Was sind Reisekosten, die Arbeitgeber bezahlen?

Reisekosten sind Ausgaben, die ein Mitarbeiter während der Geschäftsreise tätigt. Die Geschäftstätigkeit des Unternehmens kann beispielsweise Konferenzen, Ausstellungen, Geschäftstreffen, Kunden- und Kundentreffen, Jobmessen, Schulungen und Verkaufsgespräche umfassen.

Zu den Kosten zählen Unterkunft, Erstattung der Fahrzeugkilometer, Flüge, Bodentransport, Trinkgelder für Restaurants, Mahlzeiten, Trinkgelder für den Kellner, Zimmerservice und andere Nebenkosten, die ein Mitarbeiter auf der Straße haben kann.

Ausgaben, die eine Organisation erstatten wird, finden Sie in den Geschäftsreisebedingungen des Unternehmens. Machen Sie sich mit den Richtlinien Ihres Unternehmens vertraut, denn neben den erwarteten Reisekosten, den Unterkünften und den Mahlzeiten können auch Ausgaben für die Reinigung und die Mitgliedschaft im Fitnessstudio für ausgedehnte Reisen übernommen werden.

Reisekosten für Mitarbeiter mit langfristigen Aufträgen

Wenn Langzeitunterkünfte für reisende Arbeitnehmer genutzt werden, bieten viele Arbeitgeber auch die Möglichkeit, die Familie des Arbeitnehmers zu besuchen, wenn der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber viel geschäftlich unterwegs ist. Wenn ein Mitarbeiter vorübergehend einem anderen Unternehmensstandort zugewiesen wird, bezahlt der Arbeitgeber in bestimmten Zeitabständen manchmal für die Familie des Arbeitnehmers.

Der Arbeitgeber möchte für Arbeitnehmer, die nicht zu Hause und in der Familie sind, für längere Zeit Wertoptionen bieten. Sie müssen alle Reiseprivilegien nutzen, die Ihr Arbeitgeber anbietet, um die Moral und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern.

Kundenunterhaltung bei Konferenzen, Verkaufsgesprächen und Besuchen vor Ort ist eine weitere erstattungsfähige Ausgabe. Sie müssen jedoch die Richtlinien Ihres Unternehmens kennen, damit Sie die Grenzen der Unterhaltungskosten nicht überschreiten.

Informieren Sie sich auch über die Richtlinien Ihres Unternehmens bei der Vergabe von Flugmeilen. Es variiert. In einigen Unternehmen können die Mitarbeiter Flugmeilen sammeln, die sie dann für persönliche Familienreisen verwenden können. Andere sammeln eine Meilenbank, die sie zur Deckung zusätzlicher Geschäftsreisen der Mitarbeiter verwenden. Auch hier ist es wichtig, die Richtlinien Ihres Unternehmens zu kennen.

Wie zahlen Arbeitgeber für die Reisekosten ihrer Mitarbeiter?

In der Regel zahlen Organisationen Reisekosten auf diese drei Arten.

Firmen Kreditkarten

Kreditkarten werden an Mitarbeiter ausgestellt, die häufig geschäftlich unterwegs sind. Mitarbeiter können den Großteil der Kosten, die ihnen bei einer Geschäftsreise entstehen, der Firmenkreditkarte belasten. Für die Erstattung von Nebenkosten wie Trinkgeld und Fast Food müssen die Mitarbeiter bei ihrer Rückkehr von der Reise eine Spesenabrechnung ausfüllen.

Charge-Cards sind für Mitarbeiter praktisch, da sie nicht mit Bargeld auskommen müssen, um die Geschäftskosten vor der Erstattung zu zahlen. Informieren Sie sich jedoch über die Richtlinien Ihres Unternehmens. Sie müssen möglicherweise noch Quittungen und andere unterstützende Unterlagen einreichen, auch wenn Sie diese Ausgaben mit einer Kreditkarte belasten.

Kasse

Organisationen ohne Mitarbeiterfirmenkreditkarten verlangen, dass die Mitarbeiter für jede Ausgabe einen Bericht über die Kostenerstattung erstatten, wenn der Mitarbeiter unterwegs ist. Sie erfordern im Allgemeinen Quittungen und eine gewisse Begründung für jede Ausgabe.

Nur in seltenen Fällen würde eine Organisation von Mitarbeitern verlangen, dass sie für die großen Tickets wie Flugkosten aufkommen und später eine Rückerstattung verlangen. Eine Bestellung einer Firma oder eine Kreditkarte des Unternehmens trägt vorab hohe Kosten. Die Mitarbeiter müssen jedoch häufig die täglichen Reisekosten bar bezahlen, die später erstattet werden.

Pro Tag

Ein Tagegeld ist ein Tagegeld, das einem Mitarbeiter zur Deckung aller Ausgaben gewährt wird. Der Angestellte ist dafür verantwortlich, eine vernünftige Reisekostenentscheidung innerhalb der Parameter des Geldbetrags zu treffen, den er täglich zugeteilt bekommt.

Einige Unternehmen zahlen direkt für Transport und Unterbringung, geben reisenden Mitarbeitern jedoch einen Tagegeld für alle anderen Ausgaben, einschließlich Mahlzeiten und Transport am Boden. Es ist bekannt, dass die Mitarbeiter für die Aufrechterhaltung des zusätzlichen Geldbetrags aus dem Tagessatz Ausgaben aufwenden müssen. Unternehmen erlauben dies im Allgemeinen.

Wissen über die Reisekostenabrechnung von Arbeitgebern ist die Verantwortung des Mitarbeiters

Mitarbeitern, die geschäftlich unterwegs sind, wird empfohlen, sich über die Reiserichtlinien und die Kosten der Erstattung zu informieren. Ausgaben, die nicht in den Versicherungsschutz fallen, werden im Allgemeinen nicht erstattet oder gedeckt.

Die meisten Unternehmen benötigen Quittungen, mit Ausnahme derjenigen, die einen Tagessatz zahlen. Ihr Unternehmen hat wahrscheinlich auch eine Form, von der Mitarbeiter erwarten, dass sie die Reisekosten abschickt.

Um über die erstattungsfähigen Ausgaben auf dem Laufenden zu bleiben, wird den Mitarbeitern häufig eine Frist eingeräumt, bis zu der sie eine Spesenabrechnung einreichen und entsprechende Belege einreichen müssen. Die Finanzabteilung verfügt über Richtlinien, mit denen sie auf dem neuesten Stand bleibt.

Wenn Sie Fragen zu den angemessenen Reisekosten in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung. Sie möchten das Geld nicht ausgeben und erhalten später eine Überraschung.

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