So wählen Sie Human Informationstechnologie aus

Das Informationssystem der Humanressourcen (HRIS) ist für Unternehmen unerlässlich, um ihre Leistungspläne und ihre Mitarbeiterinformationen zu verwalten. Die Technologie des Leistungsmanagements ist nicht mehr schön, aber es ist eine Notwendigkeit, der Personalabteilung dabei zu helfen, eine Fülle von Informationen zu verwalten und das für Vorsorgepläne ausgegebene Geld zu nutzen, da die Personalabteilung mit begrenzten Ressourcen und sich ständig ändernden Daten konfrontiert ist.

Aber woher wissen HR und andere Führungskräfte, dass sie die beste HR-Informationstechnologie auswählen, um alle Details zu verwalten, und dass die von ihnen gewählte Lösung den Test der Zeit bewähren wird?

Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen, die bei der Auswahl der Informationstechnologie für Humanressourcen zu beantworten und zu beantworten sind.

Welchen Grad an Flexibilität und Skalierbarkeit bietet die HR-Informationstechnologiesoftware?

Personalfachleute sollten entscheiden, ob die Software Daten aus mehreren Excel-Kalkulationstabellen, Datenbanken und Papierdokumenten importieren kann und auf welcher Ebene sie mit anderen Arten von Systemen und Daten verbunden werden kann.

Die Software sollte Informationen aus mehreren Quellen aufnehmen und filtern können. Idealerweise sollte dieser Prozess auch automatisiert werden. Viele Online-Registrierungslösungen erfordern, dass Daten manuell bearbeitet werden, bevor sie bei einem Carrier ihre Systeme aktualisieren können. Durch die Automatisierung des Aktualisierungsformats, des Übertragungszeitplans und der Versandart können Abrechnungs- und Eignungsprobleme beseitigt werden.

Ist die Software in der Lage, die Regeln für Unternehmen und Leistungsträger von HR zu berücksichtigen?

Ein wirklich leistungsfähiges Registrierungsmodul bewertet jede Registrierungsaktivität und wendet alle erforderlichen Kombinationen von Regeln, Nachrichten, Eingabeaufforderungen und Optionen an, die speziell für die Erfüllung der gewünschten Berechtigungsanforderungen entwickelt wurden. Die Software sollte allen Berechtigungsregeln des Unternehmens und der Beförderer entsprechen.

Wird die HR-Informationstechnologie mit der Organisation wachsen und skalieren können?

Die Personalabteilung sollte die Fähigkeit der Technologie beurteilen, zu wachsen, wenn das Unternehmen neue Mitarbeiter, Büros, Leistungsänderungen und Regeln einstellt. Die Personalabteilung sollte nach den Schwellenwerten für jedes dieser Elemente fragen.

Kann die Technologiesoftware in andere Systeme integriert werden?

Die Gehaltsabrechnung und andere Funktionen teilen häufig die gleichen Informationen wie das Leistungsmanagement. HR kann eine höhere Effizienz erzielen, wenn in ein System eingegebene Daten und andere Mitarbeiterinformationen mit einem anderen System gemeinsam genutzt werden. Die Personalrekrutierung von Mitarbeitern ist eine weitere notwendige Funktion.

Wer ist für die Implementierung oder den Aufbau der Lösung verantwortlich?

Um welches Ausbildungsniveau handelt es sich? Bei einigen Lösungen muss der Kunde sehr an der ersten Implementierung beteiligt sein, was für bereits viel beschäftigte HR-Administratoren überwältigend sein kann.

Die Personalabteilung sollte ein klares Verständnis für den erforderlichen Ausbildungsstand und das erforderliche technische Fachwissen sowie die zu erwartende Zeit haben. Die Befragung von Lösungsanbietern zu diesem Thema kann Einblick in subtile Bereiche bieten, die anfangs einfach erscheinen könnten, jedoch erhebliches technologisches Know-how erfordern. Die Personalabteilung kann dann bestimmte Aufgaben bestimmen, die möglicherweise so umständlich sind, dass die Fertigstellung realistisch behindert wird, was möglicherweise den Wert der HR-Informationstechnologie und den ROI verringert.

Gibt es eine Gebühr, wenn das Training durchgeführt wird?

Die Schulungskosten sollten ebenfalls berechnet werden, einschließlich der Auszeiten und Reisekosten für Reisen außerhalb des Standortes. Die Personalabteilung muss sich aller harten und weichen Kosten bewusst werden, die mit der Einführung der IT-Informationstechnologie für Personalwesen verbunden sind.

Wem gehören die Daten?

Die Antwort auf diese Frage sollte die Personalabteilung sein. Unternehmen sollten in der Lage sein, ihre Daten an jeden Application Service Provider (ASP) zu transportieren. Wenn sich die Daten auf einem proprietären Server eines Betreibers befinden, kann es sein, dass dem Unternehmen beim Wechsel des Betreibers zusätzliche Gebühren in Rechnung gestellt werden.

