10 Dinge, die jeder neue Programmmanager wissen sollte

Programm-Management ist eine lohnende und gut bezahlte Berufswahl, kann aber auch eine herausfordernde Rolle sein. Wenn Sie gerade Ihren ersten Job im Programm-Management erworben haben oder wissen möchten, ob Sie zu einer Karriere im Programm-Management aufsteigen möchten, ist es wichtig zu verstehen, was diese Karriere beinhaltet. Beachten Sie diese 10 Punkte, die jeder neue Programmmanager kennen sollte, bevor Sie eine Programmverwaltungsrolle starten.

Programmverwaltung ist nicht dasselbe wie Projektverwaltung

Beim Projektmanagement geht es darum, die Arbeit zu planen, Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, Prozesse zu steuern und ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Egal, ob Sie ein neues Büro eröffnen, eine neue App starten oder ein Olympiastadion bauen - Projekte haben einen definierten Anfang, eine Mitte und ein Ende mit klaren Zielen.

Die Programmverwaltung ist anders und im Allgemeinen viel breiter. Ein Programmmanager kann mehrere Projekte gleichzeitig überwachen, von denen jedes ein eigenes Projektteam und einen eigenen Projektmanager haben kann. Alle diese Projekte zusammen könnten Teil eines größeren Programms sein, das der Organisation im Laufe der Zeit einen Mehrwert bringen soll.

Erwarte Ungewissheit

Programme sind von Natur aus unsicher. Während Sie vielleicht wissen, wie das Ganze aussieht, ist es nur eine Vision, wenn Sie loslegen. Der genaue Weg, wie man dorthin kommt und welche Projekte über einen längeren Zeitraum erforderlich sein werden, ist eine Aufgabe, die Sie unterwegs ausarbeiten müssen.

Sie beginnen mit einer detaillierten Planung für das, was Sie wissen, und machen sich ein Bild, wie Sie den Rest ansprechen, wenn Sie näher kommen. Erweitern Sie Ihren Planungs- und Bereitstellungshorizont schrittweise, bis Sie nicht mehr weitergehen können.

Blockieren Sie die Zeit in regelmäßigen Abständen, um die nächsten Schritte zu planen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um sicherzustellen, dass Sie sich auf dem richtigen Weg befinden, um einen geschäftlichen Nutzen zu erzielen.

Achten Sie auf Burnout

Während ein Projekt in etwa einem Jahr zu Ende ist, können sich die Programme scheinbar unbegrenzt verlängern.

Programmmanager müssen ihre Teams vor Burnout schützen. Sie können nicht endlos mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter angemessene Ausfallzeiten haben. Dies sollte Zeiträume einschließen, in denen die Arbeitszeiten ruhiger sind und der Arbeitsaufwand geringer ist, sowie ausreichend Zeit für Urlaubsreisen außerhalb des Büros.

Verwalten Sie Krankenstände sorgfältig, achten Sie auf Ihre Überstundenberichte und achten Sie auf die Tatsache, dass das Wohlergehen Ihres Teams von vorrangiger Bedeutung ist, wenn Sie die Abnutzung reduzieren und Ihre talentierten Mitarbeiter für die gesamte Dauer des Programms halten möchten.

Sie müssen das Tempo verwalten

Wenn Sie ein Programm mit einem entfernten Fertigstellungsdatum liefern, müssen Sie das Tempo der Arbeit steuern.Es ist schwierig, das Momentum über mehrere Jahre aufrechtzuerhalten. Daher ist es Ihre Aufgabe als Programmmanager, die Prioritäten und Projekte so aufeinander abzustimmen, dass regelmäßig messbare Ergebnisse erzielt werden.

Mischen Sie die schnellen Gewinne und den stetigen Fortschritt hin zu den größeren Gesamtzielen. Dies hilft dem Team zu erkennen, dass Sie sich weiterentwickeln, und stellt sicher, dass es einige kurzfristigere Erfolgsgeschichten gibt, die Sie teilen können, um die Motivation hoch zu halten. Schließlich können Investoren und Führungskräfte erkennen, dass Fortschritte erzielt werden.

Trainiere dein Team für den Erfolg

Programme liefern oft etwas Neues, Einzigartiges oder Transformationliches für eine Organisation. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit an solchen Initiativen besteht darin, dass Sie wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um alle erforderlichen Aufgaben und Projekte durchführen zu können.

Das ist in Ordnung und zu erwarten. Ihre Aufgabe als neuer Programmmanager besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Mitarbeiter, die Sie zur Verfügung haben, auf den neuesten Stand bringen, umbilden und entwickeln können, um gemeinsam alle Ressourcenanforderungen zu erfüllen.

In einigen Bereichen benötigen Sie nur eine bestimmte Ressource für einen begrenzten Zeitraum. Beispielsweise trainieren Sie keinen Ihrer Mitarbeiter, wie Sie einen Gabelstapler fahren, wenn dies nur eine Woche lang erforderlich ist. Wenn Sie jedoch die Art und Weise ändern, wie die Online-Präsenz Ihres Unternehmens verwaltet wird, ist es wahrscheinlich wertvoll, intern über Website-Entwicklungskenntnisse zu verfügen, zusammen mit einigen Kenntnissen in den Bereichen Social Media oder Suchmaschinenoptimierung. Das sind Fähigkeiten, auf die sich das Unternehmen langfristig verlassen wird.

