnahme und das Karrierewachstum von Arbeitnehmern auf Stundenbasis hemmen können, sind die Arbeitgeber mit der Personalabteilung einverstanden.)

Überlegungen zur Personalentscheidung zur Messepolitik

Das nächste Problem, das die Personalabteilung in diesem Fall berücksichtigen muss, ist, dass viele Mitarbeiter häufig zu Messen und anderen Firmenveranstaltungen reisen. Eine in diesem Fall getroffene Entscheidung hat weitreichende Auswirkungen auf den Arbeitgeber und Entscheidungen über weitere Anforderungen der Arbeitnehmer in der Zukunft.

Will HR diese Entscheidungen wirklich von Fall zu Fall treffen? Ab wann endet die Arbeit und der Urlaub beginnt? Wenn die Messe um 16.00 Uhr endet Am Mittwoch?

Wann fährt das letzte Flugzeug am Mittwochabend in die Heimatstadt des Mitarbeiters? Was ist, wenn es am Mittwoch kein Flugzeug gibt? Wie viel Dokumentation und Recherche muss die Personalabteilung in Zukunft von anderen Mitarbeitern verlangen, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen zur betrieblichen Freistellung konsistent und fair sind?

Irgendwann muss die Personalabteilung feststellen, dass die Entscheidung, diesem Mitarbeiter zu gestatten, Donnerstag als Ferientag zu verwenden, zu viele Konsequenzen für ähnliche Anforderungen in der Zukunft hat. Der Mitarbeiter fühlt sich verständlicherweise unglücklich.

Aber niemand in der Personalabteilung, den ich kenne, möchte seine Arbeitszeit als Polizist in der Personalabteilung verbringen. Der Mitarbeiter verzichtet darauf, bezahlte Zeit in Anspruch zu nehmen. er kann zurückreisen, wenn er sein Gehalt haben will, und dann in den Urlaub fahren. Jede andere Entscheidung eröffnet eine viel zu große Dose Würmer.

Ein letzter Gedanke für die HR-Person ist, wie Mitarbeiter in der Vergangenheit behandelt wurden. Reisen Mitarbeiter in der Regel mittwochabends oder donnerstags? Wenn Donnerstag, werden sie voraussichtlich im Büro auftauchen? Wenn Mittwoch Nacht, wie viel von Donnerstag wurden sie erwartet, um zu arbeiten?

Wenn er im normalen Geschäftsverlauf Mittwochabend zurückkam, sollte Donnerstag als Urlaub gelten. Wenn er im normalen Geschäftsverlauf am Donnerstag verreist, aber voraussichtlich am Donnerstag auch am Arbeitsplatz auftaucht, sollte der Donnerstag als Urlaubstag berechnet werden.

Ah, es ist das erste Mal, dass Sie auf diese Frage gestoßen sind? Großartig. Sie haben die Möglichkeit, den Präzedenzfall festzulegen und die Reiserichtlinien und -praktiken Ihres Unternehmens festzulegen.

Wahrscheinlich können Sie Ihre Entscheidung sogar in das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen, sodass alle Mitarbeiter die Lage des Landes kennen, um ihre künftigen Entscheidungen zu leiten.

HR erreicht eine Lösung

Wie wäre es damit für eine Lösung der aktuellen Frage? Wie hat das Unternehmen in der Vergangenheit Mitarbeiterreisen zu Messen und Kundenveranstaltungen abgewickelt? Fliegen Mitarbeiter in dieser Nacht zurück und arbeiten am nächsten Tag oder lässt das Unternehmen ihnen Spielraum und lassen sie am Tag nach der Veranstaltung zurückfliegen und melden sich am nächsten Tag zur Arbeit?

Ermitteln Sie anhand mehrerer Ihrer Manager, die für die Mitarbeiter verantwortlich sind, die an Veranstaltungen mit Kundenkontakt teilnehmen, welche Kriterien in der Vergangenheit für das Management dieser Praktiken maßgeblich waren. Die vergangene Praxis wird die Verwendung eines Urlaubstages - oder nicht - für die Abwesenheit am Donnerstag bestimmen.

Was ist, wenn Sie - wie wahrscheinlich - feststellen, dass die Praktiken auf der ganzen Linie inkonsistent waren und keine eindeutige vorherige Praxis vorliegt? Zeichne die Linie in den Sand. Sagen Sie dem aktuell befragten Mitarbeiter, der keine Regeln hatte, um ihn anzuleiten, dass er einen Urlaubstag für Donnerstag nutzen kann. Dann:

• Entwickeln Sie Ihre Politik,
• Fügen Sie die Richtlinie zum Mitarbeiterhandbuch hinzu.
• Mitarbeiter schulen, die über die überarbeitete Richtlinie reisen,
• Lassen Sie die Manager wissen, dass der Ermessensspielraum des Managements die Reiseentscheidungen der Mitarbeiter nicht mehr beeinflusst, da die Entscheidungen nicht konsistent und fair waren
• Verwenden Sie die neue Richtlinie, um in Zukunft konsistente und faire Entscheidungen zu treffen.

