So reduzieren Sie die Arbeitgeberhaftung bei Weihnachtsfeiern

Die zunehmende Erkenntnis, dass der Alkoholkonsum bei von Organisationen gesponserten Veranstaltungen eine erhebliche rechtliche Haftung nach sich zieht, hat Auswirkungen auf diese traditionelle Institution, die Betriebsfeiertagsparty. Diese Auswirkungen sind jedoch nicht unbedingt allgegenwärtig oder schwerwiegend. Organisationen wägen sorgfältig die Vor- und Nachteile ab und vertrauen darauf, dass die Mitarbeiter als Profis agieren, hat bisher den Tag gewonnen

Bei einer umfassenden Arbeitgeberumfrage 2015 stellte die Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM) fest, dass die Mehrheit der Organisationen (59 Prozent) vorhatte, Alkohol in den Ferien oder bei Feierlichkeiten am Jahresende zu verbrauchen. Und nur die Hälfte dieser Arbeitgeber (47 Prozent) gab an, dass sie versuchen würden, den Alkoholkonsum durch Methoden wie die folgenden zu regulieren:

• Bereitstellung von Getränkekarten oder eines Getränkemaximums (71 Prozent der Befragten waren in dieser Kategorie),
• nur bestimmte alkoholische Getränke zu sich nehmen (z. B. Wein und Bier herstellen, auf der Party jedoch keine Spirituosen) (25 Prozent),
• Bargeld haben (18 Prozent) oder
• andere (11 Prozent).

Darüber hinaus ergab die SHRM-Umfrage von 2015, dass ein Drittel der Organisationen (33 Prozent) ganzjährig eine formelle oder informelle Richtlinie hat, die es Mitarbeitern ermöglicht, bei berufsbezogenen Veranstaltungen Alkohol zu trinken. (Jeder Mitarbeiter muss feststellen, ob Alkoholkonsum bei Firmenveranstaltungen für ihn ist.)

Unternehmen planen und planen Feiertagsfeiern mit den besten Absichten, um ihre Mitarbeiter zu belohnen, die Moral zu steigern und den Teamgeist zu fördern. Aber diese Zusammenkünfte, insbesondere wenn Alkohol ausgeschenkt wird, können zu einem Umfeld für unerwünschte sexuelle Fortschritte und möglicherweise illegales Verhalten von Arbeitnehmern werden, wenn der Arbeitgeber nicht vorsichtig ist.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Weihnachtsfeier an einem externen Ort stattfindet (was laut SHRM-Umfrage 2015 in fast 67 Prozent der Fälle der Fall ist). In einem sozialen Umfeld außerhalb des Arbeitsplatzes kann ein Mitarbeiter, dessen Hemmungen durch Alkoholkonsum gesenkt werden, Verhaltensweisen zeigen, die er oder sie niemals in Betracht ziehen würde, am Arbeitsplatz zu arbeiten.

Die Sorgen der Arbeitgeber reichen von Belästigung bis zum Tod von Arbeitnehmern

Weihnachtsfeiern bringen oft mehr als nur betrunkene High Jinks. Fröhlich zu sein kann manchmal bedeuten, die Grenze zu überschreiten, von der Beleidigung eines Mitarbeiters bis zur Verletzung des Gesetzes. Darüber hinaus können betrunkene Spielereien auf einer Weihnachtsfeier in der heutigen Echtzeit-Social-Media-Umgebung schnell und weltweit online geschaltet werden.

Zu den ersten beiden Maßnahmen, die ein Arbeitgeber vor der Urlaubsfeier ergreifen muss, gehört, die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass Respekt und Professionalität nicht nur für die Arbeitszeit gelten, sondern auch für von Unternehmen gesponserte Veranstaltungen wie Büropartys. Zweitens müssen Arbeitgeber Richtlinien für soziale Medien festlegen, die es Mitarbeitern verbieten, Fotos oder Videos ohne Erlaubnis des Managements in sozialen Medien zu veröffentlichen.

Dies sind zwei gute erste Schritte, aber es muss noch viel mehr getan werden, um die schwerwiegenderen rechtlichen Probleme zu lösen.