Welche Arten von Wartung und Instandhaltung sind erforderlich? Wenn Software auf den Workstations oder Servern vor Ort eines Unternehmens installiert wird, sind häufig regelmäßige Aktualisierungen dieser Technologie erforderlich, deren Planung und Verwaltung möglicherweise umständlich ist. Aktualisierungen der HR-Informationstechnologie werden häufig automatisch mit Software durchgeführt, die online über ein Application Service Provider (ASP) oder ein Software as a Service (SaaS) -Modell verfügbar ist.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sind in die HR-Informationstechnologie integriert?

Wenn die Software über ein ASP- oder SaaS-Modell online verfügbar ist, sollte der Anbieter tägliche Sicherungen, Sicherungsserver und zusätzliche Schutzschichten anbieten. Zusätzliche Systeme und Verfahren sollten vorhanden sein, um zu verhindern, dass Informationen durch unberechtigte Personen verloren gehen oder abgerufen werden. Die Personalabteilung sollte in Absprache mit anderen Managern die ausschließliche Befugnis haben, zu entscheiden, wer in welchem ​​Umfang Zugang zur Informationstechnologie der Personalabteilung erhalten darf.

Können sich die Mitarbeiter in Leistungspläne einschreiben und in Echtzeit Änderungen an ihren persönlichen Daten vornehmen und Entscheidungen treffen?

Der Mitarbeiterzugang sollte angesichts des weit verbreiteten allgemeinen Zugangs zu Computern gegeben sein.

Die Mehrheit der Arbeitnehmer verfügt über einen Internetzugang zu Hause. Der Self-Service der Mitarbeiter bietet ein enormes Potenzial, um Zeit und Geld zu sparen. Ein gutes SB-System führt die Mitarbeiter reibungslos durch die Eingabe von Informationen über sich und ihre Angehörigen.

Das System sollte die verfügbaren Pläne klar darstellen und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, nach Belieben eine Auswahl zu treffen, um diese Aktionen während des gesamten Prozesses mit Assistenten zu vereinfachen. Mitarbeiter sollten auch in der Lage sein, Angehörige hinzuzufügen und Informationen nach Bedarf zu ändern, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche und das ganze Jahr.

Dies sind zusätzliche Fragen, die Sie beantworten müssen, wenn Sie die IT-Anforderungen Ihrer Organisation für Personalwesen einschätzen.

Wird die Technologie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zu entscheiden, wer in welchem ​​Umfang Zutritt erhalten darf?

Auf dieselbe Art und Weise, wie Mitarbeiter Zugang erhalten, sollte die Technologie dem Personal das letzte Wort geben. Die Personalabteilung sollte befugt sein, alle Daten zu genehmigen, bevor sie an die Beförderungsunternehmen übermittelt werden, und sollte auch bestimmen, in welchem ​​Umfang Mitarbeiter und andere Personen Zugang haben.

Welche Arten von Berichterstellungsfunktionen stehen in der HR-Informationstechnologie zur Verfügung?

Die Berichterstellungstechnologie sollte mehrere Ansichten und Formate (Tabellenkalkulation, PDF, HTML), eine umfassende Analyse und die Möglichkeit bieten, einen Drilldown durchzuführen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern. Die Personalabteilung sollte in der Lage sein, zu jeder Zeit die Einschreibung in bestimmte Pläne, ausstehende Maßnahmen und Änderungen der demografischen Informationen der Arbeitnehmer in Bezug auf Leistungen und andere Mitarbeiterdaten zu beurteilen.

Bietet die Software bestimmte Funktionen, die dem Personal helfen, Zeit zu sparen?

Abhängig von den eigenen Abteilungserfordernissen möchte die Personalabteilung möglicherweise nach der Fähigkeit der Technologie fragen, Informationen in Batches zu verarbeiten, Benachrichtigungen und Abrechnungen für COBRA-Richtlinien zu verwalten, Tools für die Selbstabrechnung und Rechnungsabstimmung sowie spezifische Berichte bereitzustellen.

Bietet die Software bestimmte Funktionen, die der Personalabteilung helfen, besser mit den Mitarbeitern zu kommunizieren?

Einige Programme geben der Personalabteilung die Flexibilität, mit den Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen zu kommunizieren - über Massen-E-Mail, elektronische Anzeigetafeln und über bestimmte Filterkriterien (z. B. Standort, Abteilung, Versicherungspläne, Einschreibungsstatus, Ruhestand usw.) HR Informationstechnologiesystem. Eine Vielzahl von Kommunikationsmitteln kann die Prozesse weiter automatisieren und der Personalabteilung dabei helfen, Botschaften besser zu zielen.

