Wie Chunking die Arbeitseffizienz und Produktivität verbessert

Als Manager verbringen wir zu viel Zeit damit, mehr Arbeit in weniger Zeit zu stecken. Eine übliche Antwort für überarbeitete Fachkräfte auf allen Ebenen ist der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Das Problem ist, dass Multitasking nicht funktioniert.

Warum Multitasking nicht der effektivste Ansatz für die Arbeitsproduktivität ist

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie putzen sich morgens die Zähne und denken später am Tag über die Tagesordnung für ein großes Meeting nach. Das Zähneputzen erfordert nicht viel Rechenleistung Ihres Gehirns, und Sie können sich möglicherweise auf das Tagesgeschäft konzentrieren, während Sie Ihre morgendliche Aufgabe zur Zahnreinigung mechanisch erledigen.

Aber was ist mit zwei Aufgaben, die mehr Kapazität Ihres Gehirns erfordern? Möglicherweise telefonieren Sie, während Sie das Frühstück vorbereiten. Möglicherweise erledigen Sie beide Aufgaben korrekt, aber die Möglichkeit von Fehlern aufgrund von Unachtsamkeiten ist groß.

Chunking als Alternative zum Multitasking

"Chunking" beschreibt, wie die Nutzung des menschlichen Gedächtnisses funktioniert. Es ist wichtig, dass Sie sich an dieses Konzept erinnern, wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen möchten. Tatsächlich wechseln wir zwischen ihnen, anstatt sie gleichzeitig auszuführen (obwohl es beim Zähneputzen so aussieht, als wären sie gleichzeitig).

Stellen Sie sich vor, Sie telefonieren, wenn jemand Ihr Büro betritt. Sie bitten um Ihren Rat oder eine schnelle Entscheidung zu einem Thema. Sie hören der Person am Telefon nicht mehr kurz zu, scannen die Notiz vor Ihnen, kritzeln eine Antwort und kehren zum Telefonanruf zurück. Sie haben die beiden Aktivitäten (Telefonanruf und persönliches Gespräch) nicht gleichzeitig ausgeführt.

Sie haben tatsächlich drei Aufgaben hintereinander ausgeführt. hat den Anruf gestartet, das persönliche Gespräch geführt und dann den Anruf wieder aufgenommen. Genau wie im obigen Frühstücksbeispiel hätten Sie beide besser und in kürzerer Zeit erledigen können, wenn Sie sie nacheinander und nicht gleichzeitig erledigt hätten. Der Grund dafür ist, dass Sie sich zu Beginn jeder Aufgabe darauf konzentrieren und loslegen müssen.

Warum die Startzeit beim Multitasking unwirksam ist

Als Sie das Telefonat begannen, mussten Sie darüber nachdenken, die Telefonnummer finden und den Anruf tätigen. Wenn Sie unterbrochen wurden, mussten Sie herausfinden, was die Person von Ihnen wollte, um eine Entscheidung treffen zu können. Als Sie den Anruf wieder aufnahmen, mussten Sie sich schließlich merken, wo Sie aufgehört hatten. Du hättest sogar sagen müssen: "Ups, sorry, jemand ist hereingekommen. Was hast du gesagt?"

Je mehr Starts und Stopps Sie im Laufe des Tages machen, desto mehr dieser zeitaufwändigen Anlaufmomente haben Sie. Diese Momente sind keine produktive Zeit. Wenn Sie einen täglichen Bericht erstellen müssen, ist der Startzeitpunkt wahrscheinlich ziemlich kurz im Vergleich zu dem, den Sie nur vierteljährlich erstellen. Wenn Sie diesen Bericht vorbereiten und unterbrochen werden, haben Sie jedes Mal fast dieselbe Zeit für den Start.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie können in 30 Minuten ohne Unterbrechungen einen Bericht schreiben. Es kann jedoch mehrere Stunden dauern, bis ungeplante Aufgaben und Unterbrechungen im Laufe des Tages auftreten. Diese erhebliche Verzögerung ist häufig weniger auf die tatsächlichen Unterbrechungen zurückzuführen als auf die Zeit, die erforderlich ist, um den Bericht immer wieder neu zu starten.

Warum sollten Sie versuchen, Chunking statt Multitasking

Okay, manchmal muss man Multitasking machen. Ihr Job kann wie meiner operativ sein. Was ist also besser als Multitasking? Chunking ist besser.

Chunking ist das Konzept, Ihren Tag in größere Teile aufzuteilen, anstatt auf ständige Unterbrechungen zu reagieren. Je mehr Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden können, desto weniger Anlaufmomente haben Sie und desto effizienter werden Sie. Da Sie in Startup-Momenten nicht so viel Zeit verbringen, haben Sie mehr Zeit und werden mehr erledigt. Als Bonus, da Sie sich auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren können, werden Sie es besser machen.

Als Seitenleiste haben die Projektmanager vor langer Zeit die Leistungsfähigkeit dieser Technik herausgefunden und ihre eigene Version des "Chunks" über den Projektstrukturplanprozess erstellt.

Erste Schritte mit Chunking bei der Arbeit

Also, wie können Sie anfangen, Chunking?

• Fangen Sie klein an, bis Sie das Gefühl dafür bekommen. Wählen Sie eine einzelne Aufgabe, vielleicht Ihren Wochenbericht.
• Nehmen Sie sich die 30 Minuten Zeit, von denen Sie wissen, dass sie dauern werden.
• Schließen Sie Ihre Tür oder stellen Sie ein Schild mit der Aufschrift "Genius at work" oder so ähnlich auf und konzentrieren Sie sich dann auf den Bericht und nichts anderes als den Bericht.
• Ignoriere das Telefon.
• Überprüfen Sie keine E-Mails.
• Schreiben Sie einfach den Bericht.

Versuchen Sie dasselbe mit Telefonanrufen, Mitarbeiterversammlungen und anderen regelmäßigen Aktivitäten. Konzentrieren Sie sich, teilen Sie Ihre Tage aus und nach ein paar Wochen Übung werden Sie sich effizienter fühlen und arbeiten.

Die Quintessenz

Verschwenden Sie nicht so viel Zeit mit Multitasking. Machen Sie sich durch Chunking effizienter und produktiver. Während der Begriff umständlich ist, ist das Konzept wirksam.

Aktualisiert von Art Petty