Fragen und Antworten zum Verwaltungsassistenten

Wenn Sie sich für eine Stelle als Verwaltungsassistent bewerben, möchte der Interviewer erfahren, wie relevant Ihre Qualifikationen für die Stelle sind und wie Sie in das Unternehmen und die Abteilung passen würden.

Da für den Job sowohl administrative als auch zwischenmenschliche Fähigkeiten erforderlich sind, werden Sie häufig gefragt, welche spezifischen Attribute Sie für die Stelle qualifizieren, und wie Ihre weniger qualifizierbaren Personalkenntnisse aussehen.

Tipps zum Umgang mit dem Interview

Es ist wichtig zu wissen, dass die Diskussion wahrscheinlich über Soft-Skills wie Kommunikationsfähigkeiten, organisatorische Fähigkeiten oder Aktualität hinausgeht. Du solltest auch bereit sein, über harte Fähigkeiten zu sprechen.

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Jetzt ansehen: So beantworten Sie 4 häufig gestellte Fragen für Verwaltungsaufgaben

Bereiten Sie sich auf die Besprechung von Softwareprogrammen vor

Da für viele Positionen des Verwaltungsassistenten häufig bestimmte Software verwendet werden muss, müssen Sie möglicherweise die verschiedenen Programme, mit denen Sie gearbeitet haben, wie Sie diese Programme verwendet haben, und Ihr Fachwissen besprechen.

• Beispielantwort:Ich benutze gerne Technologie und lerne neue Programme kennen. Ich habe auch ein Talent für das Unterrichten von Kollegen, die mit der Verwendung von Systemen nicht so klug sind. In meinem letzten Job bei Kent Associates habe ich mich freiwillig gemeldet, um Projektmanagementsysteme für das von mir unterstützte Expertenteam zu überprüfen. Mein Chef stimmte meiner Empfehlung zu und wir haben ein webbasiertes System, Asana, eingeführt, das uns hilft, Projekte zu verfolgen und Informationen auf einer Webplattform auszutauschen.
• Beispielantwort: Ich bin der Ansprechpartner im Büro für PowerPoint-Folien und genieße es, unseren Vertriebsmitarbeitern dabei zu helfen, Kunden mit ihren Präsentationen zu begeistern. Ich bin auch ein fortgeschrittener Benutzer von Excel und erstelle komplexe Makros zur Erstellung von Budgetprojektionen für Projektvorschläge.

Seien Sie bereit, Verwaltungsprozesse zu diskutieren

Sie sollten darauf vorbereitet sein, Ihre Arbeitsabläufe und Verwaltungsprozesse in vorherigen Positionen zu besprechen. Als Verwaltungsfachmann sollte es keine geben bezweifle, dass du organisiert und detailorientiert bist. Ihr Interviewer wird es wissen wollen Wie Sie manifestieren diese Eigenschaften in Ihrem täglichen Arbeitsablauf.

• Beispielantwort:Organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail gehören zu meinen Stärken. Ich habe mich in Situationen entwickelt, in denen ich komplexe Projekte ordnen kann. Zum Beispiel habe ich zuvor acht Fachleute unterstützt, die Werbeveranstaltungen für Kunden geplant haben. Ich habe eine Vorlage für das Nachverfolgen von Zielen und Fortschritt für jedes Projekt entwickelt und auf einem gemeinsamen Laufwerk eingerichtet, damit alle beteiligten Mitarbeiter ihren Fortschritt bezüglich der Projekte und Ereignisse des Teams verfolgen können.
• Beispielantwort:Als ich für die Alfred-Gruppe arbeitete, erstellte ich ein Verfahrenshandbuch, in dem die Schritte beschrieben wurden, die zur Bearbeitung von Darlehensanträgen erforderlich sind, und stellte es online hoch, so dass alle Kreditsachbearbeiter dieselben Verfahren befolgen konnten.

Immer positiv antworten

Achten Sie während des gesamten Interviews auf Ihr Verhalten.

Da Verwaltungsassistenten oft sehr eng mit den Personen zusammenarbeiten, für die sie arbeiten, ist es wichtig, jederzeit positiv, professionell und höflich zu sein.

Sie möchten, dass der Interviewer keinen Zweifel daran hat, dass die Zusammenarbeit mit Ihnen eine angenehme Erfahrung sein würde.

• Beispielantwort:Ich habe an der Rezeption in unserer Agentur gearbeitet und es war wichtig, dass ich einen positiven ersten Eindruck sowohl für aktuelle als auch für potenzielle Kunden machte. Ich bin eine natürliche "Kann" -Person, und meine Bewertungen haben regelmäßig meine Kundendienstorientierung gelobt.
• Beispielantwort:Das Unternehmen befragt Kunden nach Interaktionen, und mein Name erscheint konsequent als hilfsbereiter, angenehmer und professioneller Mitarbeiter. Mein Chef hat kommentiert, wie oft Kunden mich anrufen, wenn sie das Büro um Hilfe bitten.

Vorbereitung auf das Interview

Eine der Möglichkeiten, sich vorzubereiten, besteht darin, die Stellenbeschreibung zu analysieren, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob es eine bestimmte Fähigkeit gibt, auf die sich die Stelle konzentriert. Gibt es zum Beispiel einen Schwerpunkt auf Reiseplanung, Projektkoordination, tägliche Besprechungsplanung, persönliche Betreuung oder etwas anderes? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre relevantesten Erfahrungen bei der Beantwortung berufsbezogener Interviewfragen hervorheben.

