Was jeder Arbeitgeber über die Anforderungen an das I-9-Formular wissen sollte

Das Einwanderungsreformgesetz I-9 verlangt von der Einwanderungsreform eine Überprüfung der Identität eines Arbeitnehmers und seiner Berechtigung, legal in den USA zu arbeiten. Wenn ein Arbeitgeber die erforderlichen Unterlagen nicht einfügt oder diese vergisst, besteht die Gefahr einer Geldstrafe mit möglichen und recht schwerwiegenden rechtlichen Komplikationen. Daher ist es so wichtig, jeden Aspekt eines Arbeitnehmers I-9 zu überprüfen.

Liste A - Dokumente, die sowohl die Identität als auch die Beschäftigungsfähigkeit begründen

Auf dem I-9 gibt es eine erforderliche Dokumentation, um die Identität nachzuweisen. Diese Dokumente legen die Identität und die Berechtigung zur Arbeit in den USA fest und gelten als akzeptabler Beweis für beides.

• US-Pass (nicht abgelaufen oder abgelaufen)
• Bescheinigung der US-Staatsbürgerschaft (Formen N-560 oder N-561)
• Einbürgerungsurkunde (Formen N-550 oder N-570)
• Unerpasster ausländischer Pass mit einem beigefügten Formular I-94 Angabe der nicht abgelaufenen Arbeitserlaubnis
• Permanent Resident Card oder Ausländische Registrierungskarte mit Foto (Formular I-551)
• Unerwartete temporäre Residentkarte (Formular I-688)
• Unerwartete Beschäftigungsgenehmigungskarte (Formular I-688A)
• Unerwartete Wiedereintrittserlaubnis (Formular I-327)
• Unerwünschtes Flüchtlingsreisedokument (Formular 1-571)

• Unerwartetes Arbeitserlaubnisdokument, ausgestellt vom Department of Homeland Security (DHS), das ein Foto (Formular I-688B)

Liste B - Dokumente, die die Identität feststellen

In Ermangelung eines der oben genannten Dokumente müsste ein Arbeitnehmer zwei weitere Dokumente vorlegen, eines für den Identitätsnachweis und das andere für den Nachweis der Beschäftigungsfähigkeit. Die folgenden Dokumente können verwendet werden, um die Identität eines Mitarbeiters festzustellen:

• Führerschein oder Personalausweis, der von einem Staat oder einem Besitz außerhalb der Vereinigten Staaten von Amerika ausgestellt wurde, sofern er ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
• Ausweis, ausgestellt von Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden oder Körperschaften, sofern dieser ein Foto oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
• Schulausweis mit Foto
• Wählerausweis
• US-Militärkarte oder Entwurf
• Personalausweis des Militärs

• US-Küstenwache-Händler-Mariner Card
• Ureinwohner-Stammesdokument
• Führerschein einer kanadischen Regierungsbehörde

Liste C - Dokumente, die die Beschäftigungsfähigkeit begründen

Eines dieser Dokumente Muss zusätzlich zu einem Dokument aus Liste B vorgelegt werden, wenn ein Mitarbeiter kein Dokument aus Liste A bereitstellen kann.

• US-Sozialversicherungskarte, ausgestellt von der Social Security Administration, mit Ausnahme einer Karte, die besagt, dass sie nicht für eine Beschäftigung gültig ist
• Geburtsurkunde des Auslandsamtes (Formular FS-545 oder Formular DS-1350)
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, ausgestellt von einem Staat, einem Bezirk, einer Stadtbehörde oder einem Besitz der Vereinigten Staaten mit einem amtlichen Siegel
• Ureinwohner-Stammesdokument.
• US-Bürgerausweis (Formular I-197)
• Ausweis für die Verwendung eines ansässigen Bürgers in den Vereinigten Staaten (Formular I-179)

• Vom DHS ausgestelltes Dokument zur nicht genehmigten Arbeitserlaubnis, außer den in Liste A aufgeführten

Spezielle Liste für Minderjährige

Mitarbeiter, die jünger als 18 Jahre sind und daher keine der oben genannten Dokumente vorlegen können, können stattdessen altersgerechte Dokumente vorlegen, darunter:

• Schulzeugnis oder Zeugnis
• Klinik, Arzt oder Krankenhausakte
• Tagespflege- oder Kindergartenakte

Zusätzliches Formular I-9 Pflichten des Arbeitgebers

Stellen Sie sicher, dass die I-9-Formulare korrekt ausgefüllt sind und dass Sie und Ihr Mitarbeiter die Anweisungen genau befolgen. Sie müssen das I-9-Formular jedes Mitarbeiters mindestens drei Jahre lang oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses für ein Jahr aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Bewahren Sie Kopien der Originaldokumente auf, die Sie von Ihren Mitarbeitern erhalten haben. Dies ist nicht erforderlich, wird aber empfohlen. Behalten Sie nur die erforderliche Mindestanzahl an Dokumenten und bewahren Sie die Formulare und Dokumentkopien getrennt von Ihren Mitarbeiterdateien auf.

Wenn Änderungen am I-9-Dateidokument vorgenommen werden, ändern Sie sie im ursprünglichen Formular und beginnen Sie mit den Änderungen. Füllen Sie kein neues Formular aus. Bestätigen Sie auslaufende Arbeitsberechtigungen und erlauben Sie Mitarbeitern nicht, zu arbeiten, wenn ihre Dokumentation abgelaufen ist.

Stellen Sie sicher, dass Sie gemäß den Anweisungen und Richtlinien für das Timing reagieren, wenn Sie ein Schreiben erhalten, in dem die Anzahl der Angestellten Ihrer Sozialversicherungsnummer nicht angegeben werden kann.

Erhalten Sie aktuelle Informationen zum I-9-Formular bei den US-amerikanischen Citizenship and Immigration Services (USCIS). Weitere Informationen erhalten Sie von der Society for Human Resources Management.

Rechtliche Anforderungen

Das I-9-Formular muss für jeden neuen Mitarbeiter ausgefüllt werden, unabhängig von seiner nationalen Herkunft oder der Frage, ob der Mitarbeiter ein US-amerikanischer Staatsbürger ist. Ein Arbeitgeber hat gegen das Einwanderungsgesetz verstoßen, wenn er die Identität und die Arbeitserlaubnis eines neuen Arbeitnehmers nicht mit einem I-9-Formular überprüft. Die Strafen variieren erheblich und basieren auf einem Stufensystem, können jedoch bis zu fast 20.000 USD betragen. Die Strafen erhöhen sich ab 548 US-Dollar für die wissentliche Weiterbeschäftigung von Personen, die keine I-9-Formulare mit der richtigen Überprüfung einreichen.

Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass die zur Verfügung gestellten Informationen zwar verbindlich sind, für die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit jedoch nicht garantiert werden. Die Website wird von einem weltweiten Publikum gelesen und die Beschäftigungsgesetze und -bestimmungen variieren von Staat zu Staat und von Land zu Land. Wenden Sie sich an staatliche, bundesstaatliche oder internationale staatliche Stellen, um rechtliche Unterstützung oder Unterstützung zu erhalten, um sicherzustellen, dass Ihre rechtlichen Interpretationen und Entscheidungen für Ihren Standort korrekt sind.