Reiserichtlinie Sprache für die Zukunft

In einem Unternehmen, in dem Mitarbeiter häufig geschäftlich unterwegs sind, und insbesondere wenn die Mitarbeitergruppe groß ist, wäre es ein Albtraum für das Unternehmen, Entscheidungen von Fall zu Fall zu treffen, und das Unternehmen könnte niemals auf ganzer Linie fair sein. Dokumentationsanforderungen für Mitarbeiter erhöhen die Belastung.

Nitpicking mit guten, mitarbeitenden Mitarbeitern über die Minute hinweg ist beleidigend und erniedrigend - für den Manager, die Personalabteilung und den Mitarbeiter. Und es widerspricht Ihrem Ziel, Mitarbeitern zu vertrauen, Mitarbeiter wie Erwachsene zu behandeln und von Mitarbeitern zu erwarten, dass sie verantwortungsbewusste Entscheidungen innerhalb der festgelegten Richtlinien treffen.

Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens wird hier die Richtlinie empfohlen, die Teil Ihrer allgemeinen Reiserichtlinie ist. (Sie haben eine ganze Reihe zusätzlicher Entscheidungen für eine umfassende Politik.)

Übrigens, wenn Sie nur ein paar Angestellte haben, die verreisen? Ignorieren Sie all diese HR-Überlegungen und Entscheidungen. Duh! Manager können von Fall zu Fall Entscheidungen zur Zeitabrechnung treffen.

Reisen zu und von von Unternehmen gesponserten Veranstaltungen:

In (Firmenname) reisen Mitarbeiter häufig geschäftlich. Die Mitarbeiter nehmen an Schulungen oder Berufsverbandssitzungen teil, besuchen Anbieter und Wettbewerber, treffen sich mit Kunden und besuchen Messen und andere Kundeninteraktionsveranstaltungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Da diese Veranstaltungen häufig an wünschenswerten Orten stattfinden, bitten Mitarbeiter häufig darum, ihre Nebenantriebs- oder Urlaubszeit zu nutzen, um ihren Aufenthalt am Veranstaltungsort zu verlängern.

In diesen Fällen trägt das Unternehmen die Kosten für die Mitarbeiterreise, einschließlich Flugzeuge, Taxis, Flughafenbusse und erforderlicher Beförderungsmittel, vom Tag der Anreise des Mitarbeiters zur Veranstaltung bis zum Abschluss des Unternehmensgeschäfts auf der Veranstaltung. Der Mitarbeiter muss jeden zusätzlichen Wochentag, der nach dem Ereignis von der Arbeit genommen wird, als bezahlte Urlaubszeit, PTO-Zeit oder unbezahlten Urlaub mit Erlaubnis der Geschäftsleitung abrechnen.

Alle Kosten, die dem Mitarbeiter oder seinen Reisebegleitern für Reisen, Verpflegung, Unterkunft, Transport usw. während der Freistellung entstehen, sind vom Mitarbeiter zu tragen. Der Teil des Flugtickets, den das Unternehmen nach der Teilnahme an der Veranstaltung für die Rückgabe des Mitarbeiters gekauft hat, oder der Teil, den das Unternehmen normalerweise für die Rückgabe des Mitarbeiters bezahlt hat, kann für die Rückgabe des Mitarbeiters nach Hause verwendet werden.

Das Unternehmen zahlt keine zusätzlichen Kosten. Der Mitarbeiter muss jeden Tag abrechnen, der nach der vom Unternehmen gesponserten Veranstaltung abgehoben wurde.

Ja, dies ist eine lange Antwort auf die Frage des Mitarbeiters, wie er die Urlaubszeit nutzen kann, um seine Geschäftsreise zu verlängern. Aber es ist ein gutes Beispiel für alle Faktoren, die die Personalabteilung beim Denken und Entscheiden in der Personalabteilung berücksichtigen muss. Es macht der Personalabteilung keinen Spaß, aber es ist notwendig, dass die Personalabteilung nachdenkt und Entscheidungen trifft, um die Bedürfnisse der fünf Stakeholder des Unternehmens zu befriedigen.

Hassen Sie nicht einfach den HR-Jargon? Beginnen Sie mit dem Wort: Anreize.