Arbeitnehmer sind durch Titel VII des Civil Rights Act von 1964 vor sexueller Belästigung und Diskriminierung geschützt, der Arbeitgeber mit 15 oder mehr Arbeitnehmern (einschließlich regulärer Teilzeitbeschäftigter) umfasst. Titel VII enthält zwei Verhaltensanforderungen, um eine potenzielle Haftung für rechtswidrige Belästigung auszulösen:

• Das Verhalten muss unerwünscht sein; und
• Das Verhalten muss ausreichend streng sein oder allgegenwärtig.

Es muss nicht beides sein. Verhalten ist nicht illegal, nur weil es unangemessen ist oder einen Mitarbeiter unwohl fühlen lässt. Allerdings kann bereits ein einziger, äußerst schwerwiegender Vorfall von Belästigung ausreichen, um einen Verstoß gegen Titel VII darzustellen, insbesondere wenn es sich um körperliche Belästigung handelt.

Wenn also ein Vorfall einer Büropartei auf frühere Vorfälle von Fehlverhalten folgt, könnte dies den erforderlichen Beweis darstellen, um die „schwere“ oder „allgegenwärtige“ Schwelle zu erreichen, die die Grundlage für eine Forderung nach Titel VII bildet.

Eine zweite wichtige rechtliche Verpflichtung entsteht durch betrunkenes Fahren nach einer vom Arbeitgeber gesponserten Urlaubsparty. In einer 2013 ergangenen Gerichtsentscheidung, die in erheblichem Umfang öffentlich bekannt wurde, hob ein kalifornisches Berufungsgericht die Entscheidung des Gerichts über die Entscheidung des Arbeitgebers über eine summarische Entscheidung auf. Sie fanden heraus, dass ein Angestellter, der bei einer von einem Unternehmen gesponserten Veranstaltung Alkohol konsumierte und nach dem Verlassen ein anderes Auto stieß und den Fahrer tötete, eine Haftung für den Arbeitgeber begründete.

„Es ist unerheblich, dass die vorhersehbaren Auswirkungen des fahrlässigen Verhaltens des Arbeitnehmers (hier der Autounfall) zu einem Zeitpunkt eintraten, an dem der Arbeitnehmer nicht mehr im Rahmen seiner Beschäftigung handelte“, urteilte das Gericht.

Proaktive Schritte zur Weihnachtsfeier

Angesichts dieser rechtlichen Risiken sollten umsichtige Arbeitgeber diese sechs zusätzlichen proaktiven Schritte unternehmen, um ihre Prozesshaftung zu verringern. Zu den wichtigsten Beispielen für Maßnahmen, die Arbeitgebern empfohlen werden, gehören:

• Sie müssen umfassende, schriftliche Richtlinien zur Bekämpfung von Belästigung vorlegen, die in den Mitarbeiterhandbüchern eindeutig aufgeführt sind, und diese Richtlinien vor der Weihnachtsfeier bekannt machen.
• Senden Sie ein Memo, in dem Sie die Mitarbeiter daran erinnern, verantwortungsbewusst auf der Party zu handeln. Dabei wird deutlich, dass unangemessenes Verhalten, einschließlich Trunkenheit, nicht toleriert wird.
• Erzwingen Sie auf der Party die Kleiderordnung am Arbeitsplatz, um unangemessene oder suggestive Kleidung zu vermeiden, und teilen Sie den Mitarbeitern Ihre Erwartungen im Voraus mit.
• Machen Sie die Teilnahme an der Party freiwillig und schlagen Sie nicht vor, dass die Teilnahme dem Ansehen einer Person im Unternehmen zugute kommt.

• Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, geben Sie im Voraus einen moderaten Ton an, indem Sie Memos, E-Mails, Besprechungen, Einfügungen in Gehaltsschecks oder andere Mitteilungen machen und betonen, dass übermäßiger Alkoholkonsum nicht toleriert wird.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Getränke oder die Zeit, während der Alkohol ausgeschenkt wird, und bieten Sie wesentliche alkoholfreie Alternativen. Viel Essen servieren und sicherstellen, dass der Alkoholkonsum nicht im Mittelpunkt der Veranstaltung steht.

Solche Schritte sind keine Garantie für Probleme mit Feiertagen, insbesondere wenn die Entscheidung getroffen wird, Alkohol zu servieren. Sie können jedoch die Grundlage eines Arbeitgebers für eine wirksame Abwehr von Haftungsproblemen sein. Bedenken Sie jedoch, dass es zehn Gründe dafür gibt, warum Mitarbeiter Büro-Weihnachtsfeiern oft ablehnen, und berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Ihre jährliche Weihnachtsfeier planen.