So reduzieren Sie das Risiko von Mitarbeiterdiebstahl

Sicherheits- und Überwachungsstrategien haben sich in den letzten Jahren aufgrund technologischer Fortschritte enorm verbessert. Mehrzweck-Überwachungsgeräte und weniger auffällige Trend-Tracking-Apps sind effektiver bei der Identifizierung möglicher Lücken im Sicherheitssystem. Diese Schlupflöcher bieten Dieben oder Unterschlagern die Möglichkeit, unbefugten Zugriff auf Unternehmenskassen und Inventar zu erhalten.

Mitarbeiterdiebstahl ist auf dem Vormarsch

Nach Angaben der US-Handelskammer gaben 75 Prozent der Beschäftigten an, mindestens einmal und 38 Prozent mindestens zweimal von ihren Arbeitgebern gestohlen zu haben. Das FBI bezeichnet den Diebstahl von Mitarbeitern als das am schnellsten wachsende Verbrechen in den USA, das Unternehmen etwa sieben Prozent ihrer erwarteten Gewinnspannen kostet. Das Problem wird für einige Unternehmen, die von Mitarbeiterdiebstahl betroffen sind, so gravierend, dass etwa 33 Prozent aufgrund von Diebstahls- oder Betrugsverlusten in den Konkurs getrieben werden.

Von Statistic Brain zusammengestellte Berichte zeigen, dass mehr als 28 Prozent der Geschäftsverluste zwischen 100.000 und 499.000 US-Dollar lagen und 25 Prozent der Verluste über 1 Million US-Dollar lagen. Diese Zahlen sind beunruhigend, weil sie zeigen, dass Geschäftsverluste aufgrund von Mitarbeiterdiebstahl nicht unbedeutend sind. Der Medianwert von gestohlenem Bargeld oder gestohlener Ware wurde auf 75.000 US-Dollar veranschlagt.

Allein im Jahr 2014 waren laut einer Studie von Jack L. Hayes, einem Beratungsunternehmen für Schadensverhütung und Bestandsschrumpfungskontrolle, mehr als 1,2 Millionen Ladendiebe und unberechenbare Angestellte auf frischer Tat ertappt worden. Noch wichtiger ist, dass diese Zahlen von 25 großen Einzelhändlern generiert wurden, was darauf hindeutet, dass das Problem weiter verbreitet und die Verluste höher sind, wenn kleine bis mittlere Einzelhändler in den Mix einbezogen werden. Mehrere Studien haben ergeben, dass die Verluste durch Mitarbeiterdiebstahl die Verluste durch Ladendiebstahl überstiegen.

Methoden des Mitarbeiterdiebstahls

Mitarbeiterdiebstahl kann schwierig zu erkennen sein, da der Täter ein mit dem System vertrauter Insider ist. Darüber hinaus haben diese Mitarbeiter aufgrund ihrer Position und ihres Rufs als verlässliche Teamplayer Zugang zu den Schlüsseln des Königreichs. Dies sind einige der Methoden, die häufig zum Stehlen von Unternehmen eingesetzt werden.

• Buchhaltungs- und Finanzpersonal kann erhaltene Schecks auf persönliche Konten umleiten. Da sie die Geschäftsbücher führen, können sie den Diebstahl vertuschen, indem sie Einträge ändern.
• Mit dem Zugriff auf das Girokonto des Unternehmens können Mitarbeiter Schecks für fiktive Zahlungen ausstellen, die auf persönliche Konten umgeleitet werden.
• Bargelddiebstahl ist planungsbedürftig, da die Kassierer ihre Kasse beim Schichtabschluss ausgleichen müssen. Sie können Bargeld abschöpfen, indem sie Änderungen an Kunden absichtlich unterschätzen und die Differenz beibehalten. Für Nicht-Scan-Unternehmen können Mitarbeiter einen höheren Preis für nicht gekennzeichnete Waren angeben und den Restbetrag einkassieren.

• Der Diebstahl von Waren erfolgt durch heimliche Verwendung von Mülltonnen, Recycling-Systemen oder persönlichen Taschen, um Geschäftsgüter herauszuschleusen. Im Einzelhandel ergeben sich durch den Rückgabe- und Rückerstattungsprozess viele Chancen, mit oder ohne Hilfe eines Dritten vom Unternehmen zu stehlen.
• Der Diebstahl von Verbrauchsmaterial mag kleinlich erscheinen, aber der Betrag summiert sich schnell, wenn die Mitarbeiter dreister werden, wenn sie Bürobedarf für den persönlichen Gebrauch mitnehmen.
• Der Diebstahl von Gehaltsabrechnungen bezieht sich auf die Zahlung für nicht verdiente Zeit und die Erstattung von nicht geschäftlichen Ausgaben.

