Möglichkeiten, um Hilfe von einem Projektsponsor anzufordern

Die Beziehung zwischen einem Projektmanager und einem Projektsponsor ähnelt einer traditionellen Mitarbeiter- / Managerbeziehung. Der Projektsponsor ist möglicherweise nicht der direkte Manager des Projektmanagers oder nicht einmal in der Befehlskette des Projektmanagers. Der Projektsponsor unterstützt jedoch den Projektmanager, während das Projektteam auf die Fertigstellung eines Projekts hinarbeitet.

Wie ein Supervisor besteht eine der größten Möglichkeiten, mit denen ein Projektsponsor einen Projektmanager unterstützt, darin, Probleme zu behandeln, die nur jemand mit dem organisatorischen Einfluss des Projektsponsors lösen kann. Wenn Projektmanager auf Probleme stoßen, die nur Projektsponsoren lösen können, sollten Projektmanager dies tun.

Alle anderen Optionen erschöpfen

Projektsponsoren befinden sich in der Regel auf der Organisationsebene, auf der die meisten Entscheidungen schwierig sind, denn wenn eine Entscheidung einfach ist, wird sie auf einer niedrigeren Ebene getroffen. Sie müssen schwierige Entscheidungen treffen, manchmal mit begrenzten Informationen.

Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle anderen Optionen zur Lösung Ihres Problems ausgeschöpft haben, bevor Sie zum Projektsponsor gehen. Angenommen, Sie haben ein Projektteammitglied, das seinen Verpflichtungen nicht gerecht wird. Bevor Sie das Problem zum Projektsponsor bringen, sollten Sie versuchen, das Problem im Einzelgespräch mit dem Projektteammitglied zu lösen. Wenn dies nicht funktioniert, sollten Sie zum Vorgesetzten des Teammitglieds gehen. Wenn das Problem dadurch nicht gelöst wird, können Sie das Problem an den Projektsponsor weiterleiten.

Sie haben Ihre Möglichkeiten zur Lösung der Probleme von unten her erschöpft. Nun kann der Projektsponsor das Thema von oben nach unten bearbeiten. Der Projektsponsor sollte das Problem zusammen mit seinem Kollegen ausarbeiten und Sie über die vereinbarte Vorgehensweise informieren.

Das Letzte, was Sie möchten, ist, dass der Projektsponsor eine Lösung hat, die Sie ohne Ihre Hilfe unter Ihrer eigenen Aufsicht hätten umsetzen können. Manchmal passiert das. Jeder macht Fehler. Lernen Sie aus diesen Situationen, wenn sie auftreten, und Sie werden ein besserer Projektmanager sein. Wenn das nächste Mal eine ähnliche Situation auftritt, werden Sie damit besser umgehen können als zuvor.

Geben Sie genau an, was Sie benötigen

Während Projektsponsoren daran gewöhnt sind, mit unvollständigen Informationen zu arbeiten, sollte ein Projektmanager keine relevanten Informationen auslassen. Für den Projektsponsor ist es wichtig, einen Kontext für die Situation zu haben, die seine Aufmerksamkeit erfordert.

Wenn der Projektsponsor einen geeigneten Kontext für die Entscheidung hat, legen Sie genau fest, was Sie vom Sponsor benötigen. Benötigen Sie Anweisungen, wie Sie vorgehen müssen? Benötigen Sie die Berechtigung für eine bestimmte Aktion? Benötigen Sie ein Problem gelöst? Benötigen Sie Ressourcen, die Sie nicht selbst bekommen können?

Wenn Sie sich nicht genau überlegt haben, was Sie benötigen, können Sie entscheiden, was Sie benötigen, aber später herausfinden, dass Sie sich geirrt haben. Überlegen Sie das Problem, bevor Sie es zum Sponsor bringen, um das Risiko zu reduzieren, dass die Zeit des anderen verschwendet wird.

Halten Sie Ihre Anfrage im Fokus

Projektsponsoren sind beschäftigte Leute. Unzählige Ausgaben ziehen an ihren Zeitplänen und saugen ihre Zeit weg.

Wenn ein Projektmanager ein echtes Bedürfnis nach der Zeit des Projektsponsors hat, ist dies keine schlechte Sache oder ein Eingriff in die Zeit des Sponsors. Die mit dem Projektmanager und dem Projektsponsor verbrachte Zeit sollte hochproduktiv sein. Halten Sie Ihre Anfrage so, dass Sie nur so viel Zeit Ihres Sponsors wie nötig verwenden.

Wenn Ihr Sponsor bei Ihnen eins zu eins produktiv ist, wird er sich auf Ihre Meetings freuen. Menschen in höheren Organisationsebenen verbringen häufig ihre Zeit in unproduktiven Besprechungen, an denen sie teilnehmen müssen. Die Teilnahme an einem produktiven Meeting könnte für Ihren Projektsponsor eine anregende Veränderung des Tempos bedeuten.