Die fünf Phasen eines Projekts

Während einige Projektmethodiken wie agile Ansätze die folgenden Schritte in schnelleren, iterativen Zyklen komprimieren oder wiederholen, ist die Arbeit jeder Phase in jedem Projekt sichtbar und unterschiedlich.

Formale Projekte folgen wie folgt einem fünfstufigen Prozess

1. Initiation: Projektteambildung, Projektcharter und Kick-Off.
2. Planung: Fertigstellung des Projektumfangs, Festlegung des detaillierten Arbeitspakets, Einschätzung des Risikos, Ermittlung des Ressourcenbedarfs, Fertigstellung des Zeitplans und Vorbereitung der eigentlichen Arbeit.
3. Ausführung: Durchführen der tatsächlichen Arbeit, die für die Definition und den Umfang des Projekts erforderlich ist.
4. Überwachung und Steuerung: die tatsächliche Verwaltung, Berichterstattung und Kontrolle der Ressourcen und Budgets während der Ausführungsphase.
5. Projekt schließen: Lieferung des Projekts, Bewertung der gewonnenen Erfahrungen, Vertagung des Projektteams.

Traditioneller Projektablauf

Unabhängig von der Größe des Projekts ist die Bewegung durch die Stufen gleich. Das Projekt wird mit einer Charta initiiert oder gestartet, die den Projektmanager identifiziert und die Bedeutung des Projekts beschreibt.

Sobald das Projekt initiiert wurde, geht es in die Planungsphase über. Hier identifizieren die Kern- und Arbeitsteams die zur Erreichung des Projektumfangs erforderliche Arbeit und entwickeln Schätzungen und Bewertungen für Zeit, Kosten, Ressourcen und Risiken.

Nach der Planungsphase beginnt die Arbeit und erfolgt in einer definierten Reihenfolge, die erforderlich ist, um von einem Vorgänger oder vorangegangenen Aktivitäten zu Nachfolgeraktivitäten überzugehen. Projektabhängigkeiten spielen in dieser Phase eine wichtige Rolle.

Während der Ausführung überwachen, überwachen und überwachen der Projektmanager und die Teammitglieder das Gesamtprojekt, wobei der Schwerpunkt auf Aktivitäten mit kritischen Pfaden liegt. Diese Arbeit wird fortgesetzt, bis die Ausführungsphase abgeschlossen ist und das Projekt an den Kunden ausgeliefert wird.

Die letzte Phase, Projektabschluss, umfasst den Abschluss der Lieferung, die Bewertung der gewonnenen Erkenntnisse und die Anpassung des Projektteams, sodass die Mitglieder mit ihrer nächsten Initiative fortfahren können.

Bei agilen oder iterativen Entwicklungsprojekten erfolgt die Planung und Ausführung in kurzen Schüben oder Sprints, wobei die Schritte wiederholt werden, bis das Projekt zur Zufriedenheit des Kunden abgeschlossen ist.

Initiation

Durch eine solide Projektinitiierung wird Ihr Projekt nicht nur auf Erfolg ausgerichtet, sondern es wird auch die Grundlage für alle zukünftigen Phasen gelegt. Während der Initiierung erhalten Sie die Mitglieder des Projektteams, informieren Sie sie über die allgemeinen Projektziele und stellen Sie dem Kunden oder dem Projektbesitzer so viele Fragen wie möglich, damit Sie das Projekt effizient planen können. Es ist auch eine gute Zeit, um die Begeisterung des Teams für das Projekt zu wecken und alle Details zu sammeln, die die Projektplanung beeinflussen könnten. Zusätzliche Schritte umfassen:

• Stakeholder-Analyse
• Beauftragung eines Executive Sponsors
• Entwicklung und Kommunikation von Charta-Dokumenten
• Formelles Auftakttreffen

Planung

Nachdem Sie das Projekt initiiert und alle relevanten Informationen zusammengetragen haben, beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts. Die Planungsphase hängt von der Größe Ihres Projekts ab, wie viele Informationen Sie organisieren müssen und wie groß Ihr Team ist. Das Ergebnis der Planung sollte ein klarer Projektplan oder Zeitplan sein, aus dem jeder seinen zugewiesenen Aufgaben folgen kann. Die Verwendung eines Projektierungsprogramms wie Microsoft Project oder Basecamp ist beim Planen eines Projekts äußerst hilfreich. Wenn Sie keinen Zugriff auf eines dieser Programme haben, suchen Sie online nach einer kostenlosen Projektierungssoftware.