Die Motivation hinter Mitarbeiterdiebstahl verstehen

In den meisten Unternehmen werden die Mitarbeiter einem strengen Überprüfungsprozess unterzogen, der Hintergrund-, Beschäftigungs- und Bonitätsprüfungen umfasst. Das Verfahren soll ungeeignete Personen aus dem Bewerberpool ausschließen. Es ist davon auszugehen, dass Mitarbeiter, die die Hürden vor der Einstellung überwinden, qualifiziert, zuverlässig und vertrauenswürdig sind.

In vielen Fällen handelt es sich bei den Tätern um langjährig vertrauenswürdige Mitarbeiter, die von fleißigen Mitarbeitern des Monats zu hinterhältigen Dieben wechseln, die akribische Pläne erstellen, um Gelder auf ihre eigenen Konten umzuleiten oder sich selbst beim Inventarisieren zu helfen. Was könnte diese Personen möglicherweise motivieren, ihre Karriere und ihren Lebensunterhalt zu riskieren, um ein paar tausend Dollar zu verdienen?

1. Drastische Veränderungen im Leben: Der Verlust eines geliebten Menschen durch Tod, Scheidung oder Trennung ist für jeden eine verheerende Entwicklung. Dies könnte den Einkommensstrom des Mitarbeiters verringern und die Ausgaben erhöhen. Angesichts steigender Rechnungen nutzt der Mitarbeiter die Gelegenheit, kleine Geldbeträge mitzunehmen. Oft glauben sie, dass sie es zurückzahlen können, ohne erwischt zu werden.
2. Leben jenseits ihrer Lohnskala: Die größten Verluste sind in der Regel auf Unterschlagungen zurückzuführen, die versuchen, über ihre Verhältnisse zu leben. Sie wollen ein gutes Leben führen, können sich die Waren und Annehmlichkeiten aber nicht selbst leisten. Gestohlene Gelder werden verwendet, um teure Autos, Häuser und Luxusgüter zu erwerben. Der Mitarbeiter kann teure Ferien nehmen und Tätigkeiten ausüben, die mehr kosten, als sie sich leisten können.

1. Gelegenheit: Mitarbeiter können anfangen, geringfügige Beträge zu stehlen, weil sich die Gelegenheit bietet. Kunden können vergessen, ihr Wechselgeld geltend zu machen, oder Buchhalter können die Möglichkeit finden, die Bücher unbemerkt zu ändern. Das Ausnutzen dieser Möglichkeiten kann zur Gewohnheit werden und bald außer Kontrolle geraten.
2. Sucht: Personen, die sich mit zwanghaftem Verhalten befassen, das Geld kostet, sind keine guten Kandidaten für Jobs, bei denen es um Bargeld oder Buchhaltung geht. Zwänge können selbst die besten Absichten überwinden, und die Mitarbeiter fließen schließlich in Geschäftskassen, um Glücksspiele, Drogen und andere Abhängigkeiten zu stillen.

1. Gier: Gute altmodische Gier treibt vertrauenswürdige Mitarbeiter dazu an, Gelegenheiten zu nutzen, um das, was für geschäftliche Zwecke anvertraut wurde, für sich zu nutzen. Diebstahl kann in Form von Geldumleitung oder Aneignung von Ausrüstung und anderen Gütern für den eigenen Gebrauch erfolgen.
2. Schlechte Äpfel, die das Screening bestanden haben: Das Überprüfungsverfahren für die Beschäftigung sollte Kandidaten mit Vorstrafen aussortieren, aber manchmal bestehen einige die Überprüfung aufgrund unzureichender Hintergrundrecherche oder Störungen bei der Bearbeitung von Unterlagen. In eine Vertrauensstellung versetzt, planen diese Personen möglicherweise bereits von Anfang an, das Unternehmen zu stehlen.

1. Rache: Perceived Slights können Mitarbeiter dazu bringen, Vergeltung zu suchen, indem sie das Unternehmen stehlen. Eine Person, die für eine Beförderung oder einen seitlichen Transfer an einen bevorzugten Ort überstellt wird, oder eine Person, die eine negative Bewertung zu persönlich vornimmt, hat möglicherweise das Gefühl, dass sie das, was ihnen verweigert wurde, durch Diebstahl beim Unternehmen einfordert.

Verteidigungsstrategien zur Minimierung des Mitarbeiterdiebstahls

Die beste Verteidigung ist eine proaktive Herangehensweise an das Problem des Mitarbeiterdiebstahls. Sicherheitsexperten schlagen vor, dass Unternehmer und Manager davon ausgehen sollten, dass dies geschieht oder dass dies geschieht, wenn sich die Gelegenheit ergibt. Dies bedeutet nicht, alle Mitarbeiter mit Misstrauen zu behandeln, da dies der schnellste Weg ist, die Moral zu senken. Die Strategie sieht eine umfassende Überprüfung der Systeme vor, um die Lücken in den administrativen und operativen Abläufen zu ermitteln.