Bietet die Software bestimmte Funktionen, die der Personalabteilung helfen, besser mit den Mitarbeitern zu kommunizieren?

Neben der Genehmigung von Transaktionen durch die Personalabteilung bieten viele Informationssysteme für die Informationstechnologie auch Möglichkeiten für die Personalabteilung, die als Gatekeeper bei der Prüfung von Carrier Billings fungieren und sicherstellen können, dass sie mit den Daten im System übereinstimmen. Das kann:

• Gewährleistung der Genauigkeit der Frachtführerrechnungen
• Sparen Sie Zeit und Geld
• Unterstützung bei der pünktlichen Zustellung von Mitarbeiteranmeldungen und
• die Bestätigung der Anspruchsberechtigung verbessern, wenn die Mitarbeiter sich um Pflege kümmern.

Wie werden Informationen mit Carriern ausgetauscht?

Und wer wird für diese Interaktion verantwortlich sein? Die Integration des HR-Informationstechnologiesystems sollte nicht nur anhand der Anzahl der Carrier, mit denen die Software Beziehungen unterhält, sondern auch nach der Art der Verbindung, die es ermöglicht, beurteilt werden. Um eine erfolgreiche Interaktion mit Netzbetreibern durch eine Benefit-Management-Software sicherzustellen, sind viele Schritte erforderlich.

• Erfassung der Erhebung der ersten Umsetzungsdaten;
• Erstintegration für den laufenden Informationsaustausch einrichten;
• tägliche oder wöchentliche Interaktion koordinieren, um sicherzustellen, dass Daten empfangen und genau angewendet werden;
• Überprüfung laufender Updates;
• Sicherstellung, dass die Anforderungen der Beförderer für die Registrierung in Übereinstimmung mit den Aufsichtsbehörden erfüllt werden; und
• Förderung einer proaktiven Beziehung mit jedem Netzbetreiber, um die Beziehung des Datenaustauschs zu verbessern.

Um zu wissen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, ist es unerlässlich, ein Produktangebot vollständig zu verstehen. Jeder Softwareanbieter bietet einen unterschiedlichen Integrationsgrad, indem er allen oben genannten Aufgaben einige Aufgaben erfüllt. Die Personalabteilung sollte mit Anbietern zusammenarbeiten, die starke, fortlaufende und nahtlose Beziehungen zu den ausgewählten Carriern des Unternehmens unterhalten.

Viele Anbieter ermöglichen die Übertragung einer generischen ANSI 834-Datei, die vom Netzbetreiber akzeptiert werden kann oder nicht, was häufig durch die Größe der Gruppe beeinflusst wird.

Manager sollten sich nach Anbietern umsehen, die saubere, validierte Überweisungen anbieten (um die Berechtigung der Transaktion zu gewährleisten) und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Carrier zugeschnitten sind, um Probleme zu vermeiden. Sie sollten sich auch an Anbieter wenden, die über eine eigene EDI-Abteilung (Electronic Data Interchange) verfügen, um mit der eigenen spezifischen Übertragungssprache des Betreibers zu kommunizieren.

Wie hoch ist der Kundenservice?

Gibt es eine zusätzliche Gebühr für den Service? Die Personalabteilung sollte den Zugriff auf die bereitgestellte Hilfe und den damit verbundenen Kundenservice bestimmen - Online-Hilfe über eine Datenbank, Online-Chat, E-Mail-Support, Gespräche mit einer Live-Person oder eine Kombination davon. Angesichts der Sensibilität der Leistungen und anderer HR-Informationen sollten Manager innerhalb von 24 Stunden von einem direkten Kontakt, der helfen kann, eine Antwort auf Anfragen erwarten.

Wie hoch sind die Kosten für das HR-Informationstechnologiesystem und wiegen es die Vorteile auf?

Die Personalabteilung sollte die Gesamtkosten des Informationstechnologiesystems für die Personalabteilung einschließlich aller jährlichen, monatlichen und einmaligen Kosten sowie der angebotenen Leistungen bewerten. Ein etwas teureres System kann den Unterschied mehr als wettmachen, da es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Aufzeichnungen zu führen und mehr Komfort, Zeitersparnis und Genauigkeit zu bieten. Diese Faktoren sollten bei der Auswahl eines HR-Informationstechnologiesystems berücksichtigt und abgewogen werden.

Der Bedarf an HR-Informationstechnologiesystemen steigt. Da HR-Mitarbeiter eine breite Palette von Optionen in HR-Informationstechnologiesystemen finden, wird es immer wichtiger, alle verfügbaren Optionen zu analysieren und abzuwägen.

Die Wahl eines HR-Informationstechnologiesystems sollte als eine Investition betrachtet werden, die mit der Abteilung und den Anforderungen des Unternehmens wächst. Diese Fragen führen Sie zu dem für Ihr Unternehmen geeigneten HR-Informationstechnologiesystem.