Treffen Sie die Entscheidung, welche davon in das Team eingebettet werden müssen und welche ausgelagert werden müssen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Programm die Schulungs- und Rekrutierungsaufgaben erfüllt, die für die Verwaltung der Ergebnisse bei jedem Projekt erforderlich sind.

Governance ist komplexer

Wenn Sie aus einem Projektmanagement-Hintergrund stammen, wird die Governance für Sie keine Überraschung sein. Es ist die Art und Weise, in der Projekt- und Programmstrukturen organisiert und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung auf die richtige Art und Weise erfolgt und die richtigen Personen eingebunden werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Arbeit in einer Weise durchgeführt wird, die zum allgemeinen Geschäftsfall passt, und trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter verantwortlich bleiben.

Governance ist auch die Art und Weise, wie das Projektmanagementbüro und die leitenden Angestellten sicherstellen können, dass ein Programm auf dem richtigen Weg ist, um Vorteile zu erzielen. Es bietet auch einen formellen Weg zum Abschluss von Projekten oder eines gesamten Programms, wenn gezeigt werden kann, dass diese Vorteile nicht mehr erreicht werden.

Governance ist in einer Programmumgebung komplexer als in einer Projektumgebung. Projektvorstände und Lenkungsgruppen haben normalerweise eine Mitgliedschaft auf Führungsebene. Dies ist zu erwarten, da das Endergebnis eines Programms normalerweise eine Geschäftsumwandlung ist.

Planung ist schwieriger

Projektmanager, die an einem Programm beteiligt sind, werden in der Regel ihre Projektpläne zusammenstellen, dann trifft sich ein Programmmanagement-Team - unter Ihrer Leitung als Programmmanager - und die Pläne werden integriert.

Das ist leichter gesagt als getan. Dazu müssen die Abhängigkeiten zwischen Projekten und Projektaufgaben ermittelt werden. Es zwingt Sie, sich die Ressourcenanforderungen für das gesamte Programm anzusehen und Aktivitäten zu jonglieren, um der Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen gerecht zu werden.

Sobald Ihr integrierter Programmplan erstellt wurde, können Sie ihn in einem Gantt-Diagramm oder einem anderen Softwaretool verfolgen. Da Ihre Projektmanager ihre Projekte in Echtzeit verfolgen, müssen Sie den Programmplan anpassen, um alle Benutzer über Änderungen auf dem Laufenden zu halten und darzulegen, was dies für ihre Arbeitsbereiche bedeutet.

Sie müssen nicht jede Zeile planen

Als Programmmanager verlassen Sie sich bei der Detailplanung auf Ihre Projektmanager. Es ist weder praktisch noch wünschenswert, ein Programm mit Tausenden von Aufgaben zu verfolgen.

Sie benötigen eine aufgeräumte Gesamtansicht der Projekte mit genügend Details, um zu zeigen, ob etwas Auswirkungen auf Programmebene haben wird.

Dies erreichen Sie am einfachsten mit dedizierten Software-Apps. Der Versuch, Ihr Multimillionen-Dollar-Programm in einer einfachen Tabelle zu verwalten, wäre zu schwierig.

Sie müssen delegieren

So gut Sie auch beim Delegieren sind, in einer Programmverwaltungsrolle müssen Sie noch besser arbeiten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie ein Team von Projektmanagern haben sollten, und Sie könnten sogar ein eigenes Programm-Management-Büro haben, um Ihre transformativen Veränderungen zu unterstützen.

Es gibt eine Menge Arbeit für ein Programm, und das Einrichten, um sicherzustellen, dass sich alle beweglichen Teile zur richtigen Zeit zusammen bewegen, ist eine enorme Anstrengung. Sie können es nicht alleine tun und sollten es nicht versuchen. Stellen Sie fest, wie viel Zeit Sie für die Programminitialisierung benötigen, und stellen Sie dann sicher, dass Sie über ein Team verfügen, das Sie unterstützt.

Wenn Sie keine Person in Ihrem Programmverwaltungsbüro haben, bitten Sie darum, dass jemand zum Programmverwaltungsteam abgeordnet wird. Es gibt viel für sie zu tun. Zum Beispiel wäre jemand in einer Projektkoordinationsrolle perfekt in der Lage, die erforderliche Koordinierung auf Programmebene zu gewährleisten, sodass Sie sich frei für strategische Aufgaben entscheiden können.

Keine Angst vor Konflikten

Es gibt viele Stränge zu Programmen. Von Projekten mit schwierigen Stakeholdern bis zu scheinbar unerreichbaren Terminen bietet Ihnen jeder Tag Gelegenheit zu Konflikten. Achten Sie auf die Dinge, die die Projektperformance beeinträchtigen, und seien Sie bereit, bei Bedarf einzugreifen, um eine Konfliktsituation zu beseitigen, bevor sie beginnt.