Fragen und Antworten zu den Fragen der Rezeptionisten

In vielen Organisationen sind Empfangsmitarbeiter das Gesicht des Unternehmens. Jeder neue Kunde, Bewerber, Mitarbeiter oder Drittanbieter wird an der Rezeption vorbeigehen oder einchecken. Die Arbeitgeber sind daher bestrebt, jemanden zu finden, der verantwortlich, freundlich und ruhig ist.

10 typische Fragen, die in einem Interview mit der Rezeptionistin gestellt wurden

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen an die Rezeptionisten, Beispielantworten und Tipps, was Sie während Ihres Interviews sagen sollen.

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Jetzt ansehen: So beantworten Sie 4 häufig gestellte Fragen zur Rezeption

1. Was tun Sie, um in einer schnelllebigen Arbeitsumgebung mitzuhalten?

Was sie wissen wollen: Ihr Interviewer möchte sicher sein, dass Sie mithalten können. Wie Sie dies tun, ist wahrscheinlich irrelevant, aber Sie sollten eine klare und sichere Antwort parat haben.

Die erste Sache, die ich mache, ist ruhig zu bleiben, da eine verzweifelte, gestresste Haltung nicht hilfreich ist und auch keinen guten Blick vor Mitarbeitern oder Kunden darstellt. Ich versuche, Aufgaben zu erledigen, so dass ich immer an der wichtigsten Aufgabe arbeite. Normalerweise handelt es sich dabei um einen Kunden des Unternehmens. Ich führe auch eine Liste mit allem, was ich tun muss, damit ich keine wichtigen Verantwortlichkeiten vernachlässige.

2. Wie halten Sie Ihren Tagesablauf fest?

Was sie wissen wollen: Wie Sie Ihren Tag organisieren, ist nicht wirklich der Punkt. Es geht darum zu zeigen, dass Sie gut organisiert sind und alle Ihre Aufgaben kompetent und zeitnah erledigen werden.

Ich beginne jeden Tag mit einer Liste von allem, was ich erreichen muss. Ich überprüfe meinen Kalender auf Besprechungen oder Termine, damit ich über sie informiert bin und ggf. Berichterstattung an der Rezeption erhalten kann. In meinem Job ist Kommunikation von zentraler Bedeutung, daher beantworte ich ständig das Telefon, prüfe meine E-Mail auf neue Anfragen und aktualisiere dann meine Aufgabenliste mit den entsprechenden Aufgaben.

3. Welche Rolle spielt ein Empfangsmitarbeiter für den ersten Eindruck eines Kunden von einer Organisation?

Was sie wissen wollen: Ihr Interviewer muss sicher sein, dass Sie die Position verstehen, für die Sie sich bewerben, aber diese Frage kann auch kulturell sein und Ihre Arbeitsphilosophie berühren.

Eine Empfangsdame kann bei Kunden einen positiven oder negativen Eindruck hinterlassen. Da ich einer der ersten Menschen bin, die Kunden sehen, kann eine frustrierende oder schlechte Interaktion ihre Meinung über das Unternehmen oder die allgemeine Erfahrung, die sie hatten, wirklich beeinträchtigen. Für mich ist es ähnlich, wenn der Gastgeber Sie in einem Restaurant begrüßt. Wenn sie hektisch wirken oder grob wirken, kann es sich später anfühlen, als schmeckt Ihr Essen einfach nicht so lecker. Deshalb grüße ich die Leute immer mit einem Lächeln im Gesicht und vergewissere mich, dass alle Kunden das Gefühl haben, meine volle Aufmerksamkeit zu haben.

4. Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie mit einem wütenden Kunden oder Gast telefonisch oder persönlich zu tun hatten. Wie bist du mit der Situation umgegangen?

Was sie wissen wollen: Dies ist eine von mehreren Fragen, die Ihnen möglicherweise gestellt werden, wie Sie mit stressigen und schwierigen Bedingungen umgehen. Sie könnten auch gefragt werden, wie Sie auf kriminelle oder unethische Aktivitäten reagiert haben. Sei ehrlich. Übertreiben Sie nicht und verkaufen Sie sich auch nicht zu kurz.

Als Arzthelferin beschäftigte ich mich oft mit frustrierten Patienten am Telefon. Einmal war eine Frau so wütend, dass die Rechnungsabteilung sie am selben Tag nicht zurückgerufen hatte, dass sie anfing, mich am Telefon anzuschreien. Es war unangenehm! Was ich in diesen Situationen versuche, ist zu überlegen, wie stark sich die Person fühlen muss, um sich so zu verhalten. Nach einer Minute ihres Schreiens sagte ich: "Sie müssen wirklich frustriert sein. Können Sie mir mehr darüber erzählen, was los ist?" Das half, das Gespräch zu verlangsamen und ihre Lautstärke zu reduzieren. Sie erklärte die ganze Situation, und ich versicherte ihr, dass unsere Abrechnungsperson gerade für den Tag frei war und sich melden würde. Ich sagte ihr auch, ich würde eine Notiz auf den Schreibtisch der Rechnungsstellerin legen und sie bitten, die Frau als ihre erste Aufgabe zurückzurufen. Am Ende des Anrufs war sie viel ruhiger und entschuldigte sich für ihre früheren harten Worte.