Die Verwendung eines Projektierungsprogramms ist zwar hilfreich, aber nicht immer erforderlich. Die Verwendung von Excel und Word zur Erstellung Ihres Plans und zur Weitergabe an das Team ist ebenso effektiv. Zu den spezifischen Aufgaben in der Planungsphase gehören:

• Erstellen eines Kommunikationsplans für die verschiedenen beteiligten Stakeholder.
• Entwicklung einer detaillierten Projektstruktur
• Ermittlung des kritischen Pfades
• Plotten von Ressourcen im Projektplan und Verfeinern der Sequenzierung der Arbeit basierend auf Projektabhängigkeiten und Ressourcenbeschränkungen.
• Einen detaillierten Zeitplan entwickeln.
• Bewertung von Risiken und Entwicklung eines Risikopriorisierungs- und -minderungsplans.

Ausführung

Nachdem Sie einen soliden Projektplan erstellt haben, kann das Team mit der Ausführung des Projekts für die zugewiesenen Aufgaben beginnen. Es ist die Bühne, auf der jeder mit der Arbeit beginnt. Sie möchten die Durchführungsphase offiziell mit persönlichen Meetings beginnen, um sicherzustellen, dass jeder das Zeug hat, um mit der Ausführung seines Teils des Projekts zu beginnen. Der richtige Start des Teams ist für den Erfolg eines Projekts unabdingbar. Formulieren Sie den Zeitplan und den Kommunikationsplan klar.

Überwachen und steuern

Während sich das Projekt in der Ausführungsphase befindet, beginnen Sie mit der Überwachung und Steuerung, um sicherzustellen, dass es wie geplant verläuft. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Projekt zu überwachen und zu steuern. Gelegenheits-Check-Ins mit Teamleitern, täglich organisierte "Stand-Ups" oder formalere wöchentliche Statusmeetings sind effektiv. Die Informationen, die aus diesen Meetings oder Kommunikationskanälen stammen, informieren die Feedbackschleife und letztendlich alle für das Projekt erforderlichen Neuplanungen und Anpassungen. Weitere wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind:

• Befolgung Ihres vorab festgelegten Kommunikationsplans, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Projektstatus informiert werden
• Überwachung von Arbeitsteams und Arbeitsaktivitäten auf dem kritischen Pfad.
• Erkennen von Möglichkeiten zur Verbesserung der Zeitplanperformance durch paralleles schnelles Nachverfolgen oder Ausführen von Aktivitäten oder durch Absturz des Zeitplans durch Hinzufügen von Ressourcen.
• Überwachung der tatsächlichen gegenüber den geplanten Kosten.
• In einigen Fällen Überwachung, Berechnung und Berichterstattung über den erzielten Wert für den Projektplan.
• Überwachen und reduzieren Sie Risiken und verfeinern Sie den Risikoplan nach Bedarf.

Projekt schließen

Sobald alle Details und Aufgaben Ihres Projekts abgeschlossen sind und vom Kunden oder Projektbesitzer genehmigt wurden; Sie können Ihr Projekt endlich schließen. Der Abschluss eines Projekts ist ebenso wichtig wie die Initiierung, Planung und Ausführung. Sie möchten alle Informationen aus dem Projekt dokumentieren und ordentlich organisieren, sodass Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um eine Obduktion für das Projekt durchzuführen, damit alle Teammitglieder darüber nachdenken können, was während des Projekts richtig oder falsch gelaufen ist. Es sollte auch dokumentiert werden, damit das Ergebnis mit anderen Projektmitgliedern geteilt und in einem Projektverlaufsordner abgelegt werden kann.

Schließlich ist es wichtig, das Projektteam förmlich zu vertagen und Feedback und Leistungsbewertungen bereitzustellen, wie in den Richtlinien Ihrer Firma angegeben.