Meeting-Management-Praktiken helfen, die Produktivität zu verbessern

Wir verbringen viele Arbeitsleben in Meetings. In vielen Fällen führen mangelhafte Besprechungsmanagementpraktiken zu einer unproduktiven Nutzung der Zeit der Teilnehmer. In einem verwandten Artikel bieten wir eine Anleitung, wie fünf übliche Besprechungsszenarien in produktive Ereignisse umgewandelt werden können. Hier finden Sie weitere Vorschläge, um die Nützlichkeit, Produktivität und Wirkung von Meetings zu stärken.

Meeting Management Key - Stand PAT

Einige Manager beschäftigen eine P.A.T. Annäherung an Besprechungen, die eine Purpose ein EINGenda und a Tim vorfeld. Wenn Sie die Teilnehmer im Vorfeld der Sitzung mit diesen kritischen Punkten des Kontextes ausstatten, wird sichergestellt, dass die Teilnehmer bereit sind, an der Teilnahme teilzunehmen und die Gesamtabsicht des Treffens zu unterstützen. Ein klarer P.A.T. Gliederung hilft, eine produktive Sitzung sicherzustellen.

Sie sollten in der Lage sein, den Zweck des Meetings in maximal 1 oder 2 Sätzen festzulegen. "Dieses Meeting dient zur Planung der neuen Marketingkampagne" oder "Bei diesem Meeting werden die neuen Richtlinien der Versandabwicklung zur Bearbeitung von Retouren geprüft." Der Zweck stellt sicher, dass jeder weiß, warum er da ist, was zu tun ist und wie der Fortschritt zu steuern ist und nach einer Schlussfolgerung gefragt wird.

Legen Sie eine Agenda fest. Listen Sie die Elemente auf, die Sie überprüfen / diskutieren / prüfen möchten. Wir möchten jedem Tagesordnungspunkt (siehe unten) ein Zeitlimit zuweisen und die Person bestimmen, die für die Moderation der Diskussion verantwortlich ist. Legen Sie einen Zeitrahmen fest. Zumindest eine Start- und Endzeit einstellen. Wir empfehlen auch, für jeden Tagesordnungspunkt eine Dauer festzulegen. Diese sollten sich auf den gesamten Zeitplan der Besprechung beziehen.

Beginnen Sie Ihre Meetings pünktlich

Wenn Sie in einer dieser Kulturen arbeiten, in denen Personen bis fünf oder zehn Minuten nach der geplanten Startzeit in Meetings strömen, ist es an der Zeit, einen neuen Trend zu beginnen. Eine Firma ermutigt ihre Manager, die Tür zum geplanten Startzeitpunkt zu schließen, und diejenigen, die sich verspäten, sind nicht eingeladen, daran teilzunehmen. Obwohl dies vielleicht etwas drakonischer ist, als Sie tun möchten, sollten Sie keine Bedenken haben, die Besprechung in Auftrag zu geben, den Zweck zu überprüfen und die Erwartungen und den Zeitpunkt zu bestätigen.

Warten Sie nicht darauf, dass Nachzügler auftauchen. Wenn jemand zu spät kommt, gehen Sie nicht zurück und überprüfen Sie, was bereits abgedeckt wurde. Fahren Sie mit Ihren Besprechungsthemen fort. Dies wird für den Nachzügler unangenehm sein und die Wahrscheinlichkeit verbessern, dass er / sie pünktlich zum nächsten Treffen kommt.

Wenn der Organisator / Sponsor der Besprechung nicht rechtzeitig erscheint, halten Sie die Besprechung für storniert und machen Sie sich wieder an die Arbeit. Eine Wartezeit von fünf bis sieben Minuten ist angemessen. Wahrscheinlich ist der Organisator des Meetings in eine unerwartete Schwierigkeit geraten und würde es vorziehen, dass Sie Ihre Zeit nicht damit verschwenden, auf ihn zu warten.

Halten Sie die Besprechung auf dem Thema

Es empfiehlt sich, jemandem die Aufgabe zu geben, alle Personen während des Meetings auf dem Laufenden zu halten. Allzu oft wandern die Diskussionen ab und werden zu einem Schwall von Meinungen, Ideen, Fakten und Emotionen. Weisen Sie stattdessen die Rolle zu und informieren Sie alle Anwesenden, dass diese Person eingreifen wird, wenn die Diskussion von der Tagesordnung und einem bestimmten Diskussionspunkt abweicht. In einigen Unternehmen wird diese Rolle als "Traffic Cope" bezeichnet, in anderen als "Topic Keeper". Unabhängig vom Label ist die Rolle äußerst hilfreich, um die Effektivität und Produktivität Ihrer Meetings zu erhöhen.

Wenn weitere Themen auftauchen, die außerhalb der Tagesordnung liegen, aber wichtig für die Diskussion sind, sollten diese klar erfasst und auf dem "Parkplatz" für zukünftige Überlegungen und Diskussionen oder für ein diskretes Treffen platziert werden. Der Inhaber der Besprechung behält sich das Recht vor, eine geringfügige abweichende Diskussion zuzulassen, wenn er den Zweck der Gesamtversammlung unterstützt.

Besprechungsnotizen / Protokolle aufbewahren und verteilen

Eine andere Person als der Organisator der Besprechung sollte ein Protokoll der Besprechung führen. Eine gute Aufzeichnung der Minuten umfasst:

• Besprechungszeit, Datum, Ort
• Beschreibung des Zwecks
• Kopie der Tagesordnung
• Liste der Teilnehmer und eine Liste der Personen, die nicht teilgenommen haben
• Eine detaillierte Zusammenstellung der Schlussfolgerungen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fertigstellungstermine. Viele Notaker verwenden die Agenda als Leitfaden für die Auflistung der Schlussfolgerungen und Maßnahmen.
• Geplantes Follow-up-Meeting, falls wirklich benötigt.

Im Idealfall verteilen Sie die Besprechungsnotizen so schnell wie möglich nach Abschluss der Besprechung und unbedingt innerhalb eines Arbeitstages. Die Protokolle und Notizen dienen den Teilnehmern als wichtige Erinnerung und als Informationsquelle für andere Stakeholder oder für diejenigen, die das Meeting verpasst haben. Die Protokolle sind ein hervorragendes Instrument, um die Mitarbeiter und Teams an ihre Folgemaßnahmen zu erinnern.

Die Quintessenz

Es ist möglich, dass ein Meeting zu einem positiven Ergebnis führt, das dazu beiträgt, Projekte und Menschen voranzubringen und nicht einfach darauf zu zählen. Gewissenhaftigkeit und bewusste Stärkung Ihrer Meeting-Management-Techniken verbessern Ihre Chancen, ein hervorragendes Ergebnis zu erzielen.

Aktualisiert von Art Petty