5. Sind Sie bereit, Überstunden zu machen?

Was sie wissen wollen: Wenn Sie nicht bereit sind, Überstunden zu leisten, sagen Sie dies. Wenn Sie bereit sind, Überstunden zu leisten, aber nur innerhalb gewisser Grenzen, sagen Sie das auch. Ja, es gibt Unternehmen, bei denen es Ihnen schwer fällt, Überstunden zu machen. Aber eine Verpflichtung einzugehen, die Sie nicht halten können, oder sich in eine Position zu bringen, in der Sie Ihr Wohlergehen oder das Ihrer Familie für Ihren Job opfern müssen, ist keine akzeptable Option. Sie benötigen einen Job, der Ihrer Verfügbarkeit entspricht.

Ich arbeite mehrmals im Monat mit Überstunden, solange ich einen Tag vorher kündige. Ein Heads-Up macht es mir leichter, meine Pläne neu zu ordnen. Zur Not kann ich wahrscheinlich auch Überstunden am selben Tag machen, aber ich würde es wirklich vorziehen, wenn ich einen Tag kündigen möchte.

6. Wie viele Mitarbeiter haben in Ihrem letzten Büro gearbeitet?

Was sie wissen wollen: Der Interviewer möchte wissen, in welcher Art von Umgebung Sie gearbeitet haben, wie sie sich mit dem Unternehmen, mit dem Sie interviewt haben, vergleicht und ob Sie mit kleinen und / oder großen Arbeitsplätzen zufrieden sind.

In meinem letzten Büro waren fünf Mitarbeiter beschäftigt. Das ist so klein, dass wir uns wie eine Familie fühlten. Wissen Sie, jeder wusste, dass Martha in der Rechnungsabteilung zwei Tassen Kaffee brauchte, bevor Sie komplizierte Fragen stellen konnten. Davor war mein Büro jedoch ziemlich groß - 60 Mitarbeiter. Ich habe mich in beiden Umgebungen wohl gefühlt, obwohl der erste Monat in dem großen Büro etwas schwierig war, da ich herausfinden musste, wer was getan hat und wohin man Anrufe mit vielen verfügbaren Optionen führt.

7. Beschreiben Sie Ihre vorherigen Aufgaben als Verwaltungsassistent, Sekretär oder Empfangsdame.

Was sie wissen wollen: Der Interviewer möchte die Verantwortlichkeiten, die Sie in Ihrem Lebenslauf angegeben haben, durchgehen und bestätigen, dass sie zu der angebotenen Position passen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, die in Ihrer Arbeitserfahrung hervorgehobenen Punkte zu erweitern.

Als Rezeptionistin bei ABC Financials war ich die erste Person für Kunden. Ich beantwortete die allgemeine Telefonleitung und beantwortete die Telefone für die fünf VP des Unternehmens. Ich war auch dafür zuständig, Pakete zu erhalten und Post zu verteilen, Kunden und Anbieter in Meetingräume zu begrüßen und sie zu begleiten und mit der allgemeinen E-Mail-Adresse des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben. Ich hatte auch viele administrative Aufgaben: Ich habe die Kalender dieser VPs verwaltet, ihre Geschäftsreisen arrangiert und bei der Erstellung und Verfeinerung von PowerPoint-Präsentationen und anderem Material geholfen, das bei Veranstaltungen verteilt werden kann.

8. Wie priorisieren Sie Anrufe, Kunden, Lieferungen und andere Probleme, die sofort gelöst werden müssen?

Was sie wissen wollen: Der Interviewermöchte wissen, wie gut Sie Multitasking sind, Zeit organisieren und Aufgaben priorisieren können. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um herauszufinden, wie Sie mit mehreren Prioritäten konfrontiert waren und wie Sie alle behandelt haben.

Multitasking ist wichtig, wenn das Büro besetzt ist. Wenn es nicht unhöflich ist, versuche ich, einige Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Zum Beispiel kann ich einen Anruf einfach beantworten, während ich vom Zusteller ein Paket unterschreibe. Wenn Multitasking nicht möglich ist, konzentriere ich mich auf Kunden und Kunden als oberste Priorität. Wenn nötig, frage ich, ob sie mir eine Minute Zeit geben können, um zuerst eine andere Aufgabe zu erledigen - und wenn es sehr viel zu tun gibt, versuche ich, einen Kollegen zu kontaktieren, um mich zu versichern.

9. Wie stark sind deine Computerkenntnisse?

Was sie wissen wollen: Der Interviewer möchte, dass Sie bestätigen, welche Computerkenntnisse Sie besitzen, ob Ihr Kompetenzniveau mit den Erwartungen des Unternehmens vereinbar ist und welche Programme Sie am besten verwenden. Wenn möglich, ist es ratsam, vor dem Interview zu ermitteln, welche Programme das Unternehmen verwendet.

