So reduzieren Sie die Kosten für Geschäftsreisen von Mitarbeitern

Mit etwas Sympathie für Arbeitgeber, die versuchen, die Reisekosten zu kontrollieren, ist es nicht an der Stelle, wo Mitarbeiter gebeten werden, Zimmer zu teilen.

Diese Ideen sind für den durchschnittlichen Arbeitnehmer, der geschäftlich für seinen Arbeitgeber reist, weniger anstrengend und anstößig. Mitarbeiter sind normale Menschen, die während einer Geschäftsreise nur etwas Privatsphäre und Distanz zu Kollegen wünschen, insbesondere wenn sie den Tag mit Kollegen verbracht haben. Arbeitgeber müssen Mitarbeiter nicht dazu auffordern, Räume gemeinsam zu nutzen.

Andere Möglichkeiten, die Kosten für Geschäftsreisen von Mitarbeitern zu sparen

• Fordern Sie die Mitarbeiter auf, möglichst am selben Tag zu reisen.
• Entwickeln und implementieren Sie eine feste Reiserichtlinie, die genaue Angaben zu den Tagegeldzahlungen an verschiedenen Reisezielen enthält. Dazu gehören bevorzugte Hotelketten, in denen der Arbeitgeber möglicherweise einen Abzinsungssatz festgelegt hat, Kostenerstattungen und Grenzwerte, die bei Überschreitung die vorherige Unterschrift des Vorgesetzten erfordern.
• Halten Sie die Mitarbeiter gemäß den in der Reiserichtlinie angegebenen gesetzlichen Bestimmungen ohne vorherige Genehmigung von Ausnahmen. Erstattung von Ausgaben, die nicht durch Richtlinien oder Ausnahmen zulässig sind, nicht.

• Neuverhandeln oder Aushandeln von Unternehmenstarifen mit Hotelketten, die für Ihre Ziele üblich sind. Suchen Sie nach Hotels, die Annehmlichkeiten wie ein kostenloses Frühstück, eine kostenfreie Cocktail-Stunde, Nachmittags-Snacks und Vorspeisen sowie Kühlschränke und Kaffeemaschinen in den Zimmern bieten. Fordern Sie die Mitarbeiter auf, diese Hotels und Annehmlichkeiten zu nutzen, wenn sie verfügbar sind.
• Verwenden Sie bei der Reservierung eine günstigere Hotelkette. Die meisten Angestellten würden einen Stern für ein privates Zimmer vergeben. Erwarten Sie keine niedrigeren Standards in Bereichen wie Sauberkeit und anderen Annehmlichkeiten für die Mitarbeiter von Hotels, die mit weniger Sternen bewertet sind. Befragen Sie regelmäßig reisende Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Standorte ihren Bedürfnissen entsprechen.

• Nutzen Sie einen einheitlichen Reisebuchungsservice wie American Express Global Business Travel, um die Kosten zu kontrollieren. Sie helfen Ihnen bei der Planung, der Annahme von Richtlinien, dem Einsparen von Kosten und der Begrenzung der Mitarbeiterausgaben. Sogar lokale Reisedienstleistungen können Sie bei der Einsparung von Geschäftsreisen unterstützen, aber der Vorteil eines American Express-Unternehmens ist seine Reichweite auf nationaler und internationaler Ebene sowie deren Onlinedienste.
• Vereinbaren Sie mit einer Fluggesellschaft, wann immer dies möglich ist, um bei jedem Flug einen Firmenrabatt zu erhalten. Mitarbeiter müssen den Buchungsservice der Fluggesellschaft in Anspruch nehmen, z. B. Southwest Airlines Corporate Travel. Arbeitgeber können auch sparen, wenn Flugzeuge frühzeitig gebucht werden.

• Lassen Sie Mitarbeiter, die in letzter Minute eine Reiseentscheidung treffen, eine Genehmigung einholen. In einem Fall kostete in einer Kundenfirma ein Flugticket, das 300 $ gekostet hätte, wenn es einige Wochen im Voraus gebucht worden wäre, über 1200 $, wenn der Mitarbeiter die Reservierung zwei Tage vor der Veranstaltung machte. Dies sollte nur im Notfall passieren, da die meisten Tickets auch dann übertragbar sind, wenn sie nicht erstattungsfähig sind.
• Reduzieren Sie die Reisekosten in anderen Bereichen, z. B. Mahlzeiten, Alkohol und Transport. Variieren Sie die Tagegelder nach Ort. New York City ist beispielsweise im Vergleich zu Las Vegas teuer. Kleinere Bereiche außerhalb des Resorts sind noch günstiger. Ihre Reiserichtlinien sollten die Kosten widerspiegeln, die Ihren Mitarbeitern entstehen, wenn sie in verschiedene Bundesstaaten und Gebiete reisen.

• Experimentieren Sie mit virtuellen Meetings, Diensten wie Skype for Business und Videos. Obwohl es anfangs unbequem ist, sind nicht-persönliche Meetings eine erworbene Fähigkeit. Die Mitarbeiter werden komfortabler, wenn sie diese Dienste im Laufe der Zeit nutzen. Webinare eignen sich gut für verschiedene Arten von Schulungen, insbesondere für Seminare, an denen mehrere Mitarbeiter teilnehmen können.
• Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, kostengünstigere öffentliche Verkehrsmittel und Shuttleservices in Anspruch zu nehmen, anstatt Taxis zu nutzen, insbesondere wenn Mitarbeiter zwischen Flughäfen und Hotels reisen. Die meisten großen Konferenzen bieten einen kostenlosen Shuttleservice zwischen den Hotels und dem Konferenzzentrum. Weniger Taxi-Verbrauch oder die Forderung, dass Mitarbeiter ein Gruppentaxi bezahlen müssen, können viel Geld sparen.

Es ist der richtige Ansatz, um erwachsene Mitarbeiter zu bitten, zeitnahe Reservierungen vorzunehmen, Ausgaben für ihre Geschäftsreisen einzuplanen und andere Optionen als Reisen für Besprechungen und Schulungen zu erkunden. Dies ist der richtige Ansatz zur Rationalisierung der Kosten für Geschäftsreisen. Sie respektieren die Mitarbeiter.

Sie kommen dem Arbeitgeber zugute, weil sich die Mitarbeiter respektiert und umsorgt fühlen, was positive Moral erzeugt. Sie halten den positiven Beziehungszyklus in die richtige Richtung.

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