Erstellen Sie eine Liste der in der Stellenanzeige genannten Fähigkeiten, und fügen Sie weitere hinzu, die Ihrer Meinung nach auch zutreffend sind. Dann werfen Sie einen Blick auf Ihre eigenen Verwaltungs- und Bürofertigkeiten und passen Sie Ihre Qualifikationen an den Job an.

Dies hilft Ihnen, Ihre Antworten auf die relevanteste Art und Weise auf die jeweilige Position abzustimmen.

Fragen und Antworten zum Verwaltungsassistenten

Während der Vorbereitung kann es hilfreich sein, Fragen zu überprüfen, die Ihnen möglicherweise gestellt wurden, und darüber nachzudenken, wie eine Antwort erstellt werden soll, um bestimmte Erfahrungen und Erfolge aus früheren Jobs hervorzuheben.

• Welche Computerkenntnisse haben Sie und welche Programme verwenden Sie? - Beste Antworten
• Fühlen Sie sich mit einem Telefon mit mehreren Leitungen und mit einer großen Anzahl von Telefonaten zufrieden? - Beste Antworten
• In diesem Unternehmen sehen wir uns gerne als Team, das auf die gleichen Ziele hinarbeitet. Wie fühlen Sie sich in einer Teamumgebung? - Beste Antworten
• Wie würden Sie sich fühlen, zwei oder drei andere Mitarbeiter zu beaufsichtigen? - Beste Antworten
• Was ist Ihre größte Stärke und wie würde Ihre Leistung in dieser Position helfen? - Beste Antworten

• Was ist deine größte schwäche? - Beste Antworten
• Wie gehst du mit Stress und Druck um? - Beste Antworten
• Wie war es für Ihren Vorgesetzten zu arbeiten? - Beste Antworten
• Was erwarten Sie von einem Vorgesetzten? - Beste Antworten
• Arbeiten Sie lieber selbstständig oder im Team? - Beste Antworten
• Arbeitest du gut mit Leuten? - Beste Antworten
• Nennen Sie einige persönliche Beispiele für Teamarbeit. - Beste Antworten
• Fragen zum Empfangspersonal: - Liste der Fragen

Fragen an den Interviewer

Sie sollten auch einige Nachforschungen über das Unternehmen anstellen und bereit sein, bei Fragen die richtigen Fragen zu stellen. Es kann hilfreich sein, vorab einige Fragen zu stellen, die Sie stellen könnten, oder weiter zu diskutieren, falls Sie zuvor nicht die Gelegenheit dazu hatten.

Oft ist dies kurz vor dem Ende des Interviews, daher ist es wichtig, den Interviewern einen guten Eindruck zu hinterlassen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihr Interesse zu zeigen und sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten, indem Sie Fragen, die Ihnen gestellt wurden, mit eigenen Fragen verbinden.

• Was sind die Verantwortlichkeiten dieser Position?
• Können Sie einen typischen Tag (eine Woche) in dieser Abteilung beschreiben?
• Was sind die Stärken in dieser Abteilung? Was sind die Schwächen?
• Was würden Ihre früheren Assistenten sagen, war der beste Teil Ihrer Arbeit für Sie? Was würden sie sagen, war das Schlimmste?
• In welche Richtung geht das Unternehmen in den nächsten fünf Jahren? Haben Sie das Gefühl, dass sein Erfolg droht?
• Warum hat Ihr letzter Assistent die Stelle verlassen? Was waren seine / ihre Stärken? Was waren seine Schwächen? Was macht er / sie jetzt?
• Welche Eigenschaften hatte dein bester Assistent? Was ist mit deinem schlechtesten Assistenten?
• Wie oft werden Leistungsüberprüfungen durchgeführt? Wer leitet sie?
• Welche Fähigkeiten sind für Sie als Verwaltungsassistent am wichtigsten?
• Wie belohnen und ermutigen Sie die Menschen, die in Ihrer Abteilung arbeiten?
• Gibt es in dieser Abteilung laufende Produktionsprobleme?
• Wie sind Sie in der Vergangenheit mit Personalproblemen umgegangen?
• Was sind einige der größten Herausforderungen für eine Person in dieser Position?
• Was ist Ihrer Meinung nach der lohnendste Aspekt dieser Position?
• Unterstützen Sie (unterstützt das Unternehmen / die Abteilung) die Mitgliedschaft in Berufsverbänden und die berufliche Weiterentwicklung?
• Wie würden Sie die Rolle des Verwaltungspersonals in diesem Büro beschreiben?
• Werden Überstunden oder Wochenendstunden erwartet?
• Was gefällt Ihnen am besten, wenn Sie in dieser Firma arbeiten? Gibt es irgendwelche Änderungen, die Sie vornehmen würden?
• Was magst du am wenigsten, wenn du hier arbeitest?
• Ermutigen Sie die Abteilung, als Team zu arbeiten oder sich mehr auf einzelne Beiträge zu konzentrieren?

Bereiten Sie sich auf weitere Fragen zum Vorstellungsgespräch vor

Neben arbeitsspezifischen Interviewfragen werden Ihnen auch allgemeinere Fragen zu Ihrer Beschäftigungsgeschichte, Ausbildung, Stärken, Schwächen, Erfolgen, Zielen und Plänen gestellt. Hier ist eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen und Beispielantworten.