Ich habe sehr gute Computerkenntnisse. Ich war nicht nur mit Microsoft Office vertraut, sondern hatte auch in meiner letzten Rolle Aktualisierungen an der Firmenwebsite vorgenommen, so dass ich auch WordPress verwenden kann. Wenn ich mit einem neuen Programm oder einer neuen Anwendung beginne, kann ich feststellen, dass die meisten meiner Fragen mit einer Online-Suche beantwortet werden können, obwohl ich es sehr schätze, ein Tutorial von einem Kollegen erhalten zu haben.

10. Erzählen Sie mir von Ihrem Kundenservice.

Was sie wissen wollen: Der Interviewer möchte einen Überblick über Ihre Kundenservice-Erfahrung erhalten - wie viele Jahre, konkrete Beispiele und welche Fähigkeiten Sie zur Lösung von Problemen verwenden.

Ich arbeite seit meiner Jugend im Kundendienst. Mein erster Job war die Arbeit in einer Buchhandlung, in der ich Kunden half, Bücher zu finden, und manchmal auch die Kasse. Während des Colleges hatte ich auch einen Teilzeitjob im Einzelhandel, diesmal verkaufte ich Kleidung. Dann habe ich mich als Rezeptionistin bei ABC Company natürlich auch mit Kunden beschäftigt, obwohl ich in dieser Funktion nicht direkt Verkäufe tätigte. Ich fühle mich sehr wohl dabei, mit Kunden zu interagieren und ihre Probleme zu lösen, egal ob sie das gewünschte Buch finden oder die Besprechungszeit mit einer Führungskraft ändern.

Tipps zur Beantwortung von Fragen an der Rezeption

Die besten Angestellten an der Rezeption sind detailorientierte, organisierte und ausgezeichnete Kommunikatoren. Daher sollten Bewerber bereit sein, offene Fragen zu beantworten, in denen die Erfahrungen, das Wissen um die Arbeitsplatzwerkzeuge, den Prozess und die Fähigkeiten bewertet werden. Dazu gehören die Arbeit mit dem Kundendienst, Multitasking und die Fähigkeit, schnelle Entscheidungen zu treffen.

In diesem Fall suchen die Interviewer nicht unbedingt nach Ja oder Nein. Stattdessen erwarten sie, dass die Kandidaten mit konkreten Beispielen antworten, in denen beschrieben wird, wie sie mit vergangenen Arbeitsplatzsituationen umgegangen sind, und sorgfältig recherchierte Fragen zu den Prioritäten, Erwartungen, Zielen und Herausforderungen des Unternehmens stellen.

Aufgrund der ständig zunehmenden technologischen Fortschritte am Arbeitsplatz müssen die Rezeptionisten auch über ausgeprägte technische Fähigkeiten verfügen. Sie sollten über Erfahrung im Umgang mit Telefonsystemen und Büromaschinen wie Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten (ja, immer noch) verfügen, zusätzlich zu Computeranwendungen wie MS Office und branchenspezifischer Software.

7 Fragen an den Interviewer

Interviewer erwarten von Ihnen, dass Sie Fragen stellen. Hier eine Liste von Fragen, die Sie während oder am Ende Ihres Interviews stellen können:

1. Können Sie mir mehr über die täglichen Aufgaben dieses Jobs erzählen?
2. Welche Eigenschaften suchen Sie bei einer Person, die Sie für das Unternehmen einstellen möchten?
3. Welche Erwartungen haben Sie an diesen Job und wie messen Sie den Erfolg?
4. Warum ist die letzte Person, die diesen Job innehatte, gegangen?
5. Wem berichtet diese Position?
6. Welche beruflichen Aufstiegschancen bietet das Unternehmen?
7. Bietet das Unternehmen Schulungsmöglichkeiten für Mitarbeiter an?

Wie man den besten Eindruck macht

Eine Rezeptionist-Position kann als Einstiegsstufe betrachtet werden, sie kann jedoch auch der erste Schritt auf der Karriereleiter sein. Ein potenzieller Arbeitgeber wird an eine selbstbewusste, selbstbewusste Person gezogen. Oft sind Sie die erste Person, die ihre Kunden oder Patienten treffen, wenn Sie zum ersten Mal ins Büro gehen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr erster Eindruck der Beste ist, der er sein kann. So bereiten Sie sich auf ein Interview vor Nehmen Sie sich die Zeit, sich zusammenzuschneiden, wenn Sie sich für ein Interview entscheiden. Wenn Sie den Job bekommen, werden Sie die erste Person sein und es ist wichtig, dem Arbeitgeber Ihr professionelles Image zu zeigen.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie zu Ihrem Vorstellungsgespräch tragen sollen, lesen Sie diese Tipps, um sich für ein Interview anzuziehen. Wenn sowohl Ihr Lebenslauf als auch Ihre Berufskleidung auf dem Punkt sind und Sie bereit sind, wahrscheinliche Fragen zu beantworten, wird es Ihnen gelingen, die Stelle zu finden, für die Sie ein Vorstellungsgespräch führen.