• Intensivierung des Überprüfungsprozesses vor der Einstellung, um rote Fahnen zu erkennen.Positionen, die Zugang zu Buchhaltungs- und Finanzunterlagen gewähren, sollten einer eingehenden Hintergrundprüfung unterzogen werden, die die Bonität und alle Begegnungen mit dem Strafrechtssystem abdeckt. Bargeld-Handling-Aufträge sollten an etablierte Mitarbeiter vergeben werden, anstatt neue Mitarbeiter einzustellen. Seien Sie vorsichtig bei Widersprüchen im Lebenslauf oder offensichtlichen Lügen, da dies ein Hinweis auf fragwürdigen Charakter sein kann.
• Richten Sie ein System der gegenseitigen Kontrolle ein, insbesondere für Mitarbeiter in sensiblen Positionen mit Zugang zu Bargeld und anderen Finanzkonten. Implementieren Sie ein Buddy-System, bei dem immer mindestens zwei Mitarbeiter zusammenarbeiten. Verfahren, bei denen der Verkauf storniert und Kundenerstattungen ausgestellt werden müssen, müssen von einem Vorgesetzten oder Manager genehmigt werden. In der Buchhaltungs- und Buchhaltungsabteilung sollten die Geschäftsbücher von einem Team von Mitarbeitern geführt werden, anstatt nur einer Person die Bücher anzuvertrauen. Unter keinen Umständen sollte eine Person mit der Kontrolle aller Finanzunterlagen betraut werden, die unangekündigten Prüfungen durch einen externen Fachmann unterzogen werden sollten.
• Verwenden Sie einen externen Buchhalter, um wichtige Finanzdaten zu überprüfen. Kontoauszüge, ausgestellte und erhaltene Schecks sowie die Hauptbücher für Verbindlichkeiten und Forderungen sollten von einem Dritten überprüft werden. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsempfänger überprüfbar und die Signaturen Ihrer Unternehmensschecks legitim sind.
• Installieren Sie zur Abschreckung ein Videoüberwachungssystem. Menschen neigen weniger zu unehrlichem Verhalten, wenn sie wissen, dass sie vor der Kamera stehen. Die Kameras sind dazu da, riskantes Verhalten zu unterbinden, bevor es passiert. Echtzeit-Videoüberwachung kann in risikoreichen und hochwertigen Bereichen wie Lagerräumen und der Verkaufsfläche von Luxusgütern hilfreich sein.
• Richten Sie Routinen zum Entfernen von Papierkorb ein. Beseitigen Sie alle Chancen, das Entsorgungs- und Recyclingsystem zu verwenden, um Waren für den persönlichen Gebrauch oder für den Weiterverkauf an anderer Stelle zu stehlen. Der Prozess kann das Zerlegen und Abflachen aller Kartons und Kisten umfassen, wobei nur durchsichtige Müllsäcke verwendet werden, und das Gewährleisten des Einwegzugangs zu den Müllcontainern für die Mitarbeiter.
• Verbessern Sie die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter. Vertrauen aufzubauen ist eine Einbahnstraße. Lernen Sie die Mitarbeiter kennen, stellen Sie eine Beziehung her und bauen Sie Beziehungen auf, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Menschen der Versuchung nachgeben, wenn sie bei der Arbeit glücklich sind und sich um ihre Karriere kümmern.
• Öffnen Sie eine Mitarbeiter-Tippzeile. In Bezug auf den vorherigen Vorschlag können Mitarbeiter, die dem Unternehmen gegenüber loyal sind, dazu beitragen, Verluste aufgrund von Betrug und Diebstahl zu begrenzen, indem sie ihren Verdacht anonym melden. Stellen Sie die Vertraulichkeit aller Berichte sicher und untersuchen Sie jeden Bericht gründlich, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

Strafverfolgung oder Nicht-Strafverfolgung

Kleine und mittlere Unternehmen werden überproportional von Unterschlagern und Betrügern benachteiligt. 64 Prozent der Kleinunternehmen geben an, Opfer von Mitarbeiterdiebstahl geworden zu sein, jedoch nur 16 Prozent aufgrund einer Studie, die von einem Doktoranden der Strafjustiz an der Universität von Cincinnati durchgeführt wurde. Kleinunternehmer entlassen den Mitarbeiter oftmals nur, weil die Verfolgung von Rechtsstreitigkeiten kostspielig ist und keine Garantie dafür besteht, dass gestohlene Gelder zurückgezahlt werden. Andere Unternehmen klagen nicht, um eine Überprüfung ihrer vertraulichen Unterlagen zu vermeiden.

Vorbeugung ist die beste Verteidigung gegen Mitarbeiterdiebstahl. Überprüfen Sie Ihre Systeme und Verfahren, um gefährdete Bereiche zu identifizieren, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Es kann hilfreich sein, mit einer neutralen Partei mit einer neuen Perspektive zusammenzuarbeiten, um die roten Fahnen zu finden. Wenn Betrugsfälle und Mitarbeiterdiebstahl festgestellt werden, handeln Sie schnell, entschlossen und entschlossen. Befolgen Sie eine Null-Toleranz-Richtlinie, um Ihr Unternehmen vor erheblichen Verlusten durch Mitarbeiterdiebstahl zu schützen.