Möglichkeiten, Ihre Projektbeteiligten zu ärgern

Als Projektmanager ist es ein Teil Ihrer Arbeit, sicherzustellen, dass die Stakeholder - das ist Ihr Projektteam und wichtige Kunden und Lieferanten - das bekommen, was sie aus dem Projekt benötigen. Ihre Stakeholder sollten Ihre wichtigsten Champions sein. Sie sollten Sie unterstützen, Sie dabei unterstützen, die Projektziele zu erreichen, und sicherstellen, dass alle in die gleiche Richtung ziehen.

Aber es ist leicht, sie zu ärgern. Und wenn das passiert, können sie sich in Menschen verwandeln, die nichts mehr mit Ihrem Projekt zu tun haben wollen. Das ist ein enormes Risiko für einen Projektmanager, da Sie Hilfe und Unterstützung benötigen, um erfolgreich zu sein. Ohne deren Eingabe können Sie Ihr Projekt möglicherweise nicht umsetzen. Hier sind Möglichkeiten, Ihre Projektbeteiligten zu ärgern, und was Sie stattdessen tun sollten.

Kommunikation nicht möglich

Die Kommunikation sollte etwa 80% von dem sein, was Sie als Projektmanager tun. Wenn Sie Ihrem Team, Ihren Lieferanten oder Kunden nicht mitteilen, was los ist, werden sie sich schnell ärgern. Schlimmer noch, sie neigen dazu, die Lücken mit ihrer Erklärung zu schließen, was passiert, was wahrscheinlich nicht genau ist und dem Ansehen des Projekts schaden könnte.

Stellen Sie stattdessen klare Projektberichte zusammen. Treffen Sie sie einzeln und in Gruppen und halten Sie sie auf Schritt und Tritt auf dem Laufenden. Erstellen Sie einen Projektkommunikationsplan und führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch, damit Sie herausfinden können, wer was hören muss und wann er es hören muss.

Nicht nach ihrer Meinung fragen

Kommunikation ist eine Sache, bei der es jedoch eher um Statusaktualisierungen und Projektverfolgung geht. Sie müssen mehr tun, um sie in das Projekt einzubinden. Dies kann Menschen ärgern, wenn sie Fachexperte in einem bestimmten Bereich sind und Sie nicht um etwas bitten, zu dem sie hoch qualifiziert sind, um etwas dazu zu sagen. Projektmanager können in die Falle geraten, zu glauben, dass sie alles tun und alle Entscheidungen selbst treffen müssen, aber das ist überhaupt nicht der Fall.

Fragen Sie stattdessen nach ihrer Meinung, wie mit Projektproblemen umgegangen werden soll. Berücksichtigen Sie ihre Ansichten. Sie müssen nicht das tun, was sie vorschlagen, aber es hilft, Beziehungen aufzubauen, wenn Sie zuhören. Sie können dies durch Projektmeetings tun und zur Verfügung stehen, wenn sie mit Vorschlägen zu Ihnen kommen. Wenn es Ihr Team ist, stellen Sie sicher, dass sie ausreichend Gelegenheit haben, ihre Ansichten zu vermitteln.

Glauben Sie an Ihre Qualifikationen geben Ihnen Superkräfte

Ein PMP® zu sein, macht Sie nicht zum besten Projektmanager der Welt (obwohl es ein bisschen helfen kann). Der Besitz eines PRINCE2® Practitioner-Zertifikats oder eines APMP oder einer anderen Projektmanagement-Bezeichnung lässt Sie keinen Vorwurf erheben.

Wenn Sie ständig über Ihre Qualifikationen sprechen und wie die Bücher die Dinge erledigen, ist dies eine sichere Möglichkeit, Ihre Stakeholder zu ärgern. Sie möchten nicht über Ihre hervorragenden Ergebnisse in der Prüfung erfahren oder wissen, wie Sie die Methodik auf ihr Projekt anwenden. Alles, was sie wollen, ist, dass das Projekt gut läuft. Es ist ihnen egal, wie Sie dorthin kommen, meistens.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie über eine Qualifikation verfügen und wissen, wie Risikomanagement durchgeführt wird, dass Sie nicht von einem Projektrisiko erfasst werden. Es passiert den Besten von uns. Daher ist es besser, demütig und engagiert zu sein und Ihre Fähigkeiten praktisch einzusetzen, ohne zu glauben, dass sie Sie über Ihre Kollegen stellen.

Ihre Qualifikationen sollten Ihnen stattdessen das Vertrauen geben, Ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, aber Sie werden feststellen, dass viele Leute, die als Projektmanager arbeiten, Zertifikate besitzen. Tatsächlich besitzen viele Personen, die in spezialisierten Branchen arbeiten, Zertifikate und für viele Unternehmen sind Zeugnisse in Ihrem Fachgebiet, ob Architektur, Buchhaltung oder Projektmanagement, lediglich ein Hygienefaktor.

Erwarten Sie nicht, dass Ihre Stakeholder beeindruckt sind und sprechen Sie nicht die ganze Zeit über sie. Demonstrieren Sie Ihre Fähigkeiten, indem Sie das Projekt gut umsetzen und zeigen, wie Sie das im Unterricht erworbene Wissen anwenden.

Frist ändern

Wenn sich jeder für Meilensteine ​​angemeldet hat und weiß, was passiert, wenn Sie alle in einem Team harmonisch arbeiten können. Wenn Sie die Fristen ändern und niemandem davon erzählen, werden die Leute anfangen, sich zu ärgern.

Das Ändern der Daten hat enorme Auswirkungen auf die Arbeit anderer. Sie haben möglicherweise Ferienzeit für ihre kritische Arbeit am Projekt gebucht. Möglicherweise mussten Ressourcen in anderen Teams nachgefüllt werden, da zu einem bestimmten Zeitpunkt jemand für das Projekt benötigt wird. Wenn Sie die Daten ändern, ohne all diesen Hintergrund zu verstehen, können Sie das Projekt gefährden.

Ihr Projektsponsor versteht stattdessen, wenn Sie die vereinbarten Meilensteine ​​nicht erreichen können. Dinge ändern sich. Es wurden neue Elemente zu Ihrem Projektumfang hinzugefügt oder Dinge herausgenommen. Es ist jedoch nicht Ihre Aufgabe, sich allein auf Terminänderungen zu einigen. Arbeiten Sie mit Ihrem Projektteam zusammen, um die Auswirkungen von Änderungen zu verstehen. Schlagen Sie dann Ihrem Projektsponsor eine Lösung vor, in der die Gründe für das Ändern der Daten erläutert werden.

Stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder über die Veränderung informiert sind und wie sich diese auf ihre Arbeit auswirken kann. Nehmen Sie dann mit Zustimmung aller Beteiligten die Änderung vor und aktualisieren Sie Ihre Projektdokumentation. Sie sollten niemals einfach nur Datumsänderungen vornehmen, ohne den Rest des Teams darüber zu informieren.

Verschwenden Sie Ihre Zeit

Meetings sollten effizient und gut geführt sein und die Zeit aller Beteiligten optimal nutzen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Oft beschweren sich Interessenvertreter, dass sie ihre Zeit in Meetings verloren haben. Es gab keine Agenda oder die Entscheidung, die sie erwarteten, wurde nicht getroffen, weil die falschen Leute im Raum waren.

Sie haben auch andere Möglichkeiten, Zeit zu verlieren - es sind nicht nur Meetings. Überladen Sie ihren Posteingang nicht, indem Sie sie in eine Kopie der E-Mails einfügen, wenn dies nicht erforderlich ist. Stattdessen müssen Stakeholder in Projekten auch eine andere Aufgabe erfüllen, sodass sie ihre Zeit sinnvoll einsetzen müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Meetings eine Agenda haben. Planen Sie sie, laden Sie die richtigen Leute ein und stellen Sie sicher, dass Sie danach nachgehen.

Senden Sie nur E-Mails an die zuständigen Personen. Wenn Sie jemanden anrufen müssen, vergewissern Sie sich, dass er weiß, warum es wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind, und vermeiden Sie das gefürchtete "Alle antworten", soweit Sie können. Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass andere Leute beschäftigt sind und dass Ihr Projekt nicht immer die höchste Priorität hat (wenn es zu einer bestimmten